Бухгалтерский и налоговый учёт — две разные системы, и совпадают они не всегда. Бухгалтерский учёт показывает собственнику и внешним пользователям реальное состояние дел компании. Налоговый учёт нужен, чтобы правильно посчитать налог и подтвердить расчёт документами. Вести обе системы можно вместе, но правила в них разные, и это приходится учитывать в работе.
Зачем нужны две системы
Бухгалтерский учёт отвечает на вопрос «что происходит с бизнесом»: сколько у компании имущества, обязательств, прибыли или убытка. Налоговый учёт отвечает на другой вопрос: какая сумма дохода и расхода принимается для расчёта налога в этом периоде.
По ст. 313 НК РФ налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы на основе первичных документов, сгруппированных по установленному порядку. Его цель — сформировать полную и достоверную информацию о том, как учтены хозяйственные операции для целей налогообложения. Кроме того, данные налогового учёта должны давать внутренним и внешним пользователям возможность контролировать правильность исчисления и полноту уплаты налога.
Отсюда главное различие. В бухгалтерском учёте вы видите экономику бизнеса. В налоговом — только то, что влияет на налог. Одна и та же операция может попасть в бухгалтерский учёт сразу, а в налоговый — позже или в другой сумме.
Чем отличаются правила
Различия проявляются в четырёх местах.
Первое — момент признания доходов и расходов. В бухгалтерском учёте операция отражается по правилам бухгалтерского учёта. В налоговом учёте действует свой порядок, и он может не совпадать с бухгалтерским. Из-за этого прибыль по бухгалтерским данным и налоговая база часто расходятся.
Второе — состав расходов. Не каждый расход, который вы видите в бухгалтерском учёте, уменьшает налог. Часть затрат для целей налогообложения не принимается или принимается ограниченно. Поэтому бухгалтерская прибыль и сумма налога к уплате — не одно и то же.
Третье — регистры. В бухгалтерском учёте вы работаете с регистрами бухгалтерского учёта. Для налогового учёта нужны аналитические регистры налогового учёта. По ст. 313 НК РФ, если в регистрах бухгалтерского учёта недостаточно информации для определения налоговой базы, налогоплательщик вправе дополнять их дополнительными реквизитами, формируя регистры налогового учёта, либо вести самостоятельные регистры.
Четвёртое — кто устанавливает формы. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Формы аналитических регистров вы определяете сами, но они должны содержать обязательные реквизиты: наименование регистра, период или дату составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении.
Что закрепить в учётной политике
Систему налогового учёта компания организует самостоятельно. По ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в учётной политике для целей налогообложения, и её утверждает руководитель.
Практический порядок действий такой:
- Проверьте, есть ли у вас учётная политика для целей налогообложения и утверждена ли она руководителем.
- Опишите в ней, какие регистры налогового учёта вы применяете: дополненные регистры бухгалтерского учёта или самостоятельные.
- Закрепите порядок формирования доходов и расходов, чтобы расчёт налога не зависел от того, кто именно его делает.
- Проверьте, что каждая цифра в расчёте налога опирается на документ.
Система должна применяться последовательно от одного налогового периода к другому. Изменять порядок учёта отдельных операций и объектов можно при изменении законодательства о налогах, а также в иных случаях, предусмотренных ст. 313 НК РФ. Если менять правила каждый квартал под удобство, вы теряете сопоставимость данных и усложняете себе контроль.
Какими документами подтверждается налоговый учёт
По ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учёта являются:
- первичные учётные документы, включая справку бухгалтера;
- аналитические регистры налогового учёта;
- расчёт налоговой базы.
Данные налогового учёта должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем периоде, сумму остатка расходов или убытков, подлежащую отнесению на расходы в следующих периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов и сумму задолженности по расчётам с бюджетом по налогу.
Это перечень того, что проверяют в первую очередь. Если в регистре нет операции, а в расчёте налога сумма учтена, объяснить её будет нечем. Если операция есть в регистре, но нет первичного документа, подтверждения тоже нет.
Типичные ошибки владельца бизнеса
Одна система вместо двух. Компания ведёт бухгалтерский учёт и считает, что этого достаточно для налога. Тогда расчёт налоговой базы ничем не подтверждён, а расхождения с бухгалтерскими данными никак не объяснены.
Учётная политика «для вида». Документ есть, но регистры в нём описаны не те, что применяются на деле. Формально порядок установлен, фактически — нет.
Регистры без обязательных реквизитов. Таблица с цифрами ещё не аналитический регистр. В ней должны быть наименование, период или дата составления, измерители в натуральном и денежном выражении.
Правки задним числом. Порядок учёта меняют под конкретную сделку, не фиксируя это в политике. Последовательность применения правил нарушается, и сравнить периоды между собой уже нельзя.
Нет справки бухгалтера там, где она нужна. Справка бухгалтера прямо названа в ст. 313 НК РФ среди первичных учётных документов. Если расчёт сделан «в уме» и нигде не зафиксирован, подтвердить его не получится.
Последствие у всех ошибок одно: вы не можете быстро и по документам объяснить, откуда взялась сумма налога. Это риск и для расчётов с бюджетом, и для управленческих решений — вы видите прибыль в бухгалтерском учёте и не понимаете, почему налог другой.
Как навести порядок
Начните с учётной политики для целей налогообложения: проверьте, что она утверждена руководителем и что описанные в ней регистры действительно используются. Затем сверьте перечень регистров с операциями, которые у вас есть: доходы, расходы, резервы, расчёты с бюджетом.
Дальше проверьте подтверждения. По каждой сумме в расчёте налога должен быть первичный документ, запись в аналитическом регистре и место в расчёте налоговой базы. Если цепочка рвётся, восстановите недостающее звено.
И последнее: не смешивайте две системы в отчётности для себя. Собственнику полезно видеть и бухгалтерский результат, и налоговую базу — это разные цифры, и обе нужны для решений.
Частые вопросы
Можно ли вести только налоговый учёт и не вести бухгалтерский?
Нет. Это две самостоятельные системы с разными задачами. Налоговый учёт определяет налоговую базу, бухгалтерский показывает состояние дел компании.
Обязательно ли создавать отдельные регистры налогового учёта?
Нет. По ст. 313 НК РФ можно дополнять регистры бухгалтерского учёта дополнительными реквизитами, если в них не хватает информации для налоговой базы. Можно и вести самостоятельные регистры.
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Руководитель. Порядок устанавливается в учётной политике для целей налогообложения и утверждается им же (ст. 313 НК РФ).
Может ли налоговая обязать применять конкретные формы регистров?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Но обязательные реквизиты регистра соблюдать нужно.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.