Годовая бухгалтерская отчетность попадает в налоговую по месту нахождения организации. Срок — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Если вы обязаны вести бухучет, отчетность нужно представить, даже когда деятельность не велась.
Кто обязан сдавать отчетность
Обязанность касается организаций, которые по закону ведут бухгалтерский учет. Исключения прямо названы в норме: организации, освобожденные от ведения учета, религиозные организации и те, кто сдает годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации (ст. 23 НК РФ).
Для ИП обязанности сдавать бухгалтерскую отчетность нет. Индивидуальный предприниматель ведет учет доходов и расходов для налогов, но годовой баланс в налоговую не подает.
Если ваше ООО работает на УСН, это не отменяет бухгалтерский учет и отчетность. Упрощенная система меняет налоги, а не обязанность сдать баланс.
Куда и в каком виде подавать
Отчетность представляют в налоговый орган по месту нахождения организации (ст. 23 НК РФ). Это тот же адрес, по которому вы стоите на учете как налогоплательщик.
Форма сдачи — электронная. Бумажный экземпляр не заменяет электронную отправку. Чтобы подать отчетность через сайт ФНС, нужна квалифицированная электронная подпись и программа или сервис, который формирует файл в нужном формате.
Порядок действий выглядит так:
- Проверьте, что организация обязана вести бухучет и не попадает в исключения.
- Сформируйте годовую отчетность по итогам года.
- Подпишите файл квалифицированной электронной подписью руководителя или доверенного лица.
- Отправьте отчетность в налоговую по месту нахождения организации.
- Сохраните квитанцию о приеме. Она подтверждает, что отчетность принята.
Если отчетность отправляет не руководитель, заранее оформите доверенность и электронную подпись на представителя. Иначе файл не примут.
Сроки: как не пропустить
Общий срок — три месяца после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Для календарного года это конец марта следующего года.
Не путайте сроки разных отчетов. Декларация по УСН сдается отдельно: организациям — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Бухгалтерская отчетность и налоговая декларация — два разных документа, и сроки у них свои.
Если вы платите НДС, у вас есть и квартальная отчетность. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Эти даты не отменяют годовой бухгалтерской отчетности.
Составьте календарь на год: отдельно годовой баланс, отдельно декларации по вашим налогам. Так вы не пропустите ни один срок.
Ошибки, из-за которых отчетность не принимают
Первая ошибка — отправить отчетность не в ту инспекцию. Подавать нужно по месту нахождения организации (ст. 23 НК РФ), а не по адресу офиса или склада.
Вторая — отправить файл без действующей электронной подписи или с подписью сотрудника без доверенности. Такой документ не считается представленным.
Третья — решить, что при нулевой деятельности сдавать нечего. Если организация обязана вести учет, отчетность представляется и при отсутствии операций.
Четвертая — перепутать отчетность с декларацией по УСН и пропустить один из сроков. Это разные документы, и каждый сдается отдельно (ст. 346.23 НК РФ).
Последствия пропуска
Если отчетность не представлена в срок, организация нарушает обязанность по ст. 23 НК РФ. Налоговая вправе применить меры за непредставление документов. Размер штрафа и точные условия берите в актуальной редакции НК РФ или уточняйте в своей инспекции: нормы меняются.
Кроме штрафа есть практические последствия. Без сданной отчетности сложнее получить кредит, участвовать в тендерах и подтвердить финансовое состояние компании контрагенту. Банки и партнеры смотрят на отчетность в открытых источниках.
Если срок уже пропущен, не ждите напоминания из налоговой. Подготовьте отчетность и отправьте ее как можно быстрее, сохраните квитанцию о приеме. Дальше проверьте, не пришло ли требование или решение о взыскании, и действуйте по нему.
Как проверить, что все сдано
После отправки сохраните квитанцию о приеме отчетности. Это ваш документ на случай спора о сроках.
Проверьте, что отчетность отражается в личном кабинете налогоплательщика. Если файл не появился, свяжитесь с инспекцией и выясните причину.
Сверьте данные: отчетность должна быть подписана тем, у кого есть полномочия, и отправлена в инспекцию по месту нахождения организации (ст. 23 НК РФ). Ошибку проще исправить до того, как истечет срок.
Частые вопросы
Обязан ли ИП сдавать бухгалтерскую отчетность?
Нет. Обязанность по ст. 23 НК РФ установлена для организаций. ИП сдает налоговую отчетность по своей системе налогообложения, но не годовой баланс.
Мы на УСН, нужно ли сдавать баланс?
Да, если организация обязана вести бухучет и не попадает в исключения ст. 23 НК РФ. УСН меняет порядок уплаты налогов, но не отменяет бухгалтерскую отчетность.
Можно ли сдать отчетность на бумаге?
Нет, отчетность представляют в электронной форме. Для отправки нужна квалифицированная электронная подпись.
Что делать, если пропустили срок?
Подготовьте и отправьте отчетность как можно скорее, сохраните квитанцию о приеме. Затем проверьте в личном кабинете, не пришло ли требование из инспекции, и выполните его.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.