Управление персоналом — это решения о людях: кого нанять, на каких условиях, как оценивать и увольнять. Кадровое делопроизводство — документы, которыми эти решения закрепляются. Ведёт их обычно один человек или небольшая кадровая служба, но отвечает за порядок руководитель.
Что входит в управление персоналом
Управление персоналом начинается до найма. Вы решаете, какая должность нужна, какие задачи сотрудник будет выполнять и по какому графику. От этого зависит трудовой договор, оклад и режим работы.
Дальше идут подбор, оформление, испытательный срок, оценка результатов, обучение, переводы и увольнение. Каждое из этих решений оформляется документом. Устные договорённости при проверке или споре не работают.
Отдельно стоит численность. Для некоторых организаций закон устанавливает требования к средней численности работников. Например, по ст. 427 НК РФ для пониженных тарифов страховых взносов средняя численность за девять месяцев года, предшествующего переходу, должна составлять не менее семи человек, а за расчётный период — не ниже средней численности за предыдущий период. Если вы рассчитываете на льготу, численность нужно считать и подтверждать.
Какие документы ведёт кадровое делопроизводство
Базовый набор есть у каждого работодателя. Это трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме, переводах и увольнении, личные карточки, график отпусков, табели учёта рабочего времени.
К этому добавляются локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда. Сотрудников знакомят с ними под подпись.
Отдельный блок — документы по дисциплине и материальной ответственности: объяснительные, акты, приказы о взысканиях. Их оформляют по факту события, а не задним числом.
Если работник трудится дистанционно, условия прописывают в трудовом договоре. Выплаты дистанционным работникам за выполнение трудовой функции по договору с российской организацией относятся к доходам от источников в РФ по ст. 208 НК РФ. Это влияет на то, как вы считаете налог с таких выплат.
Порядок действий при приёме и увольнении
При приёме сначала подписывают трудовой договор, затем издают приказ, затем вносят запись в трудовую книжку, если она ведётся. Работника знакомят с локальными актами и инструкциями. До первого рабочего дня должно быть оформлено рабочее место и доступы.
При увольнении важен день и основание. Издайте приказ, выдайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, произведите расчёт в последний рабочий день. Если сотрудник отказывается получать документы, составьте акт.
При сокращении действует отдельная процедура: предложение других вакансий, уведомления, сроки. Ошибка в сроках — частая причина восстановления работника через суд.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — работать без письменных документов. Нет договора или в нём не те условия, которые применяются на деле: при споре суд будет исходить из фактических отношений.
Вторая — путать гражданско-правовой договор и трудовой. Если человек подчиняется распорядку, работает на вашем оборудовании и получает регулярную оплату, отношения признают трудовыми. Последствие — доначисление взносов и налогов.
Третья — неправильно считать выплаты, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень в ст. 422 НК РФ закрытый, и трактовать его расширительно нельзя. Например, там упомянуто возмещение расходов дистанционных работников на оборудование и программно-технические средства в определённой сумме. Всё сверх этого облагается взносами.
Четвёртая — отсутствие учёта рабочего времени. Переработки, работа в выходные и ночные часы должны быть оформлены и оплачены. Без табеля доказать свою позицию сложно.
Пятая — хранение персональных данных без согласий и без ограничения доступа. Собирайте только те данные, которые нужны для работы.
Как выстроить работу с нуля
Шаг первый — составьте перечень должностей и штатное расписание. Шаг второй — подготовьте шаблоны трудовых договоров под разные режимы работы. Шаг третий — утвердите локальные акты и ознакомьте с ними сотрудников.
Шаг четвёртый — назначьте ответственного за кадровые документы и заведите журналы: приказов, трудовых книжек, ознакомлений. Шаг пятый — установите порядок хранения. Документы по работникам хранятся отдельно от бухгалтерских и доступны ограниченному кругу лиц.
Шаг шестой — сверяйте документы с расчётами по зарплате и взносам. Кадровые решения и выплаты должны совпадать: приказ о приёме, табель, расчётная ведомость.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный кадровик небольшой компании?
Нет, обязанность вести кадровые документы лежит на работодателе, а не на отдельной должности. В ООО и ИП эту работу может выполнять руководитель или назначенный сотрудник.
Можно ли оформить сотрудника по договору подряда?
Можно, если работа разовая и результат можно принять по акту. Если человек работает постоянно и подчиняется распорядку, отношения признают трудовыми с доначислением взносов и налогов.
Что будет, если не вести трудовые договоры?
При проверке это нарушение трудового законодательства, а при споре работник сможет ссылаться на фактические условия работы. Риски — штрафы, доначисления и восстановление уволенных.
Как часто обновлять локальные акты?
Когда меняются условия работы, оплата или требования закона. Каждое изменение доводят до сотрудников под подпись, иначе оно не применяется.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.