Чеки сами по себе в налоговую не сдают. Их хранят и предъявляют, если налоговая запросит документы или если вы уменьшаете налог на расходы. Отчитываются в инспекцию декларациями, а чеки — это подтверждение операций за вашей подписью.
Что вы сдаёте в налоговую, а что просто храните
В инспекцию вы отправляете декларации. По УСН организация подаёт декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). По НДС декларация идёт в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Чеки, кассовые ордера, платёжные поручения и накладные в декларацию не вкладывают. Они лежат у вас и нужны в двух случаях. Первый — налоговая запросила документы по вашей сделке или проверяет декларацию. Второй — вы применяете объект «доходы минус расходы» и уменьшаете налог на затраты.
Отдельно про НДС. Если вы платите НДС, к декларации прикладывают счета-фактуры и первичные документы в электронном виде. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Чеки здесь не заменяют счёт-фактуру.
Какие чеки и документы нужны на самом деле
Набор зависит от системы налогообложения и от того, что вы хотите доказать.
На УСН «доходы» ставка 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Расходы на налог не влияют, поэтому подтверждать их для расчёта налога не нужно. Но документы по доходам нужны: выписки по счёту, кассовые чеки, Z-отчёты, если есть касса. Их просят, когда сверяют выручку с декларацией.
На УСН «доходы минус расходы» каждый расход должен быть подтверждён. Годится кассовый чек, товарная накладная, акт, платёжное поручение, договор. Чек без накладной доказывает оплату, но не доказывает, что товар вы получили. Накладная без чека доказывает поставку, но не оплату.
Для командировок и подотчётных сумм нужны авансовые отчёты с чеками. Для аренды — договор и платёжные документы. Для услуг — акт и чек или счёт.
Если вы работаете с НДС, отдельно следите за счетами-фактурами. Общая ставка НДС 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Счёт-фактура с ошибкой в реквизитах даёт налоговой повод снять вычет.
Как хранить чеки, чтобы они не выцвели и не потерялись
Бумажный чек выцветает за год-два. К моменту проверки он может стать пустым листом. Поэтому сразу после покупки сканируйте или фотографируйте чек и складывайте копии в папку по месяцам.
Советуем вести простой реестр: дата, продавец, сумма, назначение расхода, номер документа. Реестр в таблице спасает, когда чек утерян, а расход подтвердить нужно.
Электронные чеки из почты и приложений не удаляйте. Сохраняйте их в отдельную папку и делайте резервную копию. При запросе налоговой вы распечатаете чек и приложите к пояснению.
Бумажные оригиналы держите в папках по кварталам. Не храните их в машине и на складе, где они выгорят или намокнут.
Ошибки, из-за которых расходы снимают
Первая ошибка — чек есть, а связи с бизнесом нет. В чеке не видно, что вы купили для фирмы: например, продукты или бытовая техника. Налоговая снимет такой расход, если вы не докажете производственную цель.
Вторая — чек на личную карту директора без авансового отчёта. Тогда непонятно, кто и зачем платил. Оформляйте подотчётные суммы заранее и закрывайте их отчётом с чеками.
Третья — исправления и копии вместо оригиналов. Копия чека годится как дополнение, но не как единственное доказательство. Если оригинал утерян, нужны другие документы: накладная, акт, выписка.
Четвёртая — чеки не собраны к сроку. Документы по требованию налоговой нужно представить в установленный в требовании срок. Если не успеваете, подайте пояснение и попросите продлить срок, а не молчите.
Что будет, если чеков нет
Если вы на УСН «доходы», потеря чека по расходу налог не меняет. Но если налоговая не увидит подтверждения выручки, она может доначислить налог и штраф.
На «доходах минус расходы» расход без документов снимут. Налог пересчитают, добавят пени и штраф за неполную уплату. Сумму посчитают от неуплаченного налога.
За непредставление документов по требованию налоговой тоже есть ответственность. Это отдельное нарушение, даже если с самим налогом всё в порядке.
По НДС ошибки в счетах-фактурах и потеря первичных документов ведут к отказу в вычете. Тогда налог придётся заплатить из своих денег.
Частые вопросы
Нужно ли прикладывать чеки к декларации по УСН?
Нет. В декларацию чеки не вкладывают. Их хранят и предъявляют по требованию налоговой или при проверке расходов.
Сколько лет хранить чеки и первичные документы?
Срок хранения документов для налогового учёта устанавливает Налоговый кодекс, и он привязан к периоду проверки. Держите чеки и накладные не меньше этого срока, а по основным средствам — дольше.
Подойдёт ли фото чека вместо бумажного оригинала?
Как дополнение — да. Как единственное доказательство — рискованно. Лучше иметь накладную, акт или выписку, которые подтвердят операцию вместе с фото.
Что делать, если чек потерян?
Соберите другие документы по этой покупке: накладную, акт, выписку по счёту, электронный чек из почты. Приложите пояснение, если налоговая уже запросила документы.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.