Налоговый учет по налогу на прибыль — это отдельный от бухгалтерского порядок сбора и группировки информации о доходах и расходах. Он нужен, чтобы правильно рассчитать базу по налогу и подтвердить ее документами. Вести его обязаны все организации на общей системе налогообложения.
Зачем нужен отдельный учет
Бухгалтерский и налоговый учет отвечают на разные вопросы. Первый показывает собственнику и внешним пользователям, как идут дела у компании. Второй нужен налоговой инспекции, чтобы проверить, верно ли посчитан налог.
Из-за разных задач правила в двух учетах не совпадают. Часть расходов в бухгалтерском учете признается, а в налоговом — нет или признается иначе. Поэтому прибыль в отчетности и сумма налога к уплате могут расходиться.
Если вести только бухгалтерский учет и брать цифры оттуда, база по налогу будет неверной. Это ведет к доначислениям, пеням и разбирательствам с инспекцией.
Из чего складывается учет
Основа налогового учета — первичные документы. Это договоры, акты, накладные, счета-фактуры, платежные документы, кассовые чеки. Каждая сумма в расчете налога должна опираться на документ.
Дальше доходы и расходы группируют по видам. Доходы от продаж учитывают отдельно от внереализационных. Расходы делят на те, что связаны с производством и продажей, и на прочие.
Отдельно ведут учет операций, по которым правила бухучета и налогового учета расходятся. К ним относятся, например, амортизация основных средств, резервы, представительские расходы, убытки прошлых лет.
Результат учета — налоговая база за период. Ее считают нарастающим итогом с начала года.
Как организовать учет на практике
Есть два подхода. Первый — вести налоговый учет в той же программе, что и бухгалтерский, с отдельными регистрами и настройками. Второй — строить налоговые регистры вручную или в таблицах на основе бухгалтерских данных.
Порядок действий для владельца бизнеса выглядит так:
- Определите, кто отвечает за налоговый учет. Обычно это главный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе. Ответственность за результат все равно на руководителе.
- Проверьте учетную политику. В ней должны быть описаны способы признания доходов и расходов, методы амортизации, порядок формирования резервов.
- Наладьте сбор первичных документов. Без них любая сумма в расчете налога уязвима при проверке.
- Заведите налоговые регистры — сводные таблицы, где видно, как из первичных данных получилась база по налогу.
- Сверяйте налоговый учет с бухгалтерским. Расхождения должны быть объяснимы и задокументированы.
Если компания небольшая, учет можно вести в упрощенном виде, но принцип тот же: доходы, расходы, документы, регистры.
Частые ошибки
Расход без документа. Сумму списали в затраты, а подтверждающего документа нет или он оформлен с нарушениями. При проверке такой расход снимут, и налог придется доплатить.
Путаница между бухгалтерским и налоговым учетом. Бухгалтер берет прибыль из бухгалтерской отчетности и переносит в декларацию. Расхождения не анализируются, база получается искаженной.
Неверный момент признания расходов. Затраты относят к другому периоду. Это меняет налог сразу за несколько отчетных периодов.
Экономия на регистрах. Данные есть в программе, но сводных таблиц нет. При проверке сложно быстро показать, откуда взялась каждая цифра.
Учет расходов, которые нельзя учитывать. В затраты попадают суммы, которые налоговая база не уменьшают. Например, выплаты за счет прибыли или расходы без связи с деятельностью компании.
Последствия ошибок
Если инспекция найдет занижение базы, она доначислит налог. К сумме добавятся пени за каждый день просрочки. Возможен и штраф за неполную уплату налога.
Ошибки в регистрах и документах сами по себе тоже риск. При проверке инспекция вправе запросить пояснения и документы. Если подтвердить расход или вычет не удается, спор обычно заканчивается не в пользу компании.
Отдельно стоит следить за сроками. Неверный расчет по итогам периода означает, что налог уплачен не полностью, а это тянет за собой пени.
Как снизить риски
Ведите учет так, чтобы любую цифру в декларации можно было объяснить за несколько минут. Для этого нужны три вещи: первичные документы, налоговые регистры и понятная учетная политика.
Раз в квартал сверяйте данные учетной системы с декларацией. Проверяйте, что все крупные расходы подтверждены и относятся к нужному периоду.
Если в компании нет человека, который уверенно ведет налоговый учет, передайте эту часть на сторону. Стоимость услуги обычно ниже, чем доначисления и пени по итогам проверки.
Частые вопросы
Нужно ли вести налоговый учет, если компания на упрощенке?
Нет, налог на прибыль платят организации на общей системе. На упрощенной системе ведут учет для другого налога.
Можно ли вести налоговый учет только в бухгалтерской программе?
Да, если в программе настроены налоговые регистры и расхождения с бухучетом видны. Важно, чтобы данные можно было проверить и объяснить.
Что будет, если не вести налоговые регистры?
Суммы в декларации будет сложно подтвердить. При проверке инспекция может снять расходы, которые нечем обосновать.
Кто отвечает за налоговый учет в компании?
Отвечает руководитель. Он может поручить ведение учета бухгалтеру или передать его на аутсорсинг, но ответственность за декларацию остается на нем.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.