Порядок в учёте виден не по проводкам, а по документам и отчётам. Если бумаги и файлы собраны по порядку, а отчёты понятны без пояснений, учёт, скорее всего, ведётся нормально. Проверить это можно самому, не разбираясь в счетах и корреспонденции.
Что видно без проводок
Бухгалтерия — это не только цифры в программе. Это ещё и папки с документами, реестры, акты сверки и отчёты, которые вы получаете. Если всё это существует и доступно, значит, работа идёт.
Владельцу не нужно знать, на каком счёте учтена операция. Ему достаточно видеть, что каждая операция подтверждена документом. Первичка — договор, счёт, акт, чек, накладная — должна быть на месте.
Порядок проявляется в мелочах. Документы подшиты по датам или по контрагентам. Файлы названы так, что понятно, к чему они относятся. Отчёт за период можно открыть и прочитать.
Признаки качественного учёта
Первый признак — регулярность. Отчёты приходят вовремя, а не после напоминаний. Вы знаете, когда ждать очередную сводку, и получаете её в этот срок.
Второй признак — понятность. В отчёте видно, сколько денег на счетах и в кассе, сколько вы должны и сколько должны вам. Формулировки не требуют перевода с бухгалтерского языка.
Третий признак — полнота. К отчёту приложены документы или ссылки на них. Если возник вопрос, бухгалтер может показать основание для любой суммы.
Четвёртый признак — аккуратность. Нет задолженностей, о которых вы не знали. Нет операций, которые вы не можете объяснить. Нет документов, которые потерялись.
Пятый признак — предсказуемость. Бухгалтер сам напоминает о сроках и о том, какие документы нужны от вас. Вы не узнаёте о проблеме из письма проверяющих.
Проверки, которые владелец делает сам
Начните с простого: попросите показать папку с документами за последний месяц. Посмотрите, все ли операции, которые вы помните, подтверждены бумагами или файлами. Если чего-то не хватает, спросите почему.
Затем сверьте банк. Возьмите выписку по счёту и пройдитесь по поступлениям и списаниям. Каждая операция должна быть вам знакома. Если видите платёж, о котором не помните, выясните его происхождение.
Попросите акты сверки с основными контрагентами. Сверка показывает, совпадают ли ваши данные с данными партнёра. Расхождения — повод разобраться, а не отмахнуться.
Проверьте, есть ли у вас доступ к своим документам. Вы должны получать копии по запросу без задержек. Учёт, который существует только в чужом компьютере, — плохой признак.
Посмотрите на отчёт за период и попробуйте объяснить его своими словами. Если не получается, попросите расшифровку. Отчёт, который нельзя понять, бесполезен для управления.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, какие документы нужны от вас и в какие сроки. Ответ покажет, насколько процесс отлажен. Если бухгалтер называет конкретный список, это хороший знак.
Спросите, как вы узнаете о проблемах. Например, о том, что не хватает документа или что контрагент не прислал акт. Понятный ответ означает, что об этом думали заранее.
Спросите, что происходит с документами после сдачи отчётности. Хранятся ли они, в каком виде, можно ли их найти через год. Порядок в хранении — часть порядка в учёте.
Спросите, какие операции вызывают вопросы в последнее время. Бухгалтер, который ведёт ваш учёт, должен видеть слабые места. Если ответа нет, возможно, учёт ведётся формально.
Спросите, как устроена передача дел, если вы решите сменить бухгалтера. Готовность ответить на этот вопрос говорит о том, что скрывать нечего.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не понимаете, что происходит. Отчёты приходят, но из них неясно, сколько у вас денег и долгов. Это повод задавать вопросы, пока не станет понятно.
Второй сигнал — документы теряются. Вы отправляете бумаги, а через месяц выясняется, что их нет. Или бухгалтер просит одно и то же повторно.
Третий сигнал — отчёты приходят только после напоминаний. Регулярность пропала, сроки сдвигаются, объяснения расплывчаты.
Четвёртый сигнал — вы не можете получить копии своих документов. Или получаете их с задержкой и не полностью.
Пятый сигнал — бухгалтер избегает прямых ответов. На вопрос о сумме долга или о происхождении платежа следует общее объяснение без конкретики.
Шестой сигнал — вы узнаёте о проблемах последним. Например, от контрагента, а не от своего бухгалтера.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала соберите факты. Запишите, какие документы отсутствуют, какие отчёты не пришли, какие вопросы остались без ответа. Конкретный список помогает разговору.
Затем задайте вопросы письменно. Письменный запрос фиксирует, что вы спрашивали и что вам ответили. Это полезно и для вас, и для дальнейших решений.
Попросите показать документы и отчёты лично. Разговор с просмотром бумаг даёт больше, чем переписка. Если показать нечего, это ответ само по себе.
Если картина не меняется, рассмотрите смену бухгалтера. Передача дел — обычная процедура, и к ней стоит подготовиться: получить копии документов и доступы. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше рисков.
Частые вопросы
Как проверить бухгалтерию, если я не разбираюсь в учёте?
Смотрите на документы и отчёты, а не на проводки. Проверьте, что каждая операция подтверждена бумагой и что отчёт можно понять без перевода.
Какие документы я вправе запросить у бухгалтера?
Свои первичные документы, отчёты за периоды и акты сверки с контрагентами. Это ваши документы, и копии должны быть доступны по запросу.
Что делать, если бухгалтер не отвечает на вопросы?
Задайте вопрос письменно и попросите ответ в разумный срок. Если ответа нет, обсудите смену бухгалтера и передачу дел.
Можно ли вести учёт самому, если бизнес небольшой?
Можно, но тогда порядок в документах — ваша задача. Ошибки в учёте обходятся дороже, чем регулярная помощь бухгалтера.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.