Излишне удержанный НДФЛ — это налог, который вы удержали с дохода сотрудника больше, чем требовалось. Вернуть его вы обязаны сами, как налоговый агент, по заявлению сотрудника. В 6-НДФЛ возврат отражается в составе удержанного и перечисленного налога, а не как новая выплата дохода.
Откуда берётся излишне удержанная сумма
Типичная причина — ошибка в расчёте: не применили вычет, взяли не ту ставку, посчитали доход дважды или неверно определили дату получения дохода. Бывает и так, что вычет пришёл позже, уже после выплаты зарплаты. Тогда налог удержан правомерно в момент выплаты, но по итогам перерасчёта часть суммы оказывается лишней.
Ещё один случай — пересчёт после уточнения статуса сотрудника или после того, как он подтвердил право на вычет документами. С момента, когда вы обнаружили факт излишнего удержания, у вас есть обязанность сообщить об этом сотруднику.
Обязанность сообщить сотруднику
По ст. 231 НК РФ вы обязаны сообщить сотруднику о каждом ставшем известном факте излишнего удержания налога и о сумме. Срок — 10 дней со дня обнаружения факта. Форму сообщения закон не устанавливает, поэтому подойдёт письменное уведомление в свободной форме с расчётом суммы.
Не ждите, пока сотрудник сам придёт с претензией. Если факт есть, а сообщения нет, вы нарушаете порядок возврата, и это станет аргументом против вас в споре.
Как вернуть деньги: пошаговый порядок
Шаг 1. Сотрудник пишет заявление на возврат. В нём он указывает сумму и счёт в банке для перечисления.
Шаг 2. Вы возвращаете налог в течение трёх месяцев со дня получения заявления. Возврат делается за счёт сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджет в счёт предстоящих платежей — как по этому сотруднику, так и по другим. То есть вы уменьшаете будущие перечисления НДФЛ на сумму возврата.
Шаг 3. Деньги перечисляете только в безналичной форме на счёт в банке, указанный в заявлении. Выдача наличными не подходит.
Шаг 4. Если суммы налога к перечислению не хватает, вы в течение 10 дней со дня подачи заявления направляете в налоговый орган по месту учёта заявление на возврат излишне удержанной суммы. Вместе с ним подаёте выписку из регистра налогового учёта за соответствующий период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление налога.
Закон допускает и другой вариант: вернуть сумму за счёт собственных средств, не дожидаясь возврата из бюджета. Это быстрее для сотрудника, но требует свободных денег.
Что будет, если нарушить срок
Если вы не вернули налог в трёхмесячный срок, на невозвращённую сумму начисляются проценты в пользу сотрудника. Они считаются за каждый календарный день нарушения. Ставка — ставка рефинансирования Центрального банка, действовавшая в дни нарушения срока.
Проценты платите вы, а не бюджет. Поэтому затягивать с возвратом невыгодно: сумма долга перед сотрудником растёт, а спор с ним почти наверняка закончится не в вашу пользу.
Как отразить возврат в 6-НДФЛ
Возврат не создаёт нового дохода. Вы возвращаете ранее удержанный налог, поэтому в расчёте уменьшается сумма удержанного и перечисленного налога, а не увеличивается выплата. Сумма возврата попадает в те строки, где отражается удержанный и перечисленный налог по этому сотруднику.
Проверьте, чтобы данные расчёта совпадали с регистром налогового учёта. Именно выписка из регистра потребуется, если вы обращаетесь в налоговый орган за возвратом из бюджета. Расхождение между расчётом и регистром — частая причина вопросов при проверке.
Если сотрудник уже уволился, вернуть налог вы всё равно обязаны. Найдите его и направьте уведомление, а возврат сделайте по его заявлению с указанием счёта. Когда налогового агента уже нет, сотрудник вправе сам подать в налоговый орган заявление о возврате ранее удержанной и перечисленной суммы одновременно с декларацией по окончании налогового периода.
Частые ошибки работодателя
Первая — вернуть деньги наличными из кассы. Так нельзя: возврат делается только безналичным перечислением на счёт, указанный в заявлении.
Вторая — тянуть с возвратом до следующей зарплаты или до конца квартала. Срок считается от заявления, а не от удобной вам даты.
Третья — не сообщить сотруднику об излишнем удержании. Обязанность возникает сразу, как только факт стал известен.
Четвёртая — показать возврат как дополнительный доход в 6-НДФЛ. Из-за этого искажаются суммы удержанного налога и база, а сотрудник получает лишние вопросы от налоговой.
Пятая — вернуть налог без заявления. Без письменного заявления с реквизитами счёта у вас нет основания для перечисления и подтверждения суммы.
Частые вопросы
Сотрудник ещё работает. Можно вернуть налог в счёт будущих удержаний?
Да. Вы уменьшаете предстоящие перечисления НДФЛ на сумму возврата, в том числе по другим сотрудникам. Главное — уложиться в три месяца со дня получения заявления.
Что делать, если сотрудник не дал заявление?
Без заявления возврат не делайте. Направьте уведомление об излишне удержанной сумме и попросите заявление с реквизитами счёта.
Нужно ли платить проценты, если опоздали на несколько дней?
Да, проценты начисляются за каждый календарный день нарушения срока. Ставка равна ставке рефинансирования Центрального банка, действовавшей в дни нарушения.
Как быстро нужно сообщить сотруднику об ошибке?
В течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога. Сумму в сообщении укажите конкретную.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.