Нулевой 6-НДФЛ сдавать не нужно, если в отчётном периоде вы не выплачивали физлицам никаких доходов. Обязанность сдавать расчёт возникает у тех, кто признаётся налоговым агентом, то есть начислял и выплачивал доходы. Если выплат не было, вы не налоговый агент, и подавать пустой расчёт не требуется.
Что такое нулевой 6-НДФЛ и когда он возникает
6-НДФЛ — это расчёт по налогу на доходы физических лиц. Его сдают организации и ИП, которые выплачивают доходы физлицам: зарплату сотрудникам, вознаграждения по договорам подряда, доходы учредителям.
Нулевым расчёт называют, когда в нём нет сумм дохода и налога. Владелец бизнеса часто думает: раз деятельность не велась и зарплату никто не получал, надо сдать пустой бланк «для порядка». Это не так.
Обязанность отчитываться по 6-НДФЛ привязана к факту выплаты доходов. Нет выплат — нет и обязанности. Пустой расчёт не нужен ни в налоговую, ни в качестве подтверждения, что вы ничего не должны.
Когда нулевой расчёт сдавать не нужно
Разберём типичные ситуации, в которых пустой 6-НДФЛ не подаётся.
Вы только зарегистрировали ООО или ИП и ещё не наняли сотрудников. Деятельность не начата, выплат физлицам нет. Сдавать расчёт не нужно.
Деятельность приостановлена, сотрудники уволены или отправлены в отпуск без сохранения зарплаты. Доходов они не получают, значит, вы не налоговый агент.
Сотрудники есть, но в отчётном периоде вы им ничего не выплачивали. Например, зарплата задерживается. Обязанность сдать расчёт появится в том периоде, когда выплата фактически произойдёт.
Единственный учредитель — директор без зарплаты. Если трудовой договор с ним не заключён и выплат нет, отчитываться по 6-НДФЛ не нужно.
Когда пустой бланк всё же придётся сдать
Бывает, что выплат в периоде нет, но расчёт подать нужно. Проверьте три ситуации.
Вы выплачивали доходы в предыдущих периодах этого года. Тогда вы уже налоговый агент, и расчёт подаётся за каждый отчётный период, даже если в конкретном квартале выплат не было. В бланке заполняются титульный лист и разделы с нулевыми показателями.
Вы начислили доход, но ещё не выплатили. Для 6-НДФЛ значение имеет дата фактического получения дохода. Если она наступила, доход отражается, даже когда деньги ещё не перечислены.
Вы выплачивали доходы, с которых НДФЛ не удерживается. Например, отдельные виды выплат физлицам, не являющимся сотрудниками. Тогда в расчёте отражаются суммы дохода, а налог может быть нулевым.
Если сомневаетесь, попадаете ли вы под обязанность сдать расчёт, проверьте, были ли в периоде любые выплаты физлицам. Этот факт и определяет ответ.
Порядок действий владельца бизнеса
Сначала определите, были ли в отчётном периоде выплаты физлицам. Посмотрите банковские выписки, кассовые документы, расчётные ведомости. Это займёт немного времени, но снимет вопросы.
Если выплат не было, ничего сдавать не нужно. Не подавайте пустой бланк «на всякий случай»: лишняя отчётность создаёт путаницу в данных налоговой.
Если выплаты были, подготовьте расчёт и сдайте его в установленный срок. Проверьте, что суммы дохода и налога совпадают с данными учёта.
Ведите простой журнал выплат физлицам по месяцам. Так вы в любой момент увидите, возникла ли обязанность отчитаться за период.
Частые ошибки
Первая ошибка — сдавать пустой 6-НДФЛ при полном отсутствии выплат. Это не требуется, а иногда приводит к лишним вопросам от налоговой.
Вторая ошибка — не сдавать расчёт, когда выплаты были в предыдущих кварталах, а в текущем их нет. Обязанность налогового агента не исчезает из-за паузы в выплатах.
Третья ошибка — путать начисление и выплату. Ориентируйтесь на дату фактического получения дохода, а не на дату, когда вы планировали перечислить деньги.
Четвёртая ошибка — считать, что раз налог нулевой, то и расчёт не нужен. Нулевой налог и отсутствие обязанности сдавать — разные вещи.
Последствия
Если вы не сдали расчёт, хотя обязаны были, налоговая может приостановить операции по счетам. Кроме того, возможен штраф за непредставление отчётности.
Если же вы сдали пустой бланк, когда обязанности не было, серьёзных последствий обычно нет. Но это лишняя работа и повод для уточняющих вопросов.
Отсутствие отчётности при отсутствии выплат нарушением не является. Поэтому главное — правильно определить, были ли выплаты физлицам в периоде.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, если сотрудников нет?
Нет. Если вы не выплачивали доходы физлицам, обязанность налогового агента не возникает, и расчёт сдавать не нужно.
Я ИП без работников, надо ли подавать пустой 6-НДФЛ?
Нет. Пока вы не выплачиваете доходы физлицам, отчитываться по 6-НДФЛ не требуется.
Что будет, если не сдать 6-НДФЛ при отсутствии выплат?
Ничего. Обязанности сдавать расчёт в этом случае нет, поэтому и нарушения нет.
А если зарплату задержали и выплат в квартале не было?
Если в предыдущих периодах года выплаты были, расчёт подать нужно с нулевыми показателями за текущий период. Если выплат не было вовсе, сдавать нечего.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.