Закрытие обособленного подразделения не отменяет обязанность отчитаться по НДФЛ за его работников. Сообщить в налоговую о закрытии нужно в течение трех дней, а расчет 6-НДФЛ сдать по месту нахождения подразделения за период его работы. Ниже — порядок действий и типичные ошибки.
Что считается закрытием подразделения
Обособленное подразделение — это любое рабочее место вне места нахождения самой организации, если оно оборудовано стационарно. Филиал и представительство — частные случаи. Для налоговой важен сам факт: организация прекращает деятельность через такую точку.
Закрытием считается не только ликвидация филиала по решению учредителей. Если вы съезжаете из арендованного офиса и сотрудники больше не работают по этому адресу, подразделение тоже закрыто. С даты прекращения деятельности начинают течь сроки для сообщений и отчетности.
Сообщите в налоговую о закрытии
О прекращении деятельности через филиал или представительство сообщите в течение трех дней со дня принятия решения о закрытии. О закрытии иного обособленного подразделения — в течение трех дней со дня прекращения деятельности. Основание — ст. 23 НК РФ.
Сообщение подается в налоговый орган по месту нахождения организации. Налоговая сама снимет подразделение с учета по месту его нахождения на основании вашего сообщения — в течение 10 дней со дня его получения, но не ранее окончания выездной проверки, если она идет (ст. 84 НК РФ).
Не тяните с сообщением. Пока подразделение числится открытым, налоговая ждет от вас отчетность и переписку по этому адресу. Просрочка сообщения — отдельное нарушение, за которое наказывают по правилам НК РФ.
Куда сдавать 6-НДФЛ
Расчет по НДФЛ за работников подразделения сдавайте в налоговую по месту нахождения этого подразделения. Там же платите налог с их выплат. Это правило действует весь период, пока подразделение работает.
Если подразделение наделено полномочиями начислять выплаты работникам, сведения об этом налоговая учитывает по месту его нахождения на основании ваших сообщений (ст. 84 НК РФ). Проверьте, что такие сведения поданы: от них зависит, какая инспекция ждет от вас расчет.
После закрытия подразделения отчитываться по его адресу больше не нужно. Дальше все выплаты и НДФЛ идут через головную организацию или другое действующее подразделение.
Отчетность за период работы подразделения
За месяцы, когда подразделение работало, сдайте 6-НДФЛ в инспекцию по его месту нахождения. В расчет попадают выплаты сотрудникам этой точки и удержанный с них налог. Сроки — общие для расчета: отчитаться нужно за период, в котором производились выплаты.
Если подразделение закрылось в середине квартала, последний расчет по его адресу сдайте за тот период, в котором оно еще начисляло выплаты. Не переносите эти суммы в отчет головной организации задним числом: налоговая по месту подразделения ждет отчет именно от вас.
Перед закрытием проведите сверку с инспекцией по месту нахождения подразделения. Убедитесь, что весь НДФЛ уплачен и расчеты сданы. Так вы избежите расхождений между начислениями и платежами.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — сдать последний 6-НДФЛ по закрытому подразделению в «чужую» инспекцию, например в головную. Расчет попадет не туда, и по месту подразделения образуется задолженность по отчетности.
Вторая ошибка — не сообщить о закрытии в трехдневный срок. Налоговая продолжает числить подразделение и ждет от него отчеты. За непредставление расчета в срок начисляют штраф по правилам НК РФ.
Третья ошибка — потерять выплаты при переводе сотрудников. Если работник перешел в головную организацию, его доходы с даты перевода отражайте в отчете головной организации. Доходы до перевода остаются в отчете подразделения.
Четвертая ошибка — закрыть подразделение с непогашенным НДФЛ. Долг по налогу не исчезает вместе с подразделением. Его взыщут с организации, а расхождения всплывут при сверке.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ после закрытия подразделения?
Нет, за периоды после закрытия отчитываться по его адресу не нужно. Последний расчет сдайте за период, в котором подразделение еще начисляло выплаты.
В какой срок сообщить о закрытии подразделения?
В течение трех дней: со дня принятия решения о закрытии филиала или представительства либо со дня прекращения деятельности через иное подразделение (ст. 23 НК РФ).
Куда сдавать расчет за работников подразделения?
В налоговую по месту нахождения подразделения. Там же платится НДФЛ с их выплат.
Что будет, если не сообщить о закрытии?
Налоговая продолжит числить подразделение и ждать от него отчетность. За просрочку сообщения и непредставление расчета начислят штрафы по НК РФ.
Услуга по теме: Постановка учёта.