Акт сверки показывает, совпадают ли ваши расчёты с контрагентом. Если суммы и даты в нём расходятся, значит, учёт где-то ведётся неаккуратно. Это первый сигнал, который владелец может заметить сам, без специальных знаний.
Почему акт сверки — удобная проверка
Акт сверки собирает в одном документе все операции с контрагентом за период: отгрузки, оплаты, возвраты. Чтобы его составить, бухгалтер должен свести ваши данные с данными партнёра. Если учёт слабый, свести нечего или не с чем.
Расхождение в акте почти всегда означает одно из двух. Либо операция не попала в учёт вовсе. Либо попала с другой датой или суммой, чем у контрагента. И то и другое — следствие небрежной работы с документами.
Проверять акты сверки стоит регулярно, а не раз в год перед отчётностью. Так вы видите проблему, пока её ещё легко исправить.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужно знать план счетов. Достаточно нескольких простых действий.
Запросите акты сверки с крупными контрагентами. Выберите поставщиков и покупателей, с которыми больше всего операций. Попросите бухгалтера подготовить акты и отправьте их партнёрам. Если партнёр возвращает акт с правками, разбирайтесь, откуда расхождение.
Сравните акт с вашими договорами и счетами. Возьмите несколько сделок и проследите путь: договор, счёт, документ об отгрузке или приёмке, оплата. Все эти документы должны быть в учёте и совпадать по суммам и датам.
Посмотрите, есть ли документы на каждую операцию. Спросите, что подтверждает ту или иную оплату или поступление. Если бухгалтер не может быстро показать документ, значит, операция держится на словах.
Проверьте, как учитываются долги. Попросите список тех, кто должен вам, и тех, кому должны вы. Сверьте его с реальностью: с кем вы действительно работаете, есть ли у вас претензии к партнёрам. Долги, которых нет в жизни, — плохой знак.
Загляните в отчётность перед сдачей. Вы не обязаны понимать каждую строку. Но вы вправе спросить, из чего сложились ключевые показатели: выручка, расходы, налоги. Если ответ расплывчатый, это повод копать глубже.
Что спросить у бухгалтера
Разговор о качестве учёта лучше вести спокойно и по делу. Вот вопросы, которые стоит задать.
- Как вы сверяете расчёты с контрагентами и как часто?
- Что вы делаете, если партнёр не отвечает на акт сверки?
- Где хранятся первичные документы и как быстро вы их найдёте?
- Как вы отслеживаете долги и не пропускаете ли сроки?
- Кто проверяет вашу работу, кроме вас самих?
- Что вы делаете, когда находят ошибку в прошлых периодах?
Ответы покажут многое. Если бухгалтер говорит только «всё под контролем» и не называет конкретных действий, доверять такому ответу не стоит.
Тревожные сигналы
Есть признаки, при которых учёт явно хромает.
- Акты сверки не составляются вовсе или составляются только по требованию.
- Партнёры регулярно присылают правки в акты.
- Документы теряются, и их восстановление занимает много времени.
- Долги в учёте не совпадают с реальными.
- Отчётность сдаётся в последний момент и в спешке.
- На простые вопросы о цифрах бухгалтер отвечает уклончиво.
- Ошибки прошлых периодов всплывают уже после сдачи отчётности.
Один сигнал — ещё не приговор. Но если их несколько, учёт требует пересмотра.
Что делать при расхождениях
Сначала выясните причину. Попросите бухгалтера показать, откуда взялась разница в акте: какие документы её объясняют. Иногда это просто разные даты проведения операции у вас и у партнёра. Тогда достаточно договориться о едином порядке.
Если причина глубже — потерянные документы, неверные суммы, запущенные долги, — составьте план исправлений. В нём должно быть понятно, что исправляют, кто это делает и к какому моменту. Проследите, чтобы исправления дошли до отчётности.
Проверьте, не повторяется ли проблема. Если расхождения возникают снова и снова, дело не в случайности, а в самом порядке работы. Тогда стоит пересмотреть, как организован учёт: кто отвечает за документы, как они попадают к бухгалтеру, кто и когда сверяет расчёты.
Иногда разумнее передать учёт на сторону или усилить контроль внутри. Решение зависит от объёма операций и ваших ресурсов. Главное — не оставлять расхождения без разбора: они имеют свойство накапливаться.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять расчёты с контрагентами?
Регулярно, а не от случая к случаю. Чем больше операций с партнёром, тем чаще стоит сверяться. Перед сдачей отчётности сверка обязательна.
Что делать, если партнёр не подписывает акт сверки?
Направьте акт официально и сохраните подтверждение отправки. Если партнёр молчит, зафиксируйте это и продолжайте сверять свои данные. Молчание партнёра не отменяет вашу обязанность вести учёт аккуратно.
Может ли расхождение в акте быть безобидным?
Да, если дело в разной дате проведения операции. Но так бывает не всегда. Проверьте причину, прежде чем считать расхождение случайностью.
Что делать, если ошибки нашлись в уже сданной отчётности?
Не оставляйте их без внимания. Обсудите с бухгалтером, как исправить данные и нужно ли уточнять отчётность. Чем раньше вы это сделаете, тем проще пройдёт исправление.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.