Счета-фактуры должны попадать в учёт своевременно и в полном объёме: каждая полученная и выставленная. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках. Достаточно сверить первичные документы с тем, что отражено в учёте, и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов.
Почему это ваша зона контроля, а не только бухгалтера
Счета-фактуры влияют на вычеты по НДС и на расходы в налоговом учёте. Если документ не зарегистрирован или зарегистрирован с опозданием, обязательства перед бюджетом могут оказаться посчитаны неверно. Ответственность за организацию учёта лежит на руководителе, поэтому проверять стоит регулярно, а не раз в год.
Вам не нужно знать, как устроен регистр. Нужно убедиться в двух вещах: документ есть в учёте и он там появился вовремя. Дальше — вопрос дисциплины обмена документами между вами и бухгалтером.
Что должно быть налажено в работе с документами
Первое — понятный маршрут документа. Вы или сотрудник получаете счёт-фактуру от поставщика и передаёте её бухгалтеру в согласованном виде и в согласованный срок. Если маршрута нет, документы оседают в почте, в мессенджерах и в папках на компьютере.
Второе — единая точка сбора. Все счета-фактуры, и полученные, и выставленные вами, должны попадать в одно место. Так проще сверить: сколько документов пришло за период и сколько отражено.
Третье — обратная связь. Бухгалтер сообщает вам, каких документов не хватает или какие пришли с опозданием. Молчание в этом месте — не признак порядка, а признак того, что сверка не делается.
Четвёртое — доступность данных. Вы в любой момент можете запросить список зарегистрированных счетов-фактур за период. Если такой список получить нельзя или он готовится слишком долго, это повод разобраться в учёте.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Сверка по крупным поставщикам. Возьмите несколько контрагентов, с которыми работаете постоянно, и попросите перечень их счетов-фактур за период. Сравните с тем, что есть у вас в документах. Расхождения видны сразу.
Сверка выставленных документов. Попросите список счетов-фактур, которые вы выставили покупателям. Сверьте с отгрузками и актами. Если продажа была, а документа в списке нет, вычет у покупателя под вопросом, а ваша реализация может быть отражена не полностью.
Проверка по датам. Посмотрите, насколько дата регистрации документа в учёте отличается от даты самого документа. Большой разрыв по повторяющимся поставщикам говорит о том, что документы приходят к бухгалтеру с задержкой.
Выборочная проверка папки входящих. Возьмите несколько документов из своей почты или папки и проверьте, есть ли они в учёте. Это самая быстрая проверка полноты.
Сверка с актами и накладными. Счёт-фактура не живёт отдельно. Если акт или накладная есть, а счёта-фактуры в учёте нет, ищите причину.
Проверка исправленных и корректировочных документов. Спросите, как учитываются исправления и изменения стоимости. Если такие документы были, они должны быть видны в учёте, а не только в переписке.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы, на которые можно ответить коротко и по делу.
- Как документы попадают к вам и в какой срок?
- Как вы сверяете полноту: сколько документов пришло и сколько отражено?
- Что происходит, если счёт-фактура пришла позже?
- Как вы отслеживаете документы, которые должны были прийти, но не пришли?
- Можете ли выдать список зарегистрированных счетов-фактур за период по моему запросу?
- Кто отвечает за сверку с крупными поставщиками и как часто она делается?
Ответы «всё под контролем» без описания процедуры — не ответ. Вам нужен понятный порядок, а не заверения.
Тревожные сигналы
- Списки документов за период получить не удаётся или они не сходятся с вашими.
- Постоянные поставщики есть в документах, но не видны в учёте.
- Документы регистрируются заметно позже даты выставления, и это повторяется.
- Исправления и корректировки обсуждаются в переписке, но не отражаются.
- Бухгалтер не может объяснить, как проверяется полнота.
- Вы узнаёте о проблеме с документами только при подготовке отчётности.
Каждый из этих сигналов сам по себе не приговор. Но несколько сразу означают, что процесс не выстроен.
Что делать при обнаружении проблем
Сначала зафиксируйте расхождения письменно: какие документы, за какой период, чего не хватает. Так разговор переходит из общих слов в конкретный список.
Затем обсудите с бухгалтером причину и порядок действий. Нужен план: что делается с пропущенными документами, как меняется обмен документами, кто и когда делает сверку.
Введите регулярную проверку. Раз в месяц или квартал запрашивайте список счетов-фактур и сверяйте его с крупными контрагентами. Это занимает немного времени, но позволяет замечать сбои рано.
Если договориться о порядке не получается, рассмотрите смену схемы работы с учётом. Иногда проблема не в людях, а в том, что документы физически не доходят до бухгалтера.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять регистрацию счетов-фактур?
Достаточно регулярной сверки по итогам периода и выборочной проверки между ними. Главное — делать это постоянно, а не от случая к случаю.
Нужно ли мне разбираться в проводках?
Нет. Вам достаточно сверять документы, которые есть у вас, со списком, который предоставляет бухгалтер.
Что делать, если поставщик не прислал счёт-фактуру?
Запросите документ у поставщика и сообщите бухгалтеру, что документ ожидается. Так он попадёт в учёт, как только придёт.
Можно ли поручить сверку сотруднику?
Да, если у него есть доступ к документам и понятный список контрагентов для проверки. Результат стоит просматривать вам.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.