Проверка учёта недвижимости начинается со сверки: возьмите документы на объекты и сравните их с тем, что записано в учёте. Если стоимость, даты и характеристики объектов совпадают, база в порядке. Расхождения — повод разбираться до того, как они всплывут в отчётности.
Что именно сверять
Начните с правоустанавливающих документов: договоров купли-продажи, актов приёма-передачи, выписок из реестра. По каждому объекту в учёте должны быть видны его стоимость, дата постановки и основание. Если объект куплен, но в записях его нет, учёт неполный.
Отдельно проверьте, что объект числится там, где должен: в составе основных средств или как товар, если компания торгует недвижимостью. Ошибка в этой классификации меняет всю дальнейшую картину — от порядка начисления амортизации до отчётности.
Сверьте перечень объектов: пройдитесь по документам и отметьте каждый. Затем попросите бухгалтера показать тот же перечень в учёте. Списки должны совпадать по количеству и названиям.
Признаки качественного учёта
Хороший учёт узнаётся по простым вещам. По любому объекту бухгалтер за минуту находит документ-основание и показывает запись. Вам не приходится напоминать про покупку, продажу или переоценку — они уже отражены.
Второй признак — единая картина. Стоимость объекта в учёте совпадает с тем, что вы видите в документах и в отчётности. Нет «висящих» объектов, которые проданы, но всё ещё числятся, и нет объектов, которые есть в наличии, но не отражены.
Третий признак — понятные объяснения. На вопрос «почему объект числится именно так» вы получаете ответ со ссылкой на документ, а не общие слова. Если объяснение сводится к «так исторически сложилось», это сигнал.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Запросите у бухгалтера список всех объектов недвижимости, которые числятся за компанией. Сверьте его с вашими документами и с тем, что вы знаете о фактическом имуществе. Это самая быстрая проверка полноты.
Возьмите несколько объектов и попросите показать документы, на основании которых они приняты к учёту. Проверьте даты и суммы: они должны соответствовать договорам и актам. Если по объекту нет документа или он не совпадает с записью, отметьте это.
Посмотрите, как отражены выбывшие объекты. Если вы что-то продали или списали, в учёте это должно быть видно, а сам объект не должен продолжать числиться. Обратная ситуация — покупка, которая не отражена.
Спросите, как учитываются улучшения: ремонт, реконструкция, достройка. Улучшения, которые меняют характеристики объекта, должны находить отражение в учёте. Если они «растворены» в текущих расходах, картина искажается.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и посмотрите на реакцию. По каким документам принят каждый объект? Где хранятся эти документы? Как отражены покупки и продажи за последний период? Есть ли объекты, по которым документы неполные?
Спросите, как ведётся учёт, если объект используется не полностью или сдан в аренду. Ответ покажет, разбирается ли бухгалтер в вашей ситуации или работает по шаблону. Попросите показать, где это видно в записях.
Уточните, что происходит при расхождении документов и учёта: кто его находит, как исправляет и что вы об этом узнаёте. Хорошо, если порядок описан и вы получаете информацию до того, как ошибка попадёт в отчётность.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить перечень объектов или документы по ним. Второй — суммы и даты в учёте не совпадают с документами, и объяснений нет. Третий — объекты, которых у компании уже нет, продолжают числиться.
Настораживает, когда на ваши вопросы отвечают общими фразами и просят «не лезть в бухгалтерию». Учёт — не закрытая зона: вы вправе видеть, что записано по вашему имуществу. Также плохо, если исправления делаются молча, без объяснения причин.
Отдельный сигнал — размытые формулировки про улучшения и ремонт. Если невозможно понять, куда отнесены затраты на объект, проверьте это отдельно.
Что делать при расхождениях
Зафиксируйте расхождения письменно: объект, документ, запись в учёте, в чём несовпадение. Попросите бухгалтера объяснить каждое и предложить порядок исправления. Сроки и способ исправления обсудите сразу.
Если ошибок много или объяснения не устраивают, проверьте учёт глубже — по всем объектам, а не выборочно. При необходимости привлеките стороннего бухгалтера для сверки. Решать проблему лучше до отчётности, чем после.
После исправлений повторите сверку. Убедитесь, что документы и записи совпадают, а по каждому объекту есть основание. Так вы будете уверены в учёте недвижимости, а не полагаться на слова.
Частые вопросы
Как быстро проверить, все ли объекты недвижимости есть в учёте?
Запросите перечень объектов из учёта и сверьте его с вашими документами и фактическим имуществом. Расхождения по количеству и названиям видны сразу.
Что делать, если объект продан, но всё ещё числится в учёте?
Попросите бухгалтера показать документы по выбытию и объяснить, почему запись не обновлена. Зафиксируйте расхождение письменно и обсудите порядок исправления.
Обязан ли бухгалтер показывать мне документы по объектам?
Вы вправе видеть, на основании чего имущество компании отражено в учёте. Если документы не показывают, это повод разбираться в качестве учёта.
Как часто стоит делать такую проверку?
Достаточно сверять документы и записи после крупных событий — покупки, продажи, реконструкции. Плюс полезно проходить по всем объектам перед подготовкой отчётности.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.