Больничное пособие — это доход работника, с которого удерживается НДФЛ. Поэтому выплату нужно показать в расчёте 6-НДФЛ: в разделе 1 — в периоде выплаты, в разделе 2 — в блоке по дате, не позднее которой налог должен быть перечислен. Ниже — порядок действий и ошибки, из-за которых расчёт приходится сдавать заново.
Что считается доходом и когда возникает обязанность
Для расчёта важны две даты: когда вы фактически выплатили пособие и когда с этой суммы нужно перечислить налог. Первая определяет период отражения дохода, вторая — блок раздела 2.
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. Исключение — выплаты, прямо освобождённые от налога, но обычный больничный к ним не относится. Поэтому с суммы пособия вы удерживаете налог так же, как с зарплаты.
Обязанность показать выплату в расчёте возникает в том периоде, когда деньги ушли работнику. Если больничный выплачен в одном квартале, а налог перечислен в следующем, доход всё равно попадает в отчётность квартала выплаты.
Пошаговый порядок для работодателя
Сначала начислите пособие и определите сумму НДФЛ. Затем выплатите работнику сумму за вычетом налога и перечислите налог в бюджет.
Далее заполните расчёт. В разделе 1 сумму начисленного дохода и налога отражайте в том периоде, к которому относится выплата. В разделе 2 соберите выплату в отдельный блок: дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления.
Если больничный выдан в одном месяце, а выплачен в другом, ориентируйтесь на дату выплаты. Не привязывайте отражение к месяцу, за который начислено пособие.
Проверьте, что сумма пособия не задвоилась: она не должна попадать одновременно в блок по зарплате и в отдельный блок по больничному. Каждая выплата отражается один раз.
Как заполнить раздел 1
В разделе 1 показываются общие суммы начисленного дохода и налога за период. Пособие увеличивает обе суммы: и доход, и налог.
Если в одном периоде были и зарплата, и больничные, доходы суммируются. Отдельной строки именно под пособие в разделе 1 нет — оно входит в общий итог.
Следите, чтобы сумма налога в разделе 1 была согласована с разделом 2. Если итоги расходятся, налоговая запросит пояснения.
Как заполнить раздел 2
В разделе 2 выплаты группируются по датам: когда доход фактически получен, когда удержан налог и не позднее какого срока он перечисляется. Для больничного это отдельный блок.
Дата фактического получения дохода — день выплаты пособия. Дату удержания налога определяйте по той же выплате. Срок перечисления указывайте по правилам для больничных, а не по правилам для зарплаты.
Выплаты с одинаковым сроком перечисления можно объединить в один блок. Но больничный удобнее показывать отдельно: так проще сверить данные с платежами и объяснить расхождение при проверке.
Ошибки, из-за которых расчёт признают недостоверным
Первая ошибка — пособие отражено в периоде начисления, а не выплаты. Из-за этого доход и налог попадают в чужой квартал, и данные не сходятся с расчётом по страховым взносам и с платежами.
Вторая — неверный срок перечисления налога в разделе 2. Проверьте его по дате выплаты, а не по дате закрытия больничного листа.
Третья — сумма налога в разделе 1 не совпадает с суммой в разделе 2. Внутри одного расчёта эти показатели должны быть согласованы.
Четвёртая — пособие не показано вовсе, потому что бухгалтер посчитал его частью зарплаты. Это приводит к занижению суммы дохода в расчёте.
Пятая — задвоение выплаты при переносе данных из расчётной ведомости. Проверяйте итоги перед отправкой.
Последствия и как себя защитить
Если в расчёте неверные суммы или сроки, налоговая может потребовать пояснений. При недостоверных сведениях расчёт считается непредставленным, и это грозит ответственностью за непредставление отчётности.
Если налог перечислен позже срока, на сумму задолженности начисляются пени. Штраф возможен и за неудержание или неполное удержание налога.
Что сделать, чтобы снизить риск. Ведите реестр выплат с двумя датами — выплаты и перечисления налога. Сверяйте разделы 1 и 2 перед каждой отправкой. Храните документы по пособиям: они понадобятся при пояснениях.
Если ошибку уже нашли, подайте уточнённый расчёт за нужный период. Не ждите требования из налоговой: исправление по своей инициативе снижает риск спора.
Частые вопросы
Нужно ли включать больничный в 6-НДФЛ, если пособие выплачено в последний день квартала?
Да, если выплата состоялась в этом квартале. Отражайте её в разделе 1 этого периода, а срок перечисления налога укажите по дате выплаты.
В каком блоке раздела 2 показывать пособие?
В отдельном блоке с датой фактического получения дохода и сроком перечисления налога. Не объединяйте его с зарплатой, если сроки перечисления различаются.
Что делать, если пособие ошибочно попало в доходы дважды?
Подайте уточнённый расчёт за период, в котором допущена ошибка. Задвоение искажает сумму дохода и налога, поэтому исправить его нужно до проверки.
Грозит ли штраф, если налог с больничного перечислен позже срока?
Да, на сумму задолженности начисляются пени. Кроме того, возможен штраф за неполное удержание или перечисление налога.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.