Учётная политика — это документ, в котором описано, как в вашей компании ведут бухгалтерский и налоговый учёт. Проверить, совпадает ли написанное с реальной работой, можно самому, без специальных знаний. Ниже — что посмотреть, о чём спросить бухгалтера и на что реагировать сразу.
Зачем владельцу сверять политику с практикой
Учётная политика задаёт правила: как признаются доходы и расходы, как считается себестоимость, какие формы документов применяются, как организован документооборот. Если бухгалтер работает по этим правилам, отчётность получается последовательной от периода к периоду. Если правила игнорируются, цифры в отчётах расходятся с реальными операциями, а решения вы принимаете по искажённой картине.
Владельцу не нужно разбираться в проводках. Достаточно понять, что заявленные методы вообще применяются, и увидеть, что документы и отчёты не противоречат друг другу.
Признаки качественного учёта
- Отчётность сдаётся в срок и без спешки в последний день. Бухгалтер заранее говорит, какие документы ему нужны и когда.
- Цифры в отчётах совпадают с тем, что вы видите в банке и в кассе. Остатки на счетах и суммы операций не расходятся с выписками.
- По каждому крупному расходу можно быстро найти подтверждающий документ: договор, акт, счёт, накладную.
- Бухгалтер сам напоминает о сроках уплаты налогов и взносов, а не ждёт вашего вопроса.
- На ваши вопросы отвечают понятным языком, без раздражения и общих фраз. Если объяснить не могут, скорее всего, сами не уверены в цифрах.
- Учёт ведётся в одной программе, а не в разрозненных таблицах и переписке.
Что владелец может проверить сам
Начните с учётной политики. Прочитайте её и выпишите методы, которые там названы. Затем попросите бухгалтера показать, где эти методы видны в работе: в настройках программы, в регистрах, в расчётах. Если ответ сводится к «так принято» или «мы всегда так делаем», это повод копать глубже.
Сверьте банковскую выписку за месяц с учётом. Возьмите несколько операций — поступление от покупателя, оплату поставщику, выдачу зарплаты — и попросите показать, где каждая из них отражена. Все операции должны быть на месте, без пропусков и «висящих» сумм.
Посмотрите на первичные документы. Выборочно возьмите несколько сделок и проверьте, есть ли по ним полный комплект: договор, счёт, акт или накладная, платёжный документ. Отсутствие документа по реальной операции — сигнал, что учёт ведётся небрежно.
Проверьте, как учитываются ваши личные операции. Если вы как владелец берёте деньги из бизнеса или вносите свои, попросите показать, как это оформлено. Смешение личных и деловых средств без оформления — частая причина путаницы в учёте.
Загляните в отчёты за прошлые периоды. Сравните показатели: резкие скачки без объяснимой причины, повторяющиеся одинаковые суммы, нулевые значения там, где должна быть деятельность, — всё это поводы задать вопросы.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на реакцию.
- Какие методы учёта мы применяем и где это зафиксировано?
- Кто отвечает за сбор первичных документов и как вы проверяете, что они дошли?
- Как я узнаю, что отчётность готова и сдана?
- Что происходит, если документ от поставщика пришёл позже срока?
- Как вы сверяете расчёты с контрагентами и с бюджетом?
- Где хранятся документы и смогу ли я получить их по запросу?
Спокойные, конкретные ответы — хороший знак. Уклончивые формулировки, раздражение или перевод разговора на вашу некомпетентность — повод насторожиться.
Тревожные сигналы
- Бухгалтер не может показать, где в учёте отражена конкретная операция.
- Учётная политика есть, но написана под другую компанию или не менялась годами, хотя деятельность изменилась.
- Документы теряются, а восстановление каждый раз становится проблемой.
- Отчётность сдаётся в последний момент, вы узнаёте об этом постфактум.
- Бухгалтер просит подписать документы, не объясняя их содержание.
- На вопросы о суммах отвечают «потом посмотрю» и не возвращаются к теме.
- Вы не можете получить доступ к своим же документам и данным учёта.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте конкретные расхождения: какие операции не отражены, каких документов нет, какие методы политики не применяются. С этим списком идите к бухгалтеру и требуйте письменных объяснений. Устные обещания «поправить» без сроков и подтверждения — не результат.
Если расхождения серьёзные, запросите доступ к учётной программе и документам. Это ваши данные, и вы вправе их видеть. При необходимости проведите сверку с контрагентами и банком, чтобы понять реальное состояние дел.
Когда договориться не получается, рассмотрите смену бухгалтера или переход на обслуживание в другую компанию. Перед этим соберите все документы и данные учёта, чтобы передача прошла без потерь. Новому бухгалтеру поставьте задачу сверить политику с фактической работой и привести их в соответствие.
Частые вопросы
Как часто нужно пересматривать учётную политику?
Её пересматривают, когда меняется деятельность компании, появляются новые виды операций или меняются правила учёта. Если ничего не менялось, достаточно периодически проверять, что написанное соответствует практике.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверка банковских операций с учётом, наличие документов по сделкам и понятные ответы бухгалтера на прямые вопросы дают достаточно информации.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать документы?
Документы и данные учёта принадлежат компании. Отказ — серьёзный повод пересмотреть отношения с бухгалтером и организовать передачу дел.
Нужно ли менять бухгалтера при первом же расхождении?
Нет. Сначала обсудите проблему и дайте срок на исправление. Если ситуация повторяется, тогда стоит рассматривать смену.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.