6-НДФЛ и РСВ — это два разных отчёта по одному и тому же сотруднику. В 6-НДФЛ вы показываете его доход и удержанный налог, в РСВ — взносы с выплат. Отчёты сдают в разные сроки и в разные ведомства, поэтому их нельзя путать.
Чем 6-НДФЛ отличается от РСВ
6-НДФЛ — отчёт по налогу на доходы физических лиц. В нём видно, сколько сотрудники получили, сколько налога вы удержали и перечислили. Отчёт сдают в налоговую по месту учёта.
РСВ — расчёт по страховым взносам. Здесь те же выплаты, но с другой стороны: с них начисляются взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование. РСВ тоже идёт в налоговую, но это отдельная форма и отдельная логика.
Главное отличие для владельца: 6-НДФЛ отвечает на вопрос «сколько налога с людей», РСВ — «сколько взносов с фонда оплаты труда». Один и тот же доход попадает в оба отчёта, но разными строками.
Кто сдаёт и в какие сроки
Отчитываются все, кто платит доходы физлицам: ООО и ИП с сотрудниками. Если у ИП нет работников и он не привлекал людей по договорам, отчёты по зарплате ему не нужны.
Сроки зависят от отчётного периода. За квартал, полугодие и девять месяцев отчёты сдают не позже установленной даты следующего месяца, за год — в начале следующего года. Точные даты смотрите в календаре отчётности на текущий период: они сдвигаются из-за выходных и переносов.
Если крайний срок выпал на выходной, он переносится на следующий рабочий день. Это правило работает в вашу пользу, но не отменяет саму обязанность сдать отчёт.
Что сверить перед отправкой
Перед сдачей проверьте три вещи. Первое — суммы выплат совпадают с расчётными ведомостями и банковскими выписками. Второе — удержанный налог соответствует тому, что вы фактически перечислили в бюджет. Третье — данные сотрудников актуальны: ИНН, СНИЛС, ФИО.
Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ налоговая видит автоматически. Суммы выплат в обоих отчётах должны биться между собой. Если в одном отчёте доход есть, а в другом его нет, программа контроля выдаст ошибку и потребует пояснений.
Отдельно проверьте выплаты, которые не облагаются взносами или налогом. Их нужно правильно отразить, иначе отчёт покажет завышенную или заниженную базу.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая и самая частая — неверный период. Доход, выплаченный в одном месяце, попадает в отчёт другого квартала. Это ломает контрольные соотношения и вызывает вопросы.
Вторая — забыли отразить выплаты в натуральной форме или материальную выгоду. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах по займу от работодателя — это доход сотрудника. С 2024 года правила по таким доходам изменились, поэтому старые шаблоны не подходят.
Третья — неверно посчитали взносы по договорам гражданско-правового характера. Выплаты подрядчику-физлицу попадают в РСВ, но не всегда облагаются так же, как зарплата штатного сотрудника.
Четвёртая — ИП забывает про вычет по расходам. По ст. 221 НК РФ предприниматель может уменьшить доход на подтверждённые расходы. Если документов нет, вычет считается по нормативу — 20 процентов от суммы доходов от предпринимательской деятельности. Это влияет на базу по НДФЛ, которую вы показываете в отчётности.
Последствия ошибок и что делать
За опоздание с отчётом и за недостоверные сведения предусмотрены штрафы. Точный размер зависит от вида нарушения и периода, поэтому сверяйтесь с действующими нормами, а не с прошлогодними памятками.
Если ошибку нашли сами, подайте уточнённый расчёт. Это лучше, чем ждать требования из налоговой: добровольное исправление снижает риск спора. К уточнёнке приложите пояснения, если расхождение между отчётами остаётся.
Если требование уже пришло, отвечать нужно в срок, указанный в самом требовании. Игнорирование приводит к блокировке счёта и дополнительным штрафам.
Заведите привычку сверять отчёты до отправки: выплаты, налог, взносы, данные людей. Пятнадцать минут проверки дешевле, чем разбор с инспектором.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ и РСВ, если сотрудников нет?
Если вы не платите доходы физлицам, отчёты по зарплате не сдаются. Как только появился хотя бы один договор с человеком, обязанность возникает.
Можно ли объединить 6-НДФЛ и РСВ в один отчёт?
Нет, это две разные формы с разными сроками и разными данными. Их подают отдельно, даже если период совпадает.
Что будет, если суммы в 6-НДФЛ и РСВ не совпадут?
Налоговая увидит расхождение при проверке и запросит пояснения. Если ошибка подтвердится, придётся сдать уточнённые расчёты.
Облагается ли взносами заём сотруднику от компании?
Экономия на процентах по такому займу — доход работника по ст. 212 НК РФ. Порядок обложения зависит от условий займа и даты получения дохода, поэтому проверьте каждую выдачу отдельно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.