При упрощенной ликвидации ООО персонифицированные сведения нужно сдать до того, как компанию исключат из реестра. Это отчет по работникам: без него закрыть общество без долгов и вопросов не получится. Сдать нужно за всех, с кем у вас были трудовые или гражданско-правовые отношения, и сделать это в тот период, когда компания еще действует.
Что это за отчет и почему он важен при закрытии
Персонифицированные сведения — это данные о застрахованных лицах: кто у вас работал, по какому договору, сколько ему начислено. Отчет идет в налоговую, которая передает данные в фонды. Без него не будет полной картины по стажу и взносам ваших людей.
При обычной ликвидации с ликвидатором и промежуточным балансом отчетность сдают по общим правилам, пока общество не исключили из реестра. При упрощенной процедуре сроки сжаты, а шагов меньше. Но обязанность отчитаться по людям никуда не исчезает: пока компания числится действующей, она остается страхователем.
Ошибка думать, что «упрощенная» значит «без отчетов». Упрощается порядок закрытия, а не обязанность сдавать сведения по работникам. Если пропустить отчет, налоговая увидит расхождение: компания закрылась, а люди в отчетах не отражены.
Кто попадает в отчет
В сведения включайте всех, с кем у компании были отношения, похожие на трудовые или гражданско-правовые. Это не только штатные сотрудники. Это и те, кто работал по договору подряда или оказания услуг, если по такому договору начислялись выплаты.
Отдельно проверьте тех, кто уволился до начала закрытия. Если в отчетном периоде выплат им не было, это еще не значит, что их не нужно показывать: смотрите, за какой период вы отчитываетесь и были ли начисления. Директор — тоже застрахованное лицо, даже если зарплату ему не платили, а он числился в компании.
Если в компании вообще не было работников и договоров, сдавать сведения по людям не о чем. Но это стоит подтвердить документами: пустой штат, отсутствие договоров, отсутствие выплат. Такие бумаги пригодятся, если налоговая задаст вопрос.
Порядок действий при упрощенной ликвидации
Сначала закройте кадровые вопросы. Оформите увольнения, прекратите договоры подряда, проведите окончательные расчеты. От этих дат зависит, за какой период вы подаете сведения.
Затем сдайте персонифицированные сведения за нужный период. Делайте это до подачи документов на исключение из реестра, а не после. Если отчет уже сдан, проверьте, что в нем отражены все, кто получал выплаты в этом периоде.
Дальше подавайте документы на упрощенную ликвидацию. После исключения из реестра компания перестает быть страхователем, и досдать что-либо за нее вы уже не сможете. Поэтому отчетность по людям — это шаг до закрытия, а не после.
Сохраните подтверждение приема отчета. Выписка из реестра, документы по увольнениям и квитанция о сдаче — тот минимум, который стоит держать под рукой. Если позже возникнет спор о стаже или взносах, эти бумаги помогут.
Типичные ошибки
Первая ошибка — сдать отчет после исключения из реестра. Технически отправить файл может быть некому: компания уже не действует. Исправлять придется через бывшего директора и объяснения, а это долго и нервно.
Вторая — забыть про директора и совместителей. Владелец часто считает, что раз он не получал зарплату, то и в отчете его быть не должно. Это неверно: факт работы в компании важнее факта выплат.
Третья — неверные данные по людям. Опечатка в данных сотрудника или в сумме выплат приводит к расхождениям с другими отчетами. При закрытии компании исправлять такие ошибки сложнее, чем в обычном режиме.
Четвертая — путать персонифицированные сведения с другими отчетами по работникам. Это разные документы, и один не заменяет другой. Проверьте по своей отчетности, что сдано все, что положено за период.
Последствия, если не сдать
Если сведения не сданы, налоговая может не увидеть полной картины по вашим людям. Тогда у бывших сотрудников возникнут проблемы со стажем и взносами, а вопросы придут к вам как к директору или учредителю. После закрытия компании отвечать по таким вопросам сложнее.
Возможны и штрафы за непредставление отчетности, пока компания еще действовала. Точные суммы зависят от ситуации, поэтому лучше не доводить до спора. Сдайте отчет вовремя и сохраните подтверждение.
Есть и репутационный момент. Если человек не нашел свои данные в отчетах, он может обратиться с жалобой. Разбирательство после ликвидации ООО — это лишние время и силы для бывшего владельца.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать сведения, если работников не было?
Если не было ни трудовых договоров, ни договоров подряда с выплатами, сдавать по людям нечего. Подтвердите это документами: пустой штат и отсутствие начислений.
Когда сдавать отчет при упрощенной ликвидации?
До подачи документов на исключение из реестра и до самого исключения. После закрытия компании сдать отчет уже не получится.
Включать ли директора, если он не получал зарплату?
Да, если он числился в компании. Факт работы важнее того, были ли ему выплаты в отчетном периоде.
Что будет, если сдать отчет с ошибкой?
Данные разойдутся с другими отчетами, и налоговая может запросить пояснения. Исправьте сведения до закрытия компании, пока это еще возможно.
Услуга по теме: Постановка учёта.