Формы регистров налогового учёта каждый налогоплательщик определяет сам и закрепляет в учётной политике для целей налогообложения. Обязательных бланков, которые нужно скачать и заполнять, нет. Есть только требования к содержанию: подтверждать данные учёта первичными документами, аналитическими регистрами и расчётом налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Что такое налоговый учёт и зачем он нужен
Налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу. Данные берут из первичных документов и группируют по правилам Налогового кодекса (ст. 313 НК РФ).
Цель — собрать полную и достоверную информацию о том, как вы учитываете операции для налогообложения в течение отчётного и налогового периода. Эти же данные нужны, чтобы контролировать правильность исчисления налога и полноту его уплаты в бюджет.
Учёт ведётся непрерывно и в хронологическом порядке. Систему вы организуете самостоятельно, и она должна применяться последовательно от одного налогового периода к другому.
Какие формы регистров бывают
Закон не делит регистры на обязательные виды. На практике их строят двумя путями.
Первый — доработать бухгалтерские регистры. Если в регистрах бухгалтерского учёта не хватает информации для определения налоговой базы, вы вправе дополнить их нужными реквизитами. Так обычные бухгалтерские формы становятся регистрами налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
Второй — вести самостоятельные регистры налогового учёта. Это отдельные таблицы, которые вы разрабатываете под свою деятельность.
Аналитические регистры налогового учёта — это сводные формы систематизации данных за отчётный или налоговый период. Данные в них группируются по требованиям Налогового кодекса, без распределения по счетам бухгалтерского учёта (ст. 314 НК РФ).
Данные налогового учёта — это то, что учитывается в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах, группирующих информацию об объектах налогообложения (ст. 314 НК РФ).
Какие реквизиты обязательны в регистре
Формы аналитических регистров, которые вы используете для определения налоговой базы, должны содержать обязательный набор реквизитов (ст. 313 НК РФ):
- наименование регистра;
- период или дату составления;
- измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и её расшифровку лица, ответственного за составление регистра.
Если хотя бы одного реквизита нет, регистр не выполняет свою функцию. При проверке он не подтвердит расчёт базы.
Что подтверждает данные налогового учёта
Подтверждением данных налогового учёта служат три вещи (ст. 313 НК РФ):
- Первичные учётные документы, включая справку бухгалтера.
- Аналитические регистры налогового учёта.
- Расчёт налоговой базы.
Данные учёта должны показывать порядок формирования доходов и расходов. В них отражается, как определяется доля расходов, учитываемых для налогообложения в текущем периоде, и сумма остатка расходов или убытков, которую вы отнесёте на следующие периоды. Также нужны порядок формирования резервов и сумма задолженности по расчётам с бюджетом по налогу.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала решите, на базе чего строить учёт: дорабатывать бухгалтерские регистры или вести отдельные налоговые. Для небольшой компании часто достаточно первого варианта, для сложных операций — второго.
Затем опишите порядок ведения налогового учёта в учётной политике для целей налогообложения. Документ утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ). В нём перечислите формы регистров, кто их составляет и в какие сроки.
После этого проверьте, что каждый регистр содержит все обязательные реквизиты и подписан ответственным лицом. Отдельно убедитесь, что данные регистров сходятся с первичными документами и расчётом базы.
Если вы применяете инвентаризацию объектов налогового учёта, её результаты оформляются актом об итогах инвентаризации, подписанным руководителем юридического лица. К акту прилагаются инвентаризационные описи (ст. 313 НК РФ). Сведения описей последующему уточнению не подлежат и являются начальными данными об объектах налогового учёта.
Ошибки и последствия
Частая ошибка — вести учёт «в голове» и не фиксировать формы регистров в учётной политике. Тогда при проверке нечем объяснить, как получилась налоговая база.
Вторая ошибка — регистры без обязательных реквизитов: без даты, без подписи ответственного, без денежного измерителя. Такие формы не подтверждают данные учёта.
Третья ошибка — расхождение регистров с первичными документами. Если сумма в регистре не совпадает с документом, подтверждать придётся документ, а расчёт базы окажется необоснованным.
Отдельно стоит помнить о конфиденциальности. Содержание данных налогового учёта, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны её хранить и несут ответственность за разглашение, установленную законодательством (ст. 313 НК РФ).
Частые вопросы
Обязательно ли использовать утверждённые формы регистров налогового учёта?
Нет. Обязательных бланков нет, формы вы разрабатываете сами и закрепляете в учётной политике для целей налогообложения.
Можно ли вести налоговый учёт в бухгалтерских регистрах?
Да. Если информации в них не хватает, вы вправе дополнить регистры бухгалтерского учёта нужными реквизитами и так сформировать регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Порядок устанавливается налогоплательщиком в учётной политике для целей налогообложения, документ утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ).
Какие реквизиты должны быть в регистре обязательно?
Наименование регистра, период или дата составления, измерители операции в натуральном и денежном выражении, наименование хозяйственных операций, подпись и расшифровка подписи ответственного лица (ст. 313 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.