Воинский учёт в кадровом делопроизводстве — это набор документов и действий работодателя по сведениям о военнообязанных сотрудниках. Ведёт его организация или ИП, у которых есть работники, подлежащие воинскому учёту. Работа сводится к трём вещам: собрать документы при приёме, вовремя сообщить в военкомат об изменениях и хранить сведения о сотрудниках.
Кто попадает под воинский учёт
Учёт касается граждан, которые состоят на воинском учёте или обязаны на нём состоять. Это мужчины призывного возраста и военнообязанные в запасе. Женщины попадают под учёт только по отдельным военно-учётным специальностям.
Часть сотрудников от учёта освобождена. Это граждане, признанные не годными к военной службе, и те, кто уже прошёл военную службу по призыву и не подлежит учёту. Точный перечень лучше сверять по документам воинского учёта сотрудника, а не по возрасту.
Проверять статус нужно у каждого нового работника. Если пропустить военнообязанного, у организации появится неучтённый сотрудник, а это уже нарушение правил воинского учёта.
Какие документы ведёт работодатель
Основной документ — личная карточка сотрудника, где фиксируются сведения воинского учёта. В ней указывают категорию учёта, воинское звание, состав, данные военного билета или приписного свидетельства.
Второй документ — журнал учёта. В нём отражают приём и увольнение военнообязанных, а также изменения сведений о них. Журнал ведут по каждому сотруднику отдельно, чтобы при проверке можно было показать историю.
Третий элемент — сами документы воинского учёта сотрудника. Работодатель не хранит военный билет, но снимает с него копию или фиксирует данные в карточке. Копии хранятся вместе с личным делом.
Если в организации много сотрудников, сведения удобно вести в электронном виде. Но бумажные карточки и журнал всё равно нужны: их проверяют в первую очередь.
Что сделать при приёме на работу
При приёме проверьте документы воинского учёта. У военнообязанного это военный билет, у призывника — приписное свидетельство. Сверьте отметки о постановке на учёт и данные о месте жительства.
Заполните личную карточку и внесите запись в журнал. Отметьте дату приёма и должность. Если сотрудник не состоит на учёте, а должен, направьте его в военкомат и зафиксируйте это в документах.
Сроки сообщений в военкомат устанавливает законодательство о воинском учёте. Не откладывайте отправку сведений: нарушение сроков — самая частая причина претензий при проверке.
Что делать при изменениях и увольнении
Сообщайте в военкомат об изменениях сведений о сотруднике. Это смена должности, семейного положения, места жительства, образование, а также увольнение. Каждое изменение отражайте в карточке и журнале.
При увольнении военнообязанного сделайте отметку в его документах воинского учёта и внесите запись в журнал. Сведения об увольнении направьте в военкомат.
Если сотрудник получил новое звание или изменил категорию учёта, обновите карточку. Старые данные не зачёркивайте: рядом укажите новые и дату изменения.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — принимать сотрудников без проверки документов воинского учёта. В итоге в организации появляются люди, которых нет в журнале, а военкомат не получает сведений.
Вторая ошибка — не сообщать об изменениях и увольнениях. Данные в военкомате устаревают, а работодатель получает замечания при проверке.
Третья ошибка — вести журнал нерегулярно или заполнять его задним числом. При проверке видно несоответствие дат приёма и записей.
Ответственность за нарушения правил воинского учёта предусмотрена законодательством. Точный размер штрафа зависит от состава нарушения, поэтому проверяйте актуальные нормы перед проверкой.
Как организовать работу
Назначьте сотрудника, который отвечает за воинский учёт. Обычно это кадровик или бухгалтер. Закрепите обязанность в трудовом договоре или должностной инструкции.
Заведите папку с карточками и журналом. Храните копии документов воинского учёта вместе с личными делами. Проверяйте записи раз в квартал: так проще найти пропуски.
Перед приёмом нового сотрудника сверяйте его статус с документами. Если сомневаетесь, направьте запрос в военкомат. Это быстрее, чем исправлять ошибки после проверки.
Частые вопросы
Нужно ли вести воинский учёт, если в компании один сотрудник?
Да, если сотрудник подлежит воинскому учёту. Обязанность не зависит от численности работников.
Что делать, если у сотрудника нет военного билета?
Направьте его в военкомат для постановки на учёт. До получения документа зафиксируйте в карточке, что сведения отсутствуют.
Хранить военный билет сотрудника у себя?
Нет, военный билет хранится у сотрудника. Работодатель фиксирует данные в карточке и при необходимости снимает копию.
Что будет за отсутствие журнала воинского учёта?
Это нарушение правил воинского учёта. При проверке работодателю выпишут предписание и могут привлечь к ответственности по законодательству.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.