Отчетность по зарплате — это несколько разных отчетов, которые сдаются в разные ведомства и в разные сроки. Ошибка в одном из них не отменяет остальные. Поэтому удобнее вести календарь по каждому сотруднику и каждой выплате, а не вспоминать о сдаче в последний день.
Из чего состоит отчетность по зарплате
Единого отчета «по зарплате» не существует. На практике речь идет о нескольких документах: отчет по налогу на доходы физлиц, расчет по страховым взносам и сведения персонифицированного учета. К ним добавляются документы по выплатам работникам и удержаниям.
Каждый отчет отвечает на свой вопрос. Первый — сколько дохода получили работники и сколько налога с него удержано. Второй — сколько взносов начислено и уплачено. Третий — какие периоды работы и стаж засчитываются работникам.
Для владельца бизнеса это значит простое правило: одна выплата зарплаты порождает записи сразу в нескольких отчетах. Если бухгалтер ведет их по отдельности и вручную, расхождения появляются почти неизбежно.
Порядок действий от выплаты до сдачи
Начните с документов на выплату. Зарплата начисляется по табелю учета рабочего времени, приказам о приеме, отпусках и больничных. Если табель заполняется задним числом, суммы в отчетах придется пересчитывать.
Дальше удержите налог на доходы физлиц и начислите страховые взносы. Дата фактического получения дохода в виде зарплаты определяется как день совершения соответствующего платежа (ст. 223 НК РФ). От этой даты зависит, в какой период попадет доход.
Отдельно проверьте выплаты, которые не являются зарплатой. Для доходов в виде материальной выгоды от экономии на процентах по заемным средствам датой получения дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены такие средства (ст. 223 НК РФ). Для сумм, выданных под отчет, — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (ст. 223 НК РФ).
Затем сформируйте отчеты и сверьте суммы между ними. Доходы в отчете по налогу и база по взносам должны сходиться по каждому человеку, а не только итогом по компании. Расхождение по одному работнику — самая частая причина вопросов от проверяющих.
Последний шаг — сохранить подтверждающие документы. Расчетные ведомости, платежные поручения, табели и приказы держите в одном месте. При проверке вы сможете показать, из чего сложилась каждая сумма.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — платить зарплату и не отражать выплату в отчете за тот же период. Сдвиг на месяц кажется безобидным, но он ломает сверку доходов и взносов.
Вторая — путать дату начисления и дату выплаты. Для зарплаты ориентир — день платежа (ст. 223 НК РФ). Если выплата перенесена, переносится и период отражения дохода.
Третья — неверно определять доход по займам и подотчетным суммам. Здесь дата привязана к последнему дню месяца: по материальной выгоде от экономии на процентах и по утвержденному авансовому отчету после командировки (ст. 223 НК РФ). Пропуск этой даты означает, что доход не попал в отчет вовсе.
Четвертая — расхождения в данных о работниках. Смена фамилии, новый паспорт, перевод между подразделениями: если сведения обновлены в одном отчете и не обновлены в другом, сверка не сойдется.
Пятая — сдача отчетности без проверки контрольных соотношений. Формы связаны между собой, и часть ошибок видна до отправки. Дешевле исправить их самому, чем получать требование о пояснениях.
Последствия ошибок и что делать
Последствия зависят от того, что именно пострадало. Если занижен налог или взносы, придется доплатить разницу и пени. Если отчет сдан с недостоверными сведениями, проверяющие потребуют пояснений или корректировку.
Отдельно стоит учитывать риск блокировки счета. При просрочке отчетности банк может приостановить операции по счету — это останавливает не только зарплатные выплаты, но и расчеты с поставщиками.
Исправлять ошибки лучше самостоятельно и до того, как придет требование. Подайте корректирующий отчет за тот период, где обнаружена неточность, и доплатите недостающие суммы. Так вы избежите спора о том, была ли ошибка умышленной.
Заведите привычку сверять отчеты между собой перед отправкой. Один час сверки по каждому работнику экономит недели переписки.
Как выстроить работу, чтобы не сдавать отчетность в спешке
Определите одного ответственного за зарплатную отчетность. Когда документы готовят несколько человек, а сдает один, ошибки теряются между этапами.
Соберите единый график выплат и отчетов на год. Отметьте в нем даты выплаты зарплаты, аванса, отпускных и больничных. К каждой дате привяжите, какие отчеты она затрагивает.
Храните документы по каждому работнику отдельно. Табель, приказы, расчетные листки и платежные документы в одной папке — так проще восстановить картину при проверке.
Проверяйте нестандартные выплаты до того, как они пройдут. Заем работнику, поездка в командировку, выплата под отчет — по каждой такой сумме заранее определите дату возникновения дохода (ст. 223 НК РФ). Это избавит от пересчетов.
Если сотрудников становится больше, а выплаты усложняются, передайте расчеты и отчетность на сопровождение. Это дешевле, чем исправлять последствия пропущенного срока.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчетность по зарплате, если сотрудников нет?
Если выплат не было, обязанность по сдаче отчетов зависит от конкретной формы и статуса работодателя. Уточните это до наступления срока, чтобы не получить штраф за пустой отчет.
Что будет, если выплатить зарплату и не указать ее в отчете за этот период?
Доход попадет в следующий период, и сверка между отчетами не сойдется. Проверяющие запросят пояснения, а при занижении сумм придется доплатить налог и пени.
Когда возникает доход, если работник получил беспроцентный заем?
Датой дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах признается последний день каждого месяца в течение срока займа (ст. 223 НК РФ). Значит, доход нужно отражать ежемесячно, а не один раз при выдаче займа.
Как исправить ошибку в уже сданном отчете?
Подайте корректирующий отчет за тот период, в котором допущена ошибка. Если суммы были занижены, доплатите их и пени, не дожидаясь требования.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.