Организация учёта начинается с решения руководителя: кто ведёт учёт — штатный бухгалтер, сторонняя организация или сам директор. Дальше нужно закрепить порядок учёта в учётной политике и обеспечить хранение документов. Отвечает за постановку учёта всегда руководитель, даже если работу выполняет кто-то другой.
Кто отвечает за учёт и кому его поручить
Ответственность за организацию бухгалтерского учёта и соблюдение закона несёт руководитель компании. Он же выбирает, как вести учёт: лично, через штатного бухгалтера или через стороннюю организацию. Для ИП ситуация проще: предприниматель может вести учёт сам и не обязан держать бухгалтера в штате.
Если учёт передаётся на сторону, заключите договор с организацией или бухгалтером. В договоре опишите состав работ: какие документы вам оформляют, какие отчёты готовят, в какие сроки. Устная договорённость не защищает: при споре нечем подтвердить, кто должен был сдать отчётность.
Штатный вариант удобен, когда операций много и нужен человек рядом с документами. Внешний — когда операций немного или нужен разовый запуск учёта. В обоих случаях руководитель не снимает с себя контроль: подписывает отчётность и отвечает за неё.
Шаг 1. Определите, что и как вы учитываете
Начните с инвентаризации: какие операции у вас есть — продажи, закупки, зарплата, касса, расчёты с контрагентами. Под каждую операцию нужен документ и порядок его отражения. Без этого учёт превращается в восстановление событий по памяти.
Отдельно разберитесь с налоговым учётом. По ст. 313 НК РФ систему налогового учёта налогоплательщик организует самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил. Порядок ведения налогового учёта устанавливается в учётной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель.
Это значит: единого обязательного бланка, который вам выдадут, нет. Налоговые органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта. Формы вы разрабатываете сами и закрепляете в учётной политике.
Шаг 2. Составьте учётную политику
Учётная политика — основной внутренний документ, который описывает, как вы ведёте учёт. В ней зафиксируйте рабочий план счетов, формы первичных документов, порядок документооборота и перечень регистров налогового учёта. Утверждает её руководитель.
Менять порядок учёта отдельных операций можно не произвольно. По ст. 313 НК РФ изменение порядка учёта отдельных хозяйственных операций и объектов в целях налогообложения осуществляется в случае изменения законодательства о налогах. Если хотите поменять правила по своей инициативе, проверьте основания и оформите изменение документом.
Практический совет: не делайте политику ради галочки. Если в ней написано одно, а работа идёт иначе, при проверке это обнаружится. Лучше короткий документ, который совпадает с реальностью, чем объёмный текст, который никто не читает.
Шаг 3. Наладьте документооборот и хранение
Определите, кто и в какой срок передаёт документы в учёт. Например: менеджер — договоры и акты, кладовщик — накладные, кассир — кассовые документы. Назначьте ответственных и зафиксируйте сроки в приказе или регламенте.
Проверяйте документы при приёмке, а не через год. Нет подписи, неверные реквизиты, отсутствует счёт — верните контрагенту сразу. Позже доказать что-то будет сложнее, а расходы без подтверждения могут не принять.
Храните документы так, чтобы их можно было найти по требованию. Электронные документы держите в резервной копии: потеря базы — частая причина проблем.
Шаг 4. Сдавайте отчётность в срок
Отчётность — результат учёта, и за её сроки отвечает компания. По ст. 23 НК РФ есть обязанность представлять в налоговый орган по месту нахождения организации годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года. Это правило действует для организаций, у которых отсутствует обязанность представлять годовую отчётность, составляющую государственный информационный ресурс бухгалтерской отчётности.
Исключения перечислены там же: случаи, когда организация не обязана вести бухгалтерский учёт, религиозные организации, а также организации, представляющие годовую отчётность в Центральный банк Российской Федерации. Проверьте, попадаете ли вы под исключение, до того как решите ничего не сдавать.
Составьте календарь отчётности на год: что, куда и к какому сроку. Повесьте его там, где работают с документами. Просрочка — это не только штраф, но и блокировка операций по счёту, которая останавливает бизнес.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учёт «в голове» и в разрозненных файлах. Итог: к концу года нет полной картины, а восстановление занимает недели.
Вторая — учётная политика есть, но не применяется. Тогда порядок учёта меняется от операции к операции, а результат невозможно объяснить.
Третья — документы собирают с опозданием. Расходы без подтверждающих документов не принимаются, и налог приходится платить с большей суммы.
Четвёртая — отчётность сдаёт «кто-нибудь» без контроля руководителя. Ответственность всё равно остаётся на компании и её руководителе.
Частые вопросы
Можно ли ИП не вести бухгалтерский учёт?
Предприниматель может вести учёт сам и не держать бухгалтера в штате. Но документы по операциям и отчётность по налогам нужны: без них не подтвердить доходы и расходы.
Обязательно ли покупать готовую программу учёта?
Нет. Обязательных форм документов налогового учёта налоговые органы устанавливать не вправе. Формы и регистры вы определяете сами и закрепляете в учётной политике.
Что будет, если не сдать годовую отчётность?
За просрочку грозит штраф, а операции по счёту могут приостановить. Поэтому проверьте свои сроки и исключения по ст. 23 НК РФ заранее.
Когда нужно менять учётную политику?
При изменении законодательства о налогах порядок учёта отдельных операций пересматривается. Любые изменения оформляйте документом и утверждайте у руководителя.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.