6-НДФЛ — это расчёт по налогу на доходы физлиц, который сдают налоговые агенты: ООО и ИП с работниками. Заполнять его нужно по выплатам, с которых вы удержали налог. Доходы, сроки перечисления и удержанные суммы должны сходиться с учётом и платёжками.
Что проверить до заполнения
Начните не с формы, а с учёта. Сверьте выплаты физлицам за период: зарплату, премии, отпускные, больничные, договоры подряда, дивиденды. По каждой сумме должно быть понятно, когда доход возник, когда вы удержали налог и когда перечислили его в бюджет.
Проверьте, что у вас есть документы по каждому получателю: трудовой договор или договор подряда, приказ о выплате, платёжные документы. Если выплата разовая и не оформлена, в расчёте она всё равно появится, а объяснить её будет нечем.
Отдельно посмотрите на даты. Дата фактического получения дохода определяется по ст. 223 НК РФ. Именно от неё зависит, в какой период попадёт выплата. Ошибка в дате чаще всего и приводит к расхождениям с налоговой.
Порядок действий
Сначала соберите все выплаты физлицам за отчётный период и разложите их по датам получения дохода. Для каждой выплаты определите дату удержания налога и срок перечисления. Это основа расчёта.
Затем проверьте ставки и вычеты. Стандартные, социальные и имущественные вычеты должны быть подтверждены заявлением работника и документами. Если вычет применён без заявления, сумму налога придётся пересчитать.
После этого заполните расчёт по разделам: обобщённые суммы налога и конкретные даты выплат и удержания. Суммы в расчёте должны совпадать с данными расчётных ведомостей и с перечислениями в бюджет.
В конце сверьте расчёт с платёжками. Если в бюджет ушло больше или меньше, чем в расчёте, найдите причину до отправки. После отправки исправлять будет сложнее.
Как отражать выплаты
Каждая выплата в расчёте привязана к трём датам: получение дохода, удержание налога, перечисление в бюджет. Если хотя бы одна дата неверна, налоговая увидит расхождение с данными о платежах.
Зарплата, отпускные и больничные попадают в разные периоды по датам фактического получения дохода. Не объединяйте их в одну строку «за месяц»: так теряется связь с датами.
Если вы применяете упрощённый порядок вычетов, проверьте, что банк передал в налоговую сведения по вашим работникам. Имущественный вычет может быть предоставлен на основании сведений из документов, которые налогоплательщик представил банку, — это указано в ст. 220 НК РФ. Без подтверждения вычет применять нельзя.
Частые ошибки
Первая ошибка — неверная дата получения дохода. Из-за неё выплата попадает не в тот период, и расчёт не сходится с платежами.
Вторая — вычеты без заявлений и документов. Работник просит «применить вычет», вы применяете, а подтверждения нет. При проверке сумму налога доначислят.
Третья — расхождение с платёжками. Налог удержан, но перечислен позже или не в полном объёме. В расчёте это видно сразу.
Четвёртая — выплаты по договорам подряда не попали в расчёт. Любая выплата физлицу за работу или услугу — это доход, с которого вы налоговый агент.
Последствия ошибок
За неверные сведения и за несвоевременную сдачу расчёта налоговый агент отвечает по НК РФ. Штрафы и пени начисляются по нормам кодекса, поэтому точные суммы лучше уточнять по актуальной редакции.
Кроме штрафа, ошибка в расчёте почти всегда означает неверно удержанный налог. Придётся пересчитать, доплатить и подать уточнённый расчёт. Если налог удержан с работника лишнего, вернуть разницу можно только через перерасчёт.
Отдельно учтите: если вы получили средства финансовой поддержки из бюджета, они учитываются в доходах в течение трёх налоговых периодов с отражением в расходах, как указано в ст. 223 НК РФ. При нарушении условий получения выплат суммы в полном объёме отражаются в доходах периода, когда нарушение допущено. Такие доходы нельзя путать с выплатами работникам.
Частые вопросы
Нужно ли включать в 6-НДФЛ выплаты по договору подряда?
Да. Выплата физлицу за работу или услугу — это доход, с которого вы как заказчик удерживаете налог. Отразите её по дате фактического получения дохода.
Что делать, если нашли ошибку после отправки расчёта?
Подайте уточнённый расчёт за тот же период. Сначала пересчитайте налог, доплатите разницу и только потом отправляйте уточнёнку.
Можно ли применить имущественный вычет без заявления работника?
Нет. Вычет предоставляется на основании подтверждающих документов. Если работник представил их банку, сведения должны поступить в налоговую в установленном формате.
Чем грозит неверная дата получения дохода?
Расчёт не сойдётся с данными о платежах, налоговая запросит пояснения. Придётся подавать уточнённый расчёт и доплачивать налог с пенями.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.