Бухгалтерия сдала годовой отчёт — значит, у вас на руках должны быть подтверждения: квитанции о приёме, протоколы контроля, сами декларации. Проверьте три вещи: что именно отправлено, в какой срок и совпадают ли суммы с тем, что вы платили. Ниже — порядок действий для собственника, который не ведёт учёт сам.
Запросите подтверждение сдачи, а не слова
Отчёт считается сданным, когда налоговая приняла файл и вернула квитанцию о приёме. Попросите бухгалтера прислать эту квитанцию по каждой декларации. Если отчёт отправляли через оператора, там же будет протокол входного контроля: в нём видно, принят файл или отклонён.
Отдельно уточните, не пришёл ли отказ. Отчёт с ошибкой в формате или с неверным идентификатором может не пройти контроль, и тогда он юридически не сдан, даже если бухгалтер уверен в обратном.
Сохраните квитанции у себя. Это ваш аргумент, если позже выяснится, что отчётность не поступила в инспекцию.
Проверьте сроки по вашей системе налогообложения
Для УСН срок зависит от того, кто вы. Организации подают декларацию не позднее 25 марта года, следующего за налоговым периодом, ИП — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ). Если бухгалтерия сдала годовой отчёт позже, это уже нарушение, и его лучше зафиксировать сразу.
По НДС ритм другой: декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Годовой отчёт по НДС не сдают, но проверять квартальные отправки нужно так же — по квитанциям.
Если у организации нет обязанности сдавать годовую бухгалтерскую отчётность в государственный информационный ресурс, она представляет её в налоговый орган не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ст. 23 НК РФ). Уточните у бухгалтера, попадаете ли вы под это правило.
Сверьте суммы с тем, что вы реально платили
Возьмите декларацию по УСН и посмотрите две цифры: доходы за год и исчисленный налог. Сравните доходы с выпиской по расчётному счёту и кассой. Расхождение — повод задать вопрос до того, как налоговая пришлёт требование.
Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Если в декларации стоит другая цифра, спросите, на каком основании: ставка могла быть изменена региональным законом, но это должно быть подтверждено документом, а не словами.
По НДС проверьте, что налог начислен по общей ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ), если у вас нет операций, к которым применяются иные ставки. И отдельно — график платежей: налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Убедитесь, что платежи ушли, а не только что декларация отправлена.
Сравните отчётность между собой
Декларация по УСН, бухгалтерская отчётность и книга учёта доходов и расходов должны рассказывать одну историю. Если в декларации доход один, а в отчёте о финансовых результатах другой, при проверке это заметят.
Попросите бухгалтера короткую сверку: доходы по декларации, выручка по отчётности, обороты по расчётному счёту. Достаточно одной таблицы на страницу. Если расхождения есть, пусть объяснит причину письменно — так у вас останется след.
Проверьте, что в отчётности нет лишних строк, которых не было в вашей деятельности. Например, доходов от операций, которых вы не совершали. Это бывает при копировании шаблона из прошлого года.
Заберите документы и зафиксируйте передачу
После сдачи годового отчёта у вас должны остаться: декларации с отметкой о приёме, квитанции, бухгалтерская отчётность, расшифровки по налогам. Соберите их в одну папку — бумажную или электронную.
Если отчётность ведёт внешняя бухгалтерия, подпишите акт приёма-передачи документов за год. В нём перечислите, что именно вам передали. Без такого акта спор о том, кто потерял документ, решить нечем.
Проверьте доступы. У вас как у собственника должны быть логин и пароль к личному кабинету налогоплательщика или хотя бы возможность получать оттуда требования. Если доступ только у бухгалтера, вы узнаете о проблеме последним.
Что бывает при ошибках и пропущенных сроках
За непредставление декларации в срок налоговая начисляет штраф и может заблокировать счёт. Точный размер зависит от вашей ситуации и нормы, по которой вас привлекают, поэтому не ориентируйтесь на цифры из чужих историй.
Если декларация сдана, но налог не уплачен, на сумму долга начисляют пени за каждый день просрочки. Проверьте в личном кабинете, что баланс единого налогового счёта не ушёл в минус после сдачи отчётности.
Отдельная история — ошибки в декларации. Если вы нашли их сами, можно подать уточнённую декларацию и доплатить налог. Это дешевле, чем ждать, когда расхождение найдёт инспекция при проверке.
Не тяните с разбором. Чем раньше вы зададите вопросы бухгалтерии после сдачи, тем проще восстановить документы и исправить цифры.
Частые вопросы
Как понять, что годовой отчёт действительно принят налоговой?
Нужна квитанция о приёме с отметкой инспекции или протокол оператора связи. Слов бухгалтера недостаточно: без квитанции отчёт может считаться несданным.
Что делать, если бухгалтерия сдала отчёт позже срока?
Запросите письменное объяснение и квитанцию с датой отправки. Дальше решайте, платить штраф или оспаривать его, но факт просрочки лучше зафиксировать сразу.
Нужно ли мне самому проверять декларацию по УСН?
Да, стоит сверить доходы за год и исчисленный налог с выпиской по счёту. Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ), и любая другая цифра требует объяснения.
Какие документы забрать у бухгалтерии после сдачи?
Декларации, квитанции о приёме, бухгалтерскую отчётность и расшифровки по налогам. Передачу оформите актом, чтобы у вас осталось подтверждение состава документов.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.