Диадок — сервис обмена электронными документами. ИП подключается к нему как участник электронного документооборота и получает возможность отправлять и принимать счета-фактуры, акты, договоры в электронном виде. Регистрация проходит онлайн, но требует действующей электронной подписи и внимательности при указании реквизитов.
Что такое Диадок и зачем он ИП
Диадок — это сервис, через который компании и предприниматели обмениваются электронными документами. Вместо бумажных актов и счетов вы отправляете файл, подписанный электронной подписью, и получаете подтверждение доставки. Для ИП это способ не хранить кипы бумаг и быстрее закрывать сделки с контрагентами.
Подключение добровольное. Но если ваш покупатель или поставщик уже работает в Диадоке, он может попросить вас тоже подключиться — иначе обмен документами придётся вести на бумаге. Регистрация бесплатна, платить нужно за тариф, который даёт право отправлять документы.
Что подготовить до регистрации
Первый шаг — электронная подпись. Без действующего сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи зарегистрироваться и подписывать документы не получится. Подпись оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре, для ИП нужны паспорт, ИНН и СНИЛС.
Второй шаг — проверьте реквизиты. Понадобятся ИНН, ОГРНИП, полное наименование, адрес и контактные данные. Ошибка в ИНН или ОГРНИП приведёт к тому, что контрагент не сможет вас найти в системе или документы уйдут не тому адресату.
Третий шаг — определитесь, кто будет работать в сервисе. У ИП без сотрудников это обычно сам предприниматель. Если есть бухгалтер или помощник, для них заводят отдельные доступы, чтобы не передавать свою подпись.
Порядок действий при регистрации
Зайдите на сайт сервиса и выберите регистрацию для бизнеса. Укажите, что вы ИП, и заполните форму: ИНН, ОГРНИП, название, адрес электронной почты. Система проверит данные по государственным реестрам.
Подключите электронную подпись. Сервис предложит установить криптопровайдер и выбрать сертификат. Если подпись хранится на токене, вставьте его в компьютер. После проверки подписи аккаунт станет активным.
Настройте профиль: добавьте логотип, контакты, реквизиты для документов. Затем выберите тариф. Без оплаченного тарифа вы сможете принимать документы, но отправка будет недоступна.
Проверьте, что вас находят контрагенты. Попросите партнёра найти вашу организацию по ИНН в системе. Если поиск не даёт результата, значит, регистрация не завершена или данные не синхронизировались.
Ошибки при подключении и их последствия
Самая частая ошибка — регистрация на старую или чужую электронную подпись. Документы, подписанные таким сертификатом, контрагент не примет, а сделка останется без закрывающих бумаг. Проверьте срок действия сертификата до начала работы.
Вторая ошибка — неверные реквизиты при заполнении. Если в профиле указан неверный ИНН или наименование, документы будут юридически недействительны, а партнёр не сможет подтвердить расходы. Исправлять придётся через поддержку сервиса, а часть уже отправленных документов — переоформлять.
Третья ошибка — работа без оплаченного тарифа. Вы будете видеть входящие документы, но не сможете отправить свои. В результате сорвётся срок выставления счёта или передачи акта.
Четвёртая ошибка — передача своей подписи другим людям. Если сотрудник подписывает документы вашим сертификатом, ответственность за содержание бумаг лежит на вас. Заведите отдельные доступы и, если нужно, отдельную подпись для работника.
Как проходит работа после регистрации
После подключения вы получаете входящие документы от контрагентов и подтверждаете их получение. Отправленные документы хранятся в архиве сервиса, их можно скачать в любой момент. Каждое действие фиксируется: видно, кто и когда подписал документ.
Для налоговой электронные документы, подписанные квалифицированной подписью, равнозначны бумажным с собственноручной подписью. Храните их в архиве сервиса или выгружайте на свой носитель — при проверке нужно будет подтвердить сделку.
Если вы прекращаете деятельность ИП, доступ к сервису закрывается после завершения расчётов с контрагентами. Перед закрытием выгрузите архив документов: после блокировки аккаунта получить их будет сложнее.
Частые вопросы
Можно ли зарегистрироваться в Диадоке без электронной подписи?
Нет. Для регистрации и подписания документов нужна действующая усиленная квалифицированная электронная подпись. Без неё аккаунт не активируется.
Сколько стоит регистрация ИП в Диадоке?
Регистрация бесплатна. Платить нужно за тариф, который даёт право отправлять документы; стоимость зависит от выбранного плана.
Что будет, если указать неверный ИНН при регистрации?
Контрагенты не смогут найти вас в системе, а отправленные документы будут недействительны. Данные придётся исправлять через поддержку сервиса.
Нужно ли регистрироваться в Диадоке, если контрагент работает на бумаге?
Нет, подключение добровольное. Но если партнёр перейдёт на электронный документооборот, без регистрации вы не сможете с ним обмениваться документами.
Услуга по теме: Постановка учёта.