Кадровое делопроизводство — это набор документов и процедур, которыми вы оформляете приём, перевод, отпуск и увольнение сотрудников. Инструкция нужна, чтобы эти действия шли по одному порядку, а не зависели от того, кто из сотрудников чем занят. Начните с перечня документов, затем закрепите порядок оформления и назначьте ответственного.
Что входит в кадровое делопроизводство
Основа — документы, которые фиксируют отношения с сотрудником и его условия работы. К ним относятся трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки, график отпусков, табели учёта рабочего времени. Отдельно хранятся локальные документы компании: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, документы об охране труда.
Часть документов обязательна для любого работодателя, часть зависит от специфики бизнеса. Если есть сменная работа, нужен график смен. Если есть разъездной характер работы, это отражается в договоре и приказах. Не копируйте чужой набор документов целиком: он должен соответствовать тому, как вы реально работаете.
Порядок действий: с чего начать
Сначала составьте перечень документов, которые у вас уже есть, и отметьте, каких не хватает. Проверьте, что по каждому сотруднику есть подписанный трудовой договор и приказ о приёме. Дальше сверьте локальные документы: они должны быть утверждены и доведены до сотрудников под подпись.
Затем опишите процедуры. Кто готовит договор, кто подписывает приказ, кто ведёт табель, где хранятся оригиналы, кто отвечает за передачу документов в архив. Этот порядок удобно зафиксировать в самой инструкции по кадровому делопроизводству — внутреннем документе компании. В нём же укажите, какие формы и шаблоны используются.
Назначьте ответственного. Это может быть кадровик, бухгалтер или сам руководитель. Важно, чтобы у ответственного был доступ к нужным документам и понятный круг обязанностей, закреплённый в должностной инструкции или договоре.
Оформление приёма и движения сотрудников
Приём начинается с документов соискателя и ознакомления с локальными актами до подписания договора. Затем оформляется трудовой договор в двух экземплярах, один остаётся у сотрудника. После этого издаётся приказ о приёме, и сотрудник с ним знакомится под подпись.
Перевод, отпуск, изменение условий оплаты, дисциплинарные меры оформляются приказами и дополнительными соглашениями к договору. Каждое действие должно иметь документ-основание: заявление сотрудника, соглашение сторон, служебную записку. Без основания приказ легко оспорить.
Увольнение — самая чувствительная процедура. Здесь важны основание, соблюдение порядка ознакомления с приказом и выдача документов, связанных с работой, по запросу сотрудника. Ошибки на этом этапе чаще всего приводят к спорам.
Учёт рабочего времени и отпусков
Табель учёта рабочего времени ведётся по каждому сотруднику. Он подтверждает фактически отработанное время, отсутствие по болезни, отпуска и отгулы. Табель должен совпадать с тем, что вы платите: расхождения между табелем и расчётными документами — частая причина претензий.
График отпусков составляется заранее и доводится до сотрудников. Отпуска предоставляются по графику, а перенос оформляется документально. Если график есть, а отпуска выдаются иначе и без документов, это создаёт риск.
Хранение документов и персональные данные
Кадровые документы хранятся в месте, где ограничен доступ. Личные дела, договоры и приказы не должны лежать в общем доступе. Определите, кто имеет право работать с этими документами, и закрепите это документально.
Отдельно продумайте обработку персональных данных: какие сведения вы собираете, зачем и кому передаёте. Сотрудники должны быть ознакомлены с соответствующими документами компании. При увольнении документы передаются в архив по установленному порядку, а не уничтожаются произвольно.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — работать без письменных документов, «на словах». Устные договорённости об отпуске, подработке или изменении оклада невозможно подтвердить, и в споре позиция работодателя слабеет.
Вторая ошибка — шаблоны, не соответствующие реальной работе. Договор с одними условиями, а фактически другой график и другие выплаты. Такие расхождения трактуются не в пользу работодателя.
Третья ошибка — отсутствие ответственного и порядка. Документы теряются, приказы издаются задним числом, табель заполняется по памяти. Это приводит к спорам с сотрудниками и претензиям при проверках.
Последствия обычно сводятся к трём вещам: восстановление сотрудника на работе, выплаты в его пользу и административные санкции к компании и должностным лицам. Точные размеры зависят от конкретной ситуации и на момент спора могут отличаться, поэтому проверяйте актуальные нормы.
Частые вопросы
Обязателен ли отдельный кадровик?
Нет. Вести кадровое делопроизводство может руководитель, бухгалтер или другой сотрудник. Важно закрепить обязанности документально и обеспечить доступ к документам.
Нужна ли инструкция по кадровому делопроизводству, если сотрудников мало?
Инструкция полезна и при небольшом штате: она задаёт единый порядок и снижает риск потерять документы. Формат может быть коротким, главное — он должен работать.
Что делать, если часть документов утеряна?
Восстановите то, что можно подтвердить: договоры, приказы, табели. Зафиксируйте, какие документы отсутствуют, и дальше ведите делопроизводство по единому порядку.
Можно ли вести кадровые документы только в электронном виде?
Часть документов допускается оформлять электронно, но не все и при соблюдении установленных требований. Перед переходом проверьте актуальные правила и сохраните возможность выдавать документы сотрудникам.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.