Порядок ведения учета в организации вы устанавливаете сами. Руководитель утверждает учетную политику, определяет, кто ведет учет и какие документы оформляются. Дальше учет идет по этим правилам последовательно, от одного налогового периода к другому.
Кто отвечает за учет и как его организовать
Ответственность за организацию учета и хранение документов лежит на руководителе. Он решает, кто ведет учет: штатный бухгалтер, главбух, сторонняя организация или сам руководитель. Для ООО и ИП варианты различаются, поэтому выбранный порядок лучше сразу зафиксировать письменно.
Издайте приказ о назначении ответственного за учет. В нем укажите должность или реквизиты договора с внешней компанией. Если учет ведете вы сами, это тоже отразите в приказе.
Учетная политика: главный документ
Учетную политику для целей налогообложения утверждает руководитель. В ней вы описываете, как ведете налоговый учет: какие регистры используете, как группируете данные, как считаете доходы и расходы. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета — это прямо следует из ст. 313 НК РФ.
Систему налогового учета организация выстраивает самостоятельно. При этом применяет ее последовательно от одного налогового периода к другому. Менять порядок учета отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах.
Практический вывод: не переписывайте учетную политику под каждую сделку. Один раз опишите рабочий порядок и следуйте ему. Иначе данные разных периодов будет невозможно сопоставить.
Какие документы должны быть в порядке
Основа учета — первичные документы по каждой хозяйственной операции. Договоры, акты, накладные, платежные документы, кассовые документы. Без документа операция не подтверждена, и учесть ее в расходах рискованно.
Заведите график документооборота: кто оформляет документ, в какой срок, кому передает. Это дисциплинирует и вас, и контрагентов. Проверяйте, чтобы в документах не было пустых реквизитов и расхождений с договором.
Отдельно контролируйте документы по зарплате и по операциям с подотчетными суммами. Именно здесь чаще всего теряются подтверждения.
Отчетность: что и когда сдавать
Годовую бухгалтерскую отчетность организация представляет в налоговый орган по месту нахождения, если у нее нет обязанности сдавать ее в виде государственного информационного ресурса. Срок — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Это правило установлено подпунктом 5.1 статьи 23 НК РФ.
Исключения: организации, которые по закону не обязаны вести бухгалтерский учет, религиозные организации, а также те, кто представляет годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации. Проверьте, попадаете ли вы в исключение, до наступления срока.
Налоговую отчетность сдавайте по тому режиму, который применяете. Сроки и состав отчетности зависят от режима, поэтому сверяйтесь с действующими правилами, а не с прошлогодними напоминаниями.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учет «в голове». Пока операции немного, кажется, что все помнишь. К концу года восстановить картину по банковским выпискам без первичных документов почти невозможно.
Вторая ошибка — учетная политика есть, но не применяется. Если порядок учета меняется от сделки к сделке, вы теряете сопоставимость данных и не можете обосновать цифры.
Третья ошибка — просрочка отчетности. За непредставление отчетности и документов предусмотрены штрафы по НК РФ. Конкретный размер зависит от состава нарушения, поэтому проверяйте его по актуальной редакции кодекса.
Четвертая ошибка — работа с непроверенными контрагентами без документов. Риск в том, что расходы и вычеты окажутся не подтверждены.
Как выстроить порядок учета с нуля
Шаг 1. Определите, кто ведет учет, и оформите это приказом.
Шаг 2. Утвердите учетную политику для целей налогообложения.
Шаг 3. Составьте перечень первичных документов и график их движения.
Шаг 4. Настройте учет так, чтобы данные по операциям собирались регулярно, а не в конце квартала.
Шаг 5. Поставьте напоминания о сроках отчетности и сверяйтесь с ними ежемесячно.
Такой порядок занимает немного времени на старте, но снимает большинство проблем в течение года.
Частые вопросы
Нужно ли ИП вести бухгалтерский учет?
Обязанность вести бухгалтерский учет и сдавать бухгалтерскую отчетность зависит от вашего статуса и применяемого режима. Уточните свой случай по действующим нормам, прежде чем решать, какие документы вести.
Можно ли менять учетную политику в течение года?
Порядок учета отдельных операций меняют при изменении законодательства о налогах. Без такого основания менять правила посреди года рискованно: нарушится последовательность применения норм.
Кто устанавливает формы документов налогового учета?
Вы сами. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета — это закреплено в ст. 313 НК РФ.
Что будет, если не сдать годовую бухгалтерскую отчетность?
За непредставление отчетности предусмотрены штрафы по НК РФ. Размер зависит от состава нарушения, поэтому проверяйте его по актуальной редакции кодекса.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.