Расхождения между тем, что записано в учёте, и тем, что происходит в бизнесе, — главный источник претензий проверяющих. Если цифры в отчётности не совпадают с реальными деньгами, товаром и документами, отвечать будет владелец компании. Проверить качество учёта можно самому, не разбираясь в проводках.
Что значит качественный учёт
Качественный учёт — это когда любая цифра в отчётности подтверждается документом, а картина в учёте совпадает с тем, что вы видите в бизнесе. Деньги на счёте, остаток на складе, долги покупателей и поставщиков — всё это должно сходиться с реальностью.
Хороший учёт не означает «много бумаг». Он означает, что каждая операция попала в базу вовремя и в правильной сумме. И что вы как владелец можете в любой момент получить понятный ответ на простой вопрос: сколько мы заработали, сколько должны и сколько должны нам.
Признаки, что учёт ведётся хорошо
- Отчёты приходят регулярно, а не только по вашему напоминанию. Вы заранее знаете, в каком виде и когда получите цифры.
- Вы понимаете отчёты без переводчика. Бухгалтер объясняет цифры простым языком, а не отсылает к проводкам.
- Любая сумма в отчёте находится в базе за пару минут. Если бухгалтер не может быстро показать, из чего сложилась цифра, это плохой знак.
- Первичные документы собираются и хранятся по порядку. Счета, акты, накладные, чеки лежат так, что нужный документ находится сразу.
- Ошибки признаются и исправляются. Всем свойственно ошибаться; важно, как бухгалтер реагирует, когда вы нашли нестыковку.
- Бухгалтер сам задаёт вам вопросы. Если операции непонятны, он уточняет, а не додумывает за вас.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого: сверьте деньги. Возьмите выписку по расчётному счёту и сравните с тем, что учтено. Каждая операция по счёту должна быть в учёте, и наоборот.
Затем сверьте склад. Выберите несколько позиций товара и сравните фактический остаток с учётным. Расхождение по одной позиции бывает от ошибки, расхождение по многим — сигнал о проблеме в учёте.
Проверьте долги. Попросите список дебиторов и кредиторов и выборочно позвоните паре контрагентов: подтверждают ли они сумму. Если покупатель говорит, что давно заплатил, а в учёте долг висит, значит, платёж не разнесли.
Посмотрите на документы за прошлый период. Есть ли подписанные акты и накладные по тем операциям, которые отражены в учёте? Если операция есть в базе, а документа нет, при проверке её могут снять.
Сравните отчётность с тем, что вы знаете о бизнесе. Если выручка в отчёте заметно отличается от вашего представления о заказах и продажах, спросите почему. У расхождения должно быть объяснение.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы, на которые можно ответить конкретно, а не общими словами.
- Как я могу сам посмотреть остаток на складе и долги покупателей?
- Какие операции за последний период вы отразили без документа и почему?
- Что изменилось в правилах учёта за последнее время и как это нас касается?
- Какие документы нам нужно подготовить к отчётному периоду и кто их собирает?
- Что вы делаете, если нашли ошибку в уже сданной отчётности?
Ответы покажут уровень порядка в учёте. Если на простые вопросы нет ясного ответа, стоит разбираться дальше.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить цифры. Отчёты задерживаются, суммы меняются от запроса к запросу, на вопросы отвечают «потом посмотрю».
Второй — учёт живёт отдельно от бизнеса. В базе одни суммы, в реальности другие, и никто не может объяснить, откуда разница.
Третий — документы собираются задним числом. Если перед отчётным периодом начинается спешный сбор бумаг за прошлые месяцы, значит, учёт не велся вовремя.
Четвёртый — бухгалтер избегает конкретики. На вопрос о сумме отвечает общими фразами, не показывает расшифровку, не даёт посмотреть базу.
Пятый — ошибки повторяются. Одну и ту же нестыковку вы находите снова и снова, а исправления не происходит.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте проблему на бумаге. Составьте список расхождений: что в учёте, что в реальности, по какому документу. Так разговор станет предметным.
Затем обсудите список с бухгалтером и попросите план исправления. В плане должно быть понятно, что исправляют, какими документами подтверждают и когда закрывают вопрос.
Если расхождения серьёзные и касаются уже сданной отчётности, обсудите порядок исправлений и то, как вы будете подтверждать цифры при проверке. Здесь лучше действовать до того, как вопросы появятся у проверяющих.
Если договориться не получается, рассмотрите смену того, кто ведёт учёт. При передаче дел запросите базу, первичные документы и расшифровки остатков. Проверьте, что после передачи цифры сходятся.
И последнее: наладьте регулярную сверку. Раз в период сверяйте деньги, склад и долги. Регулярная проверка обходится дешевле, чем разбор последствий расхождений.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять учёт?
Достаточно регулярной сверки денег, склада и долгов в каждом отчётном периоде. Между проверками следите, чтобы документы по операциям собирались сразу.
Что делать, если бухгалтер не даёт доступ к базе?
Попросите отчёты и расшифровки сумм в понятном виде. Если и это недоступно, это повод искать другого бухгалтера и проверять переданные дела.
Можно ли исправить расхождения в уже сданной отчётности?
Да, порядок исправлений обсуждается с бухгалтером. Важно, чтобы исправления подтверждались документами и вы понимали, как объясните цифры при проверке.
Опасно ли расхождение по одной позиции?
Само по себе — скорее ошибка, которую нужно найти и исправить. Опасно, когда расхождения повторяются и никто не может объяснить их причину.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.