Качество бухучёта видно не по толщине папок, а по тому, может ли бухгалтер быстро и по документам ответить на ваши вопросы. Если ответы расплывчаты, а цифры в отчётах расходятся с тем, что вы знаете о бизнесе, стоит разбираться. Проверить учёт можно самому, без специальных знаний.
Что спросить у бухгалтера после закрытия месяца
Начните с простого: попросите показать, что долгов перед бюджетом нет или они известны и посчитаны. Бухгалтер должен назвать суммы и объяснить, из чего они сложились. Если ответ «там всё нормально» без деталей — это повод копать дальше.
Спросите, какие операции в закрытом месяце он считает спорными и почему. Хороший признак — когда бухгалтер сам называет места, где пришлось выбирать между вариантами учёта, и объясняет выбор. Плохой — когда на такой вопрос отвечают «а что там может быть спорного».
Попросите расшифровать любую крупную цифру в отчёте: откуда взялась сумма, каким документом подтверждена. Ответ по памяти, без обращения к учёту, — тревожный сигнал. Учёт должен быть устроен так, чтобы за цифрой стоял конкретный документ.
Что проверить самому, без знаний бухгалтерии
Сверьте деньги. Остаток по расчётному счёту в банковской выписке на конец месяца должен совпадать с тем, что бухгалтер показывает в учёте. Расхождение — всегда ошибка или неучтённая операция, третьего не дано.
Сверьте долги. Позвоните или напишите двум-трём крупным контрагентам и попросите подтвердить, сколько они вам должны и сколько должны вы. Если их цифры не совпадают с учётом, значит, часть документов не попала в бухгалтерию или попала неверно.
Посмотрите на первичные документы. Договоры, акты, счета, накладные должны лежать в порядке, к которому есть доступ не только у бухгалтера. Если при уходе бухгалтера документы «исчезают» или хранятся только у него на компьютере, вы теряете контроль над бизнесом.
Проверьте, приходят ли вам на подпись платёжные документы и отчётность. Собственник должен видеть, что подписывает. Подпись вслепую — риск, который ложится на вас, а не на бухгалтера.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Отчёты сдаются вовремя, и вы узнаёте об этом не от налоговой, а от бухгалтера. О любых сроках и требованиях вас предупреждают заранее, а не ставят перед фактом.
Цифры в отчётах совпадают с вашим ощущением бизнеса. Вы примерно знаете выручку и основные расходы; если учёт показывает совсем другое, бухгалтер должен объяснить расхождение, а не отмахнуться.
Бухгалтер задаёт вам вопросы. Просит документы, уточняет назначение платежа, спрашивает про сделки. Молчание в течение месяца при активном бизнесе — плохой знак.
Учёт можно передать другому человеку. Если документы в порядке, а записи понятны, смена бухгалтера проходит спокойно. Это лучшая проверка качества: попробуйте представить, что завтра учёт примет новый человек.
Тревожные сигналы
Вас просят подписать документы, смысл которых не объясняют. Или присылают отчётность на подпись в последний день, когда разбираться уже некогда. Так делать нельзя: подписывает собственник, и спрашивать будут с него.
Бухгалтер совмещает учёт с другими вашими делами и путает, о какой компании речь. Ошибки в названиях контрагентов, суммах, периодах — признак спешки или невнимательности.
Вы не можете получить простой ответ на простой вопрос. Например, сколько налогов заплатили за квартал. Если на это уходит несколько дней и требует «уточнений», учёт, скорее всего, ведётся формально.
Бухгалтер избегает письменных ответов. Устно всё «нормально», а написать и подтвердить — отказывается. Письменный ответ дисциплинирует и даёт вам защиту, если что-то пойдёт не так.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала поговорите. Сформулируйте список вопросов письменно и попросите ответить так же. Часто этого достаточно: человек понимает, что контроль есть, и меняет подход.
Проведите сверку с контрагентами и банком. Это даст факты, на которые можно опереться в разговоре. Без фактов спор превращается в «вы не понимаете, я бухгалтер».
Если ответы не устраивают, пригласите другого бухгалтера посмотреть учёт. Взгляд со стороны покажет, есть ли реальные проблемы и насколько они серьёзны. Это дешевле, чем исправлять последствия через год.
Не тяните с решением. Ошибки в учёте накапливаются, и разбирать их задним числом сложнее и дороже, чем поправить сейчас. Чем раньше вы начнёте задавать вопросы, тем спокойнее будет закрытие следующего года.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять работу бухгалтера?
Регулярно, а не раз в год. Достаточно нескольких вопросов после каждого закрытия месяца и одной сверки с банком и контрагентами.
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Сверка остатков с банком и долгов с контрагентами не требует специальных знаний. Если цифры не сходятся, это уже повод для разговора.
Что делать, если бухгалтер обижается на вопросы?
Спокойно объяснить, что вопросы — часть вашей работы как собственника. Если разговор не получается, стоит искать другого бухгалтера.
Опасно ли менять бухгалтера в середине года?
Сама смена не опасна, если документы и учёт в порядке. Сложности возникают, когда бумаги разрознены, поэтому сначала проверьте, что можно передать.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.