Порядок в документах проверяется просто: попросите найти конкретный документ по названию контрагента, дате или сумме и посмотрите, сколько времени это займёт. Если бухгалтер ищет наугад, листает сканы или просит подождать до завтра, документы хранятся так, что по запросу их не найти. Ниже — признаки такого хранения и проверки, которые вы можете сделать сами.
Документ нельзя найти по названию, дате или сумме
Хорошо организованное хранение означает, что любой документ находится по нескольким признакам: контрагенту, дате, номеру, сумме, виду операции. Попросите найти конкретный счёт, акт или накладную — и оцените, как это происходит.
Тревожные сигналы:
- поиск идёт по памяти бухгалтера, а не по учётной системе;
- документы лежат в папках с названиями вроде «разное», «новое», «отправить»;
- файлы называются сканами без привязки к контрагенту и дате;
- на один и тот же запрос вы получаете разные версии документа.
Если документ ищут дольше нескольких минут или просят «подождать до вечера», это признак, что система хранения не настроена.
Нет единого места, где лежат все документы
Проверьте, где физически и в электронном виде хранятся первичные документы: договоры, счета, акты, накладные, банковские выписки, кассовые документы. Они должны лежать в одном понятном месте, а не быть разбросаны по почте, мессенджерам и рабочим столам.
Что проверить самому:
- есть ли папка или система, где документы разложены по годам, контрагентам и типам;
- сохраняются ли документы сразу при получении, а не «потом соберём»;
- есть ли резервная копия электронных документов;
- понятно ли, кто отвечает за хранение и куда обращаться за документом.
Если на вопрос «где лежит акт за прошлый квартал» вы получаете несколько разных ответов, единого места хранения нет.
Документы не связаны с учётом
Качественный учёт означает, что каждая операция в учётной системе подкреплена документом, а каждый документ отражён в учёте. Проверить это можно выборочно: возьмите несколько операций из банковской выписки и попросите показать подтверждающие документы.
Признаки проблемы:
- по операции нет документа или он появился позже;
- документ есть, но в учёте операция не отражена;
- суммы или даты в документе и в учёте расходятся;
- документы принимают «задним числом» пачками.
Такая разрозненность приводит к тому, что при запросе из банка, контрагента или проверяющих документ приходится собирать заново.
Нет регламента хранения и доступа
Спросите бухгалтера, как устроено хранение: сколько хранятся документы, в каком виде, кто имеет доступ, что происходит при смене бухгалтера или программы. Ответы должны быть конкретными, а не «мы всё храним».
Тревожные сигналы:
- доступ к документам есть только у одного человека, и это не вы;
- при уходе бухгалтера документы «теряются» вместе с ним;
- нет понятного порядка передачи документов от вас бухгалтеру и обратно;
- электронные документы хранятся только в почте или мессенджере.
Владелец должен иметь доступ к своим документам независимо от того, кто ведёт учёт.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы:
- Где хранятся документы и как они называются?
- Как быстро вы найдёте документ по контрагенту и дате?
- Кто, кроме вас, имеет доступ к документам?
- Что произойдёт с документами при смене бухгалтера или программы?
- Как вы проверяете, что каждая операция подкреплена документом?
Если ответы расплывчаты или сводятся к «не переживайте, всё в порядке», попросите показать на примере. Одна практическая демонстрация скажет больше, чем обещания.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте проблему: составьте список документов, которые не удалось найти, и операций без подтверждения. Это станет основой для разговора с бухгалтером.
Дальше договоритесь о понятном порядке: где хранятся документы, как они называются, кто отвечает за хранение, как вы получаете копии. Проверьте через некоторое время, изменилось ли что-то на практике.
Если порядок не наводится, стоит рассмотреть смену бухгалтера или переход на другую систему учёта. Перед этим убедитесь, что все документы переданы вам и доступ к ним не потеряется.
Частые вопросы
Как быстро проверить, что документы можно найти?
Попросите найти два-три конкретных документа по контрагенту, дате и сумме. Засеките время и посмотрите, пользуется ли бухгалтер системой или памятью.
Документы в электронном виде — это надёжно?
Да, если есть резервные копии, понятные названия файлов и доступ у вас. Электронные документы в почте или мессенджере без структуры — такой же беспорядок, как и бумажные кипы.
Что делать, если бухгалтер уходит и забирает документы?
Доступ к документам должен быть у вас всегда. Заранее обсудите порядок передачи и проверьте, что копии всех документов есть у вас.
Можно ли навести порядок в документах без смены бухгалтера?
Да. Договоритесь о едином месте хранения, правилах названий файлов и доступе для вас, а затем проверьте, как это работает на практике.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.