Реорганизация не отменяет обязанность отчитаться по НДФЛ за сотрудников. Расчёт 6-НДФЛ сдают за выплаты, начисленные до завершения реорганизации, и отдельно — за выплаты после неё. Ниже — что сделать по шагам и где чаще всего ошибаются.
Кто сдаёт расчёт и за какой период
Пока реорганизация не завершена, обязанности налогового агента по НДФЛ остаются у действующей организации. Она начисляет зарплату, удерживает налог и отражает эти суммы в расчёте 6-НДФЛ за свои отчётные периоды.
После завершения реорганизации обязанности по выплатам переходят к правопреемнику. Правопреемник сдаёт расчёт за те выплаты, которые он произвёл сам, и отвечает за налог, удержанный с них.
Практический вывод: до даты завершения реорганизации закройте расчёт по всем начислениям, которые сделаны в вашей организации. Не откладывайте сдачу на потом — после смены юридического лица исправлять отчётность сложнее.
Выплаты до реорганизации
Зарплату, премии, отпускные и больничные, начисленные до завершения реорганизации, отражайте в 6-НДФЛ той организации, которая их начислила. Это касается и выплат, срок которых приходится на дни после реорганизации, если начисление сделано раньше.
Проверьте, что все суммы попали в расчёт того периода, когда они начислены. Сверьте данные с расчётными ведомостями и с записями по счетам учёта зарплаты.
Если сотрудники получили доход в натуральной форме или в виде материальной выгоды до реорганизации, эти суммы тоже входят в расчёт. Не оставляйте их «на потом» — у правопреемника этих начислений в учёте не будет.
Выплаты после реорганизации
Выплаты, которые производит правопреемник, отражает в своём 6-НДФЛ уже он. Это зарплата за дни после реорганизации, компенсации, пособия и другие доходы, начисленные новым юридическим лицом.
Правопреемник не вправе включать в свой расчёт суммы, которые начислила и не отразила прежняя организация. Такие суммы нужно восстановить в отчётности предшественника.
Отдельно проверьте переходный период: дни, когда часть начислений сделана до реорганизации, а выплата — после. Здесь важно, кто именно начислил доход. Начисление определяет, чей это расчёт.
Передача документов правопреемнику
Передайте правопреемнику документы по зарплате: расчётные ведомости, приказы о выплатах, данные об удержанном и перечисленном НДФЛ. Без этих документов новый налоговый агент не сможет корректно заполнить свой расчёт.
Составьте акт передачи. В нём перечислите, какие суммы начислены, какой налог удержан и перечислен, за какие периоды сдан 6-НДФЛ. Так вы зафиксируете границу ответственности между организациями.
Если документы не передать, правопреемник может повторно включить в расчёт уже отражённые суммы или, наоборот, потерять часть доходов сотрудников. И то и другое приводит к расхождениям с данными налоговой.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — сдать расчёт за период, в котором организация уже не является налоговым агентом по этим выплатам. Это создаёт задвоение сумм в целом по сотруднику.
Вторая ошибка — не отразить начисления, сделанные в последние дни перед реорганизацией. Сотрудник получает доход, а в отчётности он не появляется.
Третья ошибка — передать правопреемнику только трудовые книжки и приказы, без данных о налоге. Тогда новый агент не знает, какие суммы уже удержаны.
Последствия — расхождения в расчёте, вопросы от налоговой и необходимость подавать уточнённый расчёт. Исправлять отчётность за организацию, которая уже прекратила деятельность, сложнее, чем сдать всё вовремя.
Что сделать по шагам
- Определите дату завершения реорганизации и разделите начисления на «до» и «после».
- Проверьте, что все доходы до этой даты попали в 6-НДФЛ вашей организации.
- Сверьте удержанный и перечисленный налог с данными учёта.
- Подготовьте акт передачи документов по зарплате правопреемнику.
- Убедитесь, что правопреемник не включает в свой расчёт чужие начисления.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ за сотрудников, если организация присоединяется к другой?
Да, за выплаты, начисленные до завершения присоединения, расчёт сдаёт присоединяемая организация. Выплаты после присоединения отражает уже правопреемник.
Кто отвечает за налог, если зарплата начислена до реорганизации, а выплачена после?
Отвечает тот, кто начислил доход, — то есть прежняя организация. Эти суммы должны быть отражены в её расчёте.
Что будет, если не передать правопреемнику данные об удержанном НДФЛ?
Правопреемник не сможет корректно заполнить расчёт. Возможны задвоение сумм или пропуск доходов, а значит — расхождения с данными налоговой и уточнённые расчёты.
Можно ли исправить 6-НДФЛ после завершения реорганизации?
Исправления по выплатам прежней организации вносит её правопреемник в порядке, установленном для таких случаев. Поэтому проще проверить расчёт до завершения реорганизации.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.