Первичная документация подтверждает каждую хозяйственную операцию: покупку, продажу, оплату, выдачу денег под отчёт. Если документы оформлены неверно, расходы могут не признать, а вычеты — снять. Проверьте свои бланки и порядок работы с ними по шагам ниже.
Что относится к первичным документам
Первичка — это документы, которыми вы фиксируете факт операции. К ней относятся договоры и приложения к ним, счета, акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные и универсальные передаточные документы, кассовые документы, авансовые отчёты, платёжные поручения и банковские выписки.
Договор сам по себе описывает условия сделки, но не всегда подтверждает её исполнение. Поэтому к нему нужны закрывающие документы: акт, накладная, счёт. Храните их вместе, чтобы при проверке можно было восстановить всю цепочку сделки.
Отдельно стоит держать документы по сотрудникам: приказы, расчётные ведомости, заявления. Они тоже подтверждают операции, влияющие на налоги и взносы.
Обязательные реквизиты
У каждого первичного документа должен быть набор обязательных реквизитов. Без них документ могут не принять к учёту. Проверяйте их при каждой подписи.
Что должно быть в документе:
- название документа и дата его составления;
- название компании или ИП, от имени которого он составлен;
- описание операции и её измерители: что именно произошло и в каком объёме;
- должности и подписи ответственных лиц.
Для денежных документов добавляются суммы и основания платежа. Для товарных — наименование, количество и цена позиций. Если в документе нет хотя бы одного обязательного реквизита, это повод вернуть его контрагенту на переоформление.
Порядок действий: как выстроить работу с первичкой
Начните с перечня операций, которые бывают в вашей компании. Для каждой определите, какой документ её подтверждает и кто его оформляет. Так вы уберёте ситуацию, когда операция есть, а документа нет.
Дальше закрепите порядок в внутреннем регламенте или учётной политике. Опишите, кто выставляет счёт, кто подписывает акт, кто проверяет документ перед оплатой. Назначьте ответственного за сбор и хранение.
Введите правило: оплата только после проверки документов. Сверяйте контрагента, сумму, реквизиты и дату. Ошибка в реквизитах платёжки или в названии партнёра приводит к тому, что платёж зависает или его сложно подтвердить.
Заведите единое место хранения — папки по контрагентам или электронный архив. Документы должны находиться быстро и в полном виде. Если часть первички лежит в почте, часть в мессенджерах, а часть на бумаге у менеджера, при проверке вы потеряете время и нервы.
Электронные документы и подписи
Электронный документ равен бумажному, если он подписан надлежащим образом. Для обмена с контрагентами используйте оператора электронного документооборота и усиленную квалифицированную электронную подпись. Договоритесь с партнёрами, в каком формате вы обмениваетесь документами, до начала сделки.
Сканы и фотографии документов, отправленные по почте, не заменяют подписанный оригинал. Они удобны для быстрой сверки, но для учёта нужен документ с подписью — бумажный или электронный. Храните файлы в читаемом формате, чтобы их можно было открыть без специальных программ.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — документ оформлен задним числом или не оформлен вовсе. Это создаёт разрыв между реальными операциями и учётом. При проверке такие расходы снимут, а операции придётся объяснять.
Вторая ошибка — нет обязательных реквизитов или подписей. Документ без подписи ответственного лица не подтверждает сделку. Его придётся переоформлять, а если контрагент уже закрылся, сделать это будет сложно.
Третья ошибка — расхождения между документами. В договоре одна сумма, в акте другая, в платёжке третья. Это вызывает вопросы и у проверяющих, и у партнёров. Сверяйте цифры до подписания.
Четвёртая ошибка — документы не собраны в одном месте и теряются. Восстановление занимает время, а иногда невозможно. Последствия — снятые расходы, доначисленные налоги, споры с контрагентами и штрафы по итогам проверки.
Частые вопросы
Нужен ли договор, если есть счёт и акт?
Договор не всегда обязателен, но он фиксирует условия сделки: сроки, порядок оплаты, ответственность. Без него сложнее доказать свои требования при споре. Храните договор вместе с закрывающими документами.
Можно ли хранить первичку только в электронном виде?
Да, если документы подписаны электронной подписью и хранятся в читаемом виде. Сканы бумажных документов без подписи оригинал не заменяют. Бумажные оригиналы храните, пока этого требует учёт.
Кто должен проверять документы перед оплатой?
Это решает владелец или руководитель: обычно проверяет бухгалтер, а утверждает руководитель. Главное — правило действует для всех платежей. Так вы избежите оплат по неверным реквизитам и без подтверждающих документов.
Что делать, если контрагент прислал документ с ошибкой?
Верните его на переоформление до оплаты или подписания. Зафиксируйте замечание письменно, чтобы у вас была история. Исправленный документ подшейте вместо ошибочного.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.