Учёт у ИП устроен проще, чем у ООО: закон не требует от предпринимателя вести бухгалтерский учёт и сдавать бухгалтерскую отчётность. Но налоговый учёт вести нужно — на данных учёта доходов и расходов считается налоговая база. Ниже — что именно вести, в каком порядке и что будет, если учёт не вести.
Чем учёт ИП отличается от учёта ООО
Организация обязана вести бухгалтерский учёт и сдавать годовую бухгалтерскую отчётность в налоговую не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года. Это обязанность налогоплательщика по ст. 23 НК РФ. У ИП такой обязанности нет: предприниматель не составляет баланс и не сдаёт отчёт о финансовых результатах.
Зато у ИП есть обязанность вести учёт доходов и расходов и хозяйственных операций. Порядок такого учёта определяет Министерство финансов Российской Федерации — это прямо сказано в п. 2 ст. 54 НК РФ. То есть бухгалтерский учёт в полном смысле ИП не ведёт, а налоговый учёт — ведёт.
Не путайте: отсутствие бухгалтерской отчётности не значит, что можно ничего не записывать. Налоговая база должна быть подтверждена документами.
Что такое налоговый учёт ИП
Налоговый учёт — это система сбора и обобщения информации для расчёта налоговой базы. По ст. 313 НК РФ данные налогового учёта должны показывать:
- как формируются доходы и расходы;
- как определяется доля расходов, учитываемых для налогообложения в текущем периоде;
- какую сумму убытка вы переносите на следующие периоды;
- как формируются резервы, если вы их создаёте;
- какую сумму вы должны бюджету по налогу.
Подтверждают данные налогового учёта три вещи: первичные учётные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учёта и расчёт налоговой базы. Это тот же ст. 313 НК РФ.
Регистры налогового учёта — это таблицы, в которых вы или ваш бухгалтер группируете операции. Обязательных форм для ИП закон не устанавливает, но в регистре должны быть обязательные реквизиты: наименование, период или дата составления, измерители операции в натуральном и денежном выражении. Требования к реквизитам тоже содержит ст. 313 НК РФ.
Какой учёт вести: по режиму налогообложения
Набор документов зависит от налогового режима. Общее правило: доходы и расходы записываются по первичным документам, а не по памяти.
Если вы на режиме, где налог считается с разницы между доходами и расходами, учёт расходов критичен. Каждый расход должен подтверждаться документом от поставщика: счётом, актом, чеком, накладной. Нет документа — нет расхода, налоговая база выше.
Если налог считается с дохода, расходы на налог не влияют, но доходы всё равно нужно фиксировать. Записи должны совпадать с тем, что прошло по расчётному счёту и кассе.
Если вы совмещаете режимы, учёт нужно вести раздельно по видам деятельности. Иначе нельзя доказать, к какому режиму относится конкретная операция.
Порядок действий: с чего начать
- Определите, какие операции вообще проходят через бизнес: поступления от клиентов, закупки, зарплата, аренда, банковские комиссии.
- Заведите книгу учёта доходов и расходов или регистры в таблице. Форму выберите сами, но закрепите её — чтобы записи велись одинаково из месяца в месяц.
- Настройте хранение первичных документов. Складывайте их по месяцам и по контрагентам, чтобы любую операцию можно было найти за пару минут.
- Сверяйтесь с банком. Раз в месяц сравнивайте записи с выпиской: так вы ловите пропущенные поступления и списания.
- Раз в квартал проверяйте, что сумма дохода в учёте совпадает с суммой, с которой вы заплатили налог.
Если операции однотипные и их немного, хватит таблицы и папки с документами. Если операций много, есть сотрудники и несколько режимов, учёт лучше передать бухгалтеру — но первичные документы всё равно собираете вы.
Частые ошибки и последствия
Учёт «в голове». Предприниматель помнит, сколько получил, но не хранит документы. При проверке подтвердить доходы и расходы нечем, и налоговая база считается по данным, которые есть у налоговой.
Расходы без документов. Акт без чека, оплата наличными без расписки, перевод на карту физлица. Такие суммы в расходы не идут.
Смешение личных и бизнес-денег. Одна карта на всё: и на закупки, и на продукты. Разобрать такие операции задним числом почти невозможно.
Записи не совпадают с банком. Доход в учёте меньше, чем поступления на счёт. Это первое, что видно при сверке.
Нет раздельного учёта при совмещении режимов. Тогда нельзя доказать, какая выручка к какому режиму относится.
Последствия общие: доначисление налога, пени и штраф. Точные суммы зависят от режима и обстоятельств, поэтому считайте их по своей ситуации.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести бухгалтерский учёт?
Нет. Обязанность сдавать годовую бухгалтерскую отчётность по ст. 23 НК РФ установлена для организаций. ИП ведёт учёт доходов и расходов и хозяйственных операций по п. 2 ст. 54 НК РФ.
Какие документы подтверждают налоговый учёт ИП?
Первичные учётные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учёта и расчёт налоговой базы. Это перечень из ст. 313 НК РФ.
Можно ли вести учёт в обычной таблице?
Да. Обязательных форм регистров для ИП нет, но в регистре должны быть наименование, период или дата составления и измерители операции в натуральном и денежном выражении — требование ст. 313 НК РФ.
Что будет, если не вести учёт расходов?
Вы не сможете подтвердить расходы, и налоговая база окажется выше. При проверке суммы без документов в расходы не примут, а налог доначислят.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.