Налоговый учет доходов и расходов — это отдельный от бухгалтерского учет для расчета налога. Его данные показывают, как сформировались доходы, расходы, резервы и задолженность перед бюджетом. Подтверждают эти данные первичные документы, аналитические регистры и расчет налоговой базы.
Зачем нужен отдельный налоговый учет
Бухгалтерский и налоговый учет отвечают на разные вопросы. Первый показывает собственнику и контрагентам финансовое положение компании, второй — сколько налога вы должны государству. Совпадать эти цифры не обязаны: часть расходов в бухгалтерском учете признается, а в налоговом нет.
По ст. 313 НК РФ данные налогового учета должны отражать несколько вещей. Порядок формирования суммы доходов и расходов. Порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем периоде. Сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на расходы в следующих периодах. Порядок формирования сумм создаваемых резервов. И сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Если хотя бы один из этих блоков не ведется, налог считается необоснованно. При проверке инспекция восстановит расчет по своим данным, и он редко совпадает с вашим.
Чем подтверждаются данные налогового учета
Статья 313 НК РФ называет три вида подтверждения. Первый — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Второй — аналитические регистры налогового учета. Третий — расчет налоговой базы.
Первичка — это основа. Договоры, акты, накладные, платежные документы, кассовые чеки. Если расход не подтвержден документом, в налоговом учете его не будет, даже когда деньги реально ушли.
Справка бухгалтера нужна там, где нет отдельного документа от контрагента. Например, для распределения расходов между видами деятельности или для корректирующих записей.
Расчет налоговой базы — итоговый документ. Он сводит доходы и расходы периода к сумме налога. Без него регистры остаются набором таблиц без вывода.
Какие реквизиты обязательны в регистрах
Формы аналитических регистров вы разрабатываете сами. Но по ст. 313 НК РФ в каждой форме обязательны определенные реквизиты. Наименование регистра. Период или дата составления. Измерители операции в натуральном, если это возможно, и в денежном выражении.
Дальше статья требует остальные обязательные поля: наименование операции, подписи ответственных лиц. Полный перечень смотрите в тексте нормы и сверяйте с ним каждую свою таблицу.
Практический минимум для небольшой компании — три-четыре регистра. Регистр доходов. Регистр расходов с разбивкой по группам. Регистр резервов, если вы их создаете. Регистр расчетов с бюджетом. Каждый заполняется на основании первички, а не «по памяти».
Порядок действий для владельца
Шаг первый — определите, какие доходы и расходы вообще попадают в налоговую базу. Проверьте каждый вид расхода: есть ли документ, связан ли он с деятельностью, не попадает ли под ограничения.
Шаг второй — утвердите формы регистров приказом. Без утвержденной формы таблица не считается документом налогового учета.
Шаг третий — настройте учет так, чтобы каждая операция попадала в регистр в момент совершения. Не раз в квартал, не перед сдачей отчетности. Восстанавливать данные задним числом долго и дорого.
Шаг четвертый — сверяйте расчет налоговой базы с данными бухгалтерского учета. Расхождения должны быть объяснимы: вы должны уметь показать, из-за какой операции возникла разница.
Шаг пятый — храните документы. Первичка, регистры и расчеты базы должны быть доступны инспекции в любой момент проверки.
Частые ошибки и последствия
Ошибка первая — вести только бухгалтерский учет и считать, что этого достаточно. Налоговая база тогда собирается «на глаз», а при проверке подтвердить цифры нечем.
Ошибка вторая — регистры без обязательных реквизитов. Такая таблица не подтверждает данные налогового учета, даже если цифры в ней верные.
Ошибка третья — расход без первичного документа. Деньги ушли, акта нет — расхода в налоговом учете нет. Налог вырастет на сумму, которую вы считали затратами.
Ошибка четвертая — не отражать остаток убытка прошлых периодов. Статья 313 НК РФ прямо требует показывать сумму остатка расходов и убытков, переносимых на будущее. Без этого вы теряете право уменьшить базу следующих периодов.
Последствия одинаковы во всех случаях. Инспекция при проверке пересчитывает базу по своим документам, доначисляет налог, пени и штраф. Спорить сложно, если ваши регистры не ведутся или не соответствуют требованиям к реквизитам.
Частые вопросы
Нужен ли налоговый учет ИП на упрощенке?
Ведите учет доходов и расходов так, чтобы каждая цифра в отчетности подтверждалась документом. Требования к регистрам по ст. 313 НК РФ относятся к налоговому учету по налогу на прибыль, но принцип подтверждения первичкой работает для любого режима.
Можно ли вести налоговый учет в той же таблице, что и бухгалтерский?
Можно, если в таблице видно, какие суммы попали в налоговую базу, а какие нет. Регистр должен содержать обязательные реквизиты и позволять вывести расчет налоговой базы отдельно.
Что делать, если первичный документ от поставщика потерян?
Запросите дубликат у контрагента. Пока документа нет, расход в налоговом учете не отражайте: подтвердить его нечем. Справка бухгалтера заменяет документ только там, где операция действительно не оформляется контрагентом.
Кто отвечает за налоговый учет в ООО?
Руководитель. Ведение можно передать бухгалтеру или на аутсорсинг, но ответственность за достоверность данных и наличие подтверждающих документов остается на компании. Проверяйте регистры до сдачи отчетности, а не после требований инспекции.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.