Учетная политика — это внутренний документ, который устанавливает, как вы ведете учет и считаете налоги. Ее утверждает руководитель, и без нее учет ведется произвольно, а проверяющие не понимают, откуда взялись цифры в отчетности. Составить документ можно один раз и затем только вносить изменения, когда меняются закон или ваши методы работы.
Что это за документ и зачем он нужен
Учетная политика описывает правила, по которым вы формируете данные учета. Систему налогового учета организация организует самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил: правила действуют от одного налогового периода к другому (ст. 313 НК РФ). Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем (ст. 313 НК РФ).
Для владельца бизнеса это означает две вещи. Первая: вы сами решаете, как отражать операции, если закон дает выбор. Вторая: выбранный вариант нельзя менять произвольно, иначе цифры в декларациях будут расходиться с тем, что записано в документе.
Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). Готовых бланков, которые нужно заполнить по указке инспекции, не существует — документ вы разрабатываете под свою деятельность.
Что должно быть внутри
Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов. Также в них фиксируется порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, и сумма остатка расходов (убытков), подлежащая отнесению на расходы в следующих налоговых периодах (ст. 313 НК РФ). Отдельно описывается порядок формирования сумм создаваемых резервов и сумма задолженности.
На практике документ состоит из нескольких частей:
- общие положения: кто отвечает за ведение учета, какие регистры применяются;
- правила признания доходов и расходов;
- порядок создания и использования резервов;
- порядок переноса убытков на будущие периоды;
- приложения: формы регистров и документов.
Если вы начали новый вид деятельности, вы обязаны определить и отразить в учетной политике для целей налогообложения принципы и порядок отражения для целей налогообложения этих видов деятельности (ст. 313 НК РФ). Например, открыли розницу при оптовой торговле — допишите раздел про нее.
Порядок действий для владельца
Шаг первый — определите, какие операции у вас есть и по каким из них закон позволяет выбор. Шаг второй — зафиксируйте выбранные варианты в тексте документа. Шаг третий — утвердите документ приказом руководителя: порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике, утверждаемой руководителем (ст. 313 НК РФ).
Шаг четвертый — проверьте, что бухгалтер ведет учет именно по этим правилам. Расхождение между документом и фактическим учетом — самая частая претензия при проверке: формально политика есть, но цифры в ней не совпадают с тем, что попало в отчетность.
Шаг пятый — храните документ вместе с приложениями и приказами об изменениях. Если придет запрос, вы покажете не только сам текст, но и историю его правок.
Когда менять учетную политику
Есть два разных основания, и сроки вступления изменений в силу отличаются.
При изменении применяемых методов учета решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения принимается с начала нового налогового периода (ст. 313 НК РФ). То есть если вы решили считать расходы иначе по своей воле, менять правила посреди года нельзя — ждите следующего.
При изменении законодательства о налогах и сборах — не ранее чем с момента вступления в силу изменений норм указанного законодательства (ст. 313 НК РФ). Здесь дата привязывается к дате вступления в силу поправок, а не к началу года.
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета (ст. 313 НК РФ). Просто «захотелось по-другому» — не основание.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — списать документ из шаблона и не открыть его больше ни разу. Тогда в нем остаются варианты учета, которых у вас нет, а нужных разделов не хватает.
Вторая — менять правила задним числом. Если вы пересчитали показатели за прошедший период по новым правилам, у проверяющих возникнет вопрос, на каком основании изменился учет.
Третья — не отражать новые виды деятельности. Это прямое нарушение требования ст. 313 НК РФ: принципы и порядок отражения новых видов деятельности должны быть в документе.
Четвертая — держать политику в одном экземпляре у бухгалтера. При смене бухгалтера или проверке документ должен быть у вас.
Последствия сводятся к спорам о том, как посчитана налоговая база. Если правило не зафиксировано, вы не сможете объяснить, почему учли операцию именно так, и будете переделывать расчеты и отчетность.
Частые вопросы
Кто утверждает учетную политику в ООО?
Руководитель организации. Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике, утверждаемой руководителем (ст. 313 НК РФ). Отдельного согласования с участниками или инспекцией не требуется.
Можно ли поменять правила учета в середине года?
По своей инициативе — нет. Решение об изменении методов учета принимается с начала нового налогового периода (ст. 313 НК РФ). Исключение — поправки в законодательство: тогда изменения действуют не ранее даты вступления поправок в силу.
Нужно ли переписывать политику, если появился новый вид деятельности?
Да. Вы обязаны определить и отразить в учетной политике принципы и порядок отражения для целей налогообложения новых видов деятельности (ст. 313 НК РФ). Добавьте раздел и утвердите изменения приказом.
Инспекция может потребовать бланки регистров по своей форме?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). Формы вы разрабатываете сами и закрепляете в приложении к политике.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.