Налоговое законодательство обязывает вас как налогоплательщика вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения, сдавать декларации и платить налоги. Отвечает за это организация или ИП, а не бухгалтер лично. Поэтому проверять стоит не только цифры в отчетности, но и то, на чем они построены.
Что именно требует закон от бизнеса
Базовые обязанности перечислены в ст. 23 НК РФ. Налогоплательщик обязан уплачивать законно установленные налоги, встать на учет в налоговых органах, если такая обязанность предусмотрена Кодексом, и вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения. Туда же относится представление налоговых деклараций и расчетов, а также уведомлений об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей и страховых взносов, перечисленных в качестве единого налогового платежа.
Обратите внимание на формулировку: учет нужно вести «в установленном порядке». Это значит, что недостаточно складывать документы в папку. Должна быть выстроена система, из которой видно, как сложилась налоговая база.
Налоговый учет и его подтверждение
Статья 313 НК РФ описывает, что такое налоговый учет и чем подтверждаются его данные. Подтверждением служат три вещи: первичные учетные документы, включая справку бухгалтера; аналитические регистры налогового учета; расчет налоговой базы.
Данные налогового учета должны показывать порядок формирования суммы доходов и расходов. В них отражается, как определяется доля расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем периоде, и сумма остатка расходов или убытков, которая переносится на следующие периоды. Отдельно фиксируется порядок формирования создаваемых резервов и сумма задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Практический вывод простой. Если инспекция запросит пояснения по декларации, вы должны показать не только саму декларацию, но и цепочку: первичный документ, регистр, расчет базы. Когда этой цепочки нет, подтвердить цифру нечем.
Аналитические регистры: что в них должно быть
Статья 314 НК РФ определяет аналитические регистры как сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный или налоговый период. Они группируют информацию в соответствии с требованиями главы и не распределяются по счетам бухгалтерского учета. Данные налогового учета могут собираться в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика.
Формы регистров вы утверждаете сами, но набор обязательных реквизитов задан ст. 313 НК РФ. В каждом регистре должны быть: наименование регистра; период или дата составления; измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном; наименование хозяйственных операций; подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета. Это касается и операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет. Аналитический учет должен раскрывать порядок формирования налоговой базы.
Налоговая тайна и доступ к данным
Содержание данных налогового учета, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к такой информации, обязаны ее хранить. За разглашение они несут ответственность, установленную действующим законодательством.
Для владельца бизнеса это означает две вещи. Первая: доступ к регистрам и первичке стоит ограничить кругом тех, кому он действительно нужен. Вторая: если вы привлекаете подрядчика или внешнего бухгалтера, стоит зафиксировать в договоре обязанность хранить такие сведения.
Как выстроить работу: порядок действий
Сначала определите, какие налоги вы платите и какие объекты налогообложения у вас есть. От этого зависит состав регистров: у одного бизнеса достаточно нескольких таблиц, у другого их будет больше.
Затем утвердите формы аналитических регистров и назначьте ответственного за их составление. Проверьте, что в каждой форме есть все обязательные реквизиты из ст. 313 НК РФ, включая подпись ответственного лица.
Дальше выстройте связь документов. Каждая сумма в декларации должна опираться на регистр, а регистр — на первичный документ или справку бухгалтера. Если по операции нет первички, оформляйте справку бухгалтера, она прямо названа в числе подтверждающих документов.
Отдельно проверьте порядок работы с уведомлениями об исчисленных суммах. Это обязанность из ст. 23 НК РФ, и она не заменяется подачей декларации.
Частые ошибки и последствия
Самая распространенная ошибка — регистры существуют формально. Их заполняют перед сдачей отчетности, а не по ходу операций. Тогда нарушается требование о непрерывности отражения данных в хронологическом порядке, и восстановить логику расчета задолженности по налогу становится невозможно.
Вторая ошибка — в регистрах нет обязательных реквизитов. Например, отсутствует период составления или подпись ответственного лица. Формально это документ, который не отвечает требованиям ст. 313 НК РФ.
Третья ошибка — данные учета доступны слишком широкому кругу лиц. Сведения налогового учета защищены как налоговая тайна, и разглашение влечет ответственность.
Последствие во всех случаях одно: при проверке или запросе пояснений вы не сможете подтвердить данные налогового учета. Тогда спор идет не о трактовке закона, а о том, есть ли у вас документы.
Частые вопросы
Нужно ли вести и бухгалтерский, и налоговый учет?
Да, если у вас есть обязанность вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения по ст. 23 НК РФ. Налоговый учет существует отдельно: его регистры не распределяются по счетам бухгалтерского учета.
Можно ли использовать свои формы регистров?
Да. Формы аналитических регистров налогового учета утверждает сам налогоплательщик. Главное — включить в них обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 313 НК РФ.
Чем подтверждаются данные налогового учета?
Первичными учетными документами, включая справку бухгалтера, аналитическими регистрами налогового учета и расчетом налоговой базы. Все три элемента названы в ст. 313 НК РФ.
Кто отвечает за разглашение данных налогового учета?
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в данных налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну. За разглашение они несут ответственность, установленную действующим законодательством.
Услуга по теме: Устная и письменная консультация.