Расчет зарплаты по дням нужен, когда сотрудник отработал месяц не полностью: болел, был в отпуске, уволился в середине месяца или только устроился. Вы считаете выплату за фактически отработанные дни, а затем с этой суммы исчисляете страховые взносы. Ошибки в суммах по сотрудникам приводят к тому, что расчет по страховым взносам считается непредставленным.
Что считать базой за месяц
База для страховых взносов определяется по итогам каждого календарного месяца как сумма выплат и вознаграждений, начисленных отдельно по каждому физическому лицу, с начала расчетного периода. То есть считать нужно не «в целом по фирме», а по каждому сотруднику отдельно, нарастающим итогом с января.
Если сотрудник отработал не весь месяц, выплата считается пропорционально отработанным дням. Дни, когда человек фактически не работал, в расчет не входят. Отдельно учитывайте выплаты, которые в базу не включаются: их перечень приведен в ст. 422 НК РФ.
Есть особый случай. Если выплаты за месяц оказались ниже минимального размера оплаты труда, база за этот месяц принимается равной величине МРОТ, установленного федеральным законом на начало расчетного (отчетного) периода. Это правило действует для выплат, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ. Если физическое лицо осуществляет полномочия единоличного исполнительного органа коммерческой организации неполный месяц, эта величина определяется пропорционально количеству календарных дней, в течение которых такие полномочия осуществлялись.
Как посчитать выплату за неполный месяц
Порядок такой. Сначала определите оклад или тариф и норму рабочих дней в месяце. Затем посчитайте, сколько дней сотрудник фактически отработал. Разделите оклад на норму дней и умножьте на отработанные дни — получите выплату за отработанную часть месяца.
Дальше к этой сумме добавьте положенные выплаты: премии, доплаты, компенсации, которые входят в базу по ст. 420 НК РФ. Выплаты, перечисленные в ст. 422 НК РФ, в базу не включайте. Итог по каждому сотруднику фиксируйте в учете: плательщики обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений (ст. 431 НК РФ).
Если месяц отработан полностью, считайте выплату целиком и не дробите ее по дням без необходимости. Дробление нужно только тогда, когда менялись дни работы, оклад или состав выплат.
Когда платить взносы и сдавать отчетность
Взносы исчисляются и уплачиваются по итогам каждого календарного месяца: берется база с начала расчетного периода до конца месяца и тарифы, из результата вычитаются суммы, исчисленные с начала периода по предыдущий месяц включительно (ст. 431 НК РФ). Сумма взносов за календарный месяц уплачивается не позднее 28-го числа следующего месяца.
Персонифицированные сведения о физических лицах — персональные данные и суммы выплат в их пользу за предшествующий календарный месяц — подаются не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ). Расчет по страховым взносам за год сдается не позднее 25 января следующего года (ст. 432 НК РФ).
Индивидуальный предприниматель, прекративший деятельность, сдает расчет по страховым взносам за период с начала расчетного периода по дату прекращения деятельности включительно. Сделать это нужно не позднее 15 календарных дней с даты государственной регистрации прекращения деятельности, а сумму взносов по такому расчету уплатить в течение 15 календарных дней со дня подачи расчета (ст. 432 НК РФ).
Какие ошибки делают расчет недействительным
Расчет считается непредставленным, если в нем есть ошибки: суммы одноименных показателей по всем физическим лицам не совпадают с этими же показателями в целом по плательщику, либо указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных лиц (ст. 431 НК РФ). То же правило работает, когда сведения по каждому сотруднику о суммах выплат, базе, исчисленных взносах за расчетный период или за каждый из последних трех месяцев содержат расхождения.
Налоговый орган направляет уведомление: не позднее дня, следующего за днем получения расчета в электронной форме, или не позднее 10 дней, следующих за днем получения расчета на бумаге. Устранить несоответствие нужно в пятидневный срок с даты направления уведомления в электронной форме либо в десятидневный срок, если уведомление направлено на бумажном носителе.
Если уложиться в срок, датой представления расчета считается дата представления первоначального расчета, признанного не представленным. Если не уложиться — расчет считается непредставленным, и это уже другой разговор с налоговой.
Что сделать, чтобы не пересчитывать
Сверяйте перед отправкой две вещи: итоговые суммы по фирме и суммы по каждому сотруднику. Они должны совпадать до рубля. Проверяйте персональные данные: ФИО, СНИЛС и другие идентификаторы — опечатка в них делает расчет недостоверным.
Ведите учет выплат по каждому человеку помесячно с начала года. Так вы в любой момент увидите базу и исчисленные взносы и не будете восстанавливать картину задним числом. Если сотрудник отработал неполный месяц, сохраняйте документы, подтверждающие фактически отработанные дни: табель, приказы, больничные.
Проверяйте, не оказалась ли база за месяц ниже МРОТ на начало расчетного периода. Если оказалась, применяйте правило ст. 421 НК РФ, а для руководителя коммерческой организации при неполном месяце полномочий считайте величину пропорционально календарным дням.
Частые вопросы
Как посчитать зарплату за месяц, если сотрудник отработал половину дней?
Разделите оклад на норму рабочих дней месяца и умножьте на фактически отработанные дни. К результату добавьте выплаты, которые входят в базу по ст. 420 НК РФ.
Что будет, если суммы по сотрудникам не совпадут с итогом по фирме?
Расчет будет считаться непредставленным. Налоговая направит уведомление, и устранить несоответствие нужно в пятидневный срок при электронной форме или в десятидневный при бумажной (ст. 431 НК РФ).
Когда платить взносы с зарплаты за неполный месяц?
Взносы за календарный месяц уплачиваются не позднее 28-го числа следующего месяца (ст. 431 НК РФ). Неполный месяц не меняет этот срок.
Что делать, если выплата за месяц ниже МРОТ?
База за такой месяц принимается равной величине МРОТ, установленного федеральным законом на начало расчетного (отчетного) периода (ст. 421 НК РФ). Для руководителя коммерческой организации при неполном месяце полномочий величина считается пропорционально календарным дням.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.