Бухгалтерский учет фиксирует хозяйственные операции компании, а налоговый учет нужен, чтобы определить налоговую базу по налогу. Налоговый учет строится на данных первичных документов, сгруппированных по правилам НК РФ (ст. 313 НК РФ). Ведете вы оба учета или только налоговый, порядок работы закрепляется в учетной политике, которую утверждает руководитель.
Чем налоговый учет отличается от бухгалтерского
Налоговый учет — это система обобщения информации для расчета налоговой базы. Его данные должны показывать, как формируются доходы и расходы, какая доля расходов учитывается в текущем периоде, какой остаток убытков переносится на следующие периоды, как создаются резервы и какова задолженность перед бюджетом по налогу (ст. 313 НК РФ).
Бухгалтерский учет решает более широкую задачу: он нужен собственникам, банкам, контрагентам и проверяющим. Поэтому одних регистров бухгалтерского учета может не хватить для расчета налога. В этом случае вы вправе дополнить их нужными реквизитами и получить регистры налогового учета либо вести отдельные регистры (ст. 313 НК РФ).
Выбор за вами, но он должен быть зафиксирован. Если бухгалтер ведет учет «в голове» и не может показать, откуда взялась сумма налога, это первая зона риска при проверке.
Что подтверждает данные налогового учета
Подтверждением данных налогового учета служат три группы документов (ст. 313 НК РФ):
- первичные учетные документы, включая справку бухгалтера;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Формы аналитических регистров вы разрабатываете сами. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для вас обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). Но в каждой форме должны быть обязательные реквизиты: наименование регистра, период или дата составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении (ст. 313 НК РФ).
Практический вывод: не нужно искать «утвержденный бланк» регистра. Нужно один раз описать формы в учетной политике и дальше заполнять их по одной и той же схеме.
Порядок действий для владельца
- Проверьте учетную политику для целей налогообложения. Именно в ней устанавливается порядок ведения налогового учета, и ее утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ). Убедитесь, что документ описывает ваши реальные операции, а не скачан из интернета.
- Определите, хватает ли регистров бухгалтерского учета для расчета налога. Если нет, дополните их реквизитами или заведите отдельные регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).
- Сверьте перечень первичных документов с фактическими операциями. Каждая сумма в расчете налога должна опираться на документ или справку бухгалтера (ст. 313 НК РФ).
- Проверьте, что регистры содержат все обязательные реквизиты. Отсутствие наименования, периода или измерителей превращает регистр в спорный документ.
- Убедитесь, что порядок учета применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Это прямое требование ст. 313 НК РФ.
Когда менять порядок учета
Система налогового учета организуется вами самостоятельно, но с принципом последовательности: правила применяются от периода к периоду (ст. 313 НК РФ). Менять порядок учета отдельных операций или объектов можно при изменении законодательства о налогах (ст. 313 НК РФ).
Не стоит менять схему учета посреди года из-за удобства или смены бухгалтера. Это создает разрыв в данных: часть периода считается по одним правилам, часть — по другим, и объяснить цифры в расчете налога становится сложно.
Если законодательство изменилось, оформите новую редакцию учетной политики и зафиксируйте дату, с которой действуют новые правила.
Ошибки, которые дорого стоят
Учет только «для налоговой». Компания считает налог, но не ведет бухгалтерский учет в объеме, нужном собственнику и контрагентам. В итоге нет картины финансового результата, а регистры не связаны с первичными документами.
Регистры без обязательных реквизитов. Форму вы придумали сами, но забыли период составления или денежный измеритель. Формально подтвердить данные налогового учета нечем (ст. 313 НК РФ).
Расчет налога без расчета налоговой базы. В перечне подтверждающих документов расчет налоговой базы стоит отдельной строкой (ст. 313 НК РФ). Если его нет, не видно, как получена итоговая сумма.
Учетная политика «для вида». Порядок ведения налогового учета должен быть установлен в учетной политике, утвержденной руководителем (ст. 313 НК РФ). Документ, который не совпадает с фактическим учетом, работает против вас.
Смена правил без основания. Порядок учета меняется при изменении законодательства о налогах (ст. 313 НК РФ). Произвольные перестройки схемы ломают последовательность применения норм.
Последствие у всех этих ошибок одно: вы не можете быстро и документально подтвердить, как посчитан налог. Это риск доначислений и штрафов по итогам проверки, а также потери времени на восстановление документов.
Частые вопросы
Обязан ли я вести отдельные регистры налогового учета?
Не обязательно. Если в регистрах бухгалтерского учета достаточно информации для определения налоговой базы, можно обойтись ими. Если информации не хватает, вы вправе дополнить регистры нужными реквизитами или вести самостоятельные регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Кто утверждает порядок ведения налогового учета?
Порядок устанавливается вами в учетной политике для целей налогообложения, ее утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ). Налоговые органы не вправе навязывать обязательные формы документов налогового учета.
Какие документы подтверждают данные налогового учета?
Первичные учетные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Все три группы должны быть у вас в наличии.
Можно ли поменять порядок учета в середине года?
Изменение порядка учета отдельных операций и объектов в целях налогообложения допускается при изменении законодательства о налогах (ст. 313 НК РФ). Без такого основания менять правила посреди периода не стоит.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.