Индивидуальный предприниматель не ведет бухгалтерский учет по правилам, установленным для организаций. Но это не значит, что учитывать ничего не нужно: доходы, расходы и уплаченные налоги ИП фиксирует для налогового учета. Ниже — что именно вести, в каком порядке и где чаще всего возникают проблемы.
Что именно обязан вести ИП
Закон о бухгалтерском учете распространяется на организации. Для ИП обязанность вести бухгалтерский учет не установлена, поэтому баланс, отчет о финансовых результатах и учетную политику по правилам для юрлиц он не составляет.
При этом налоговый учет ведется всеми налогоплательщиками. Статья 313 НК РФ описывает его общие положения: данные должны отражать порядок формирования доходов и расходов, определение доли расходов, учитываемых для налогообложения в текущем периоде, остаток расходов и убытков, переносимых на следующие периоды, суммы создаваемых резервов и задолженность по расчетам с бюджетом по налогу.
Проще говоря, вы должны в любой момент показать, откуда взялась каждая сумма дохода, каждая сумма расхода и каждая сумма налога. Не «примерно помню», а подтвержденный документ.
Чем подтверждаются данные учета
Статья 313 НК РФ называет три вида подтверждений. Первое — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Второе — аналитические регистры налогового учета. Третье — расчет налоговой базы.
Первичка — это договоры, акты, накладные, кассовые документы, банковские выписки, чеки. Регистры — это таблицы, в которых вы систематизируете данные из первички по видам доходов и расходов. Расчет налоговой базы — итоговая таблица, из которой видно, как получилась сумма налога к уплате.
Формы аналитических регистров налогового учета должны в обязательном порядке содержать набор реквизитов: наименование регистра, период или дату составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении. Регистры можно разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике для налоговых целей.
Порядок действий: с чего начать
Шаг первый — определитесь с налоговым режимом. От него зависит, какие доходы и расходы вы учитываете и какие документы подтверждают право на уменьшение налога. Режим определяет и состав отчетности, которую вы сдаете.
Шаг второй — зафиксируйте правила учета в документе. Опишите, какие регистры вы ведете, кто их заполняет, в какие сроки, какие документы считаются подтверждением расхода. Такой документ дисциплинирует и вас, и сотрудников, а при проверке снимает часть вопросов.
Шаг третий — наладьте сбор первички. Каждая операция должна оставлять документ в день ее совершения, а не восстанавливаться задним числом через полгода. Отдельно храните документы по операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости: в счете-фактуре по таким товарам указываются количество в используемой для прослеживаемости единице измерения и стоимость (ст. 169 НК РФ).
Шаг четвертый — ведите регистры регулярно. Не раз в квартал перед сдачей отчетности, а по мере совершения операций. Иначе часть первички теряется, а восстановленные суммы вызывают вопросы.
Шаг пятый — сверяйтесь с бюджетом. Расчеты по налогам, пени и штрафам должны сходиться с данными налогового органа. Расхождение — повод разобраться до того, как придет требование.
Счет-фактура: кто подписывает у ИП
Если вы работаете с НДС и выставляете счета-фактуры, соблюдайте правила подписания. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными приказом или доверенностью.
При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем документ подписывает сам ИП либо иное лицо, уполномоченное доверенностью от его имени. В счете-фактуре указываются основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и дата присвоения такого номера (ст. 169 НК РФ).
Ошибка, которая встречается часто: ИП подписывает счет-фактуру как «главный бухгалтер», хотя такой должности у него нет. Указывайте фактический статус подписанта.
Отчетность: что и когда сдавать
Состав отчетности зависит от режима и от того, есть ли у вас работники. По налогам вы сдаете декларации в сроки, установленные для вашего режима, и платите авансовые платежи, если они предусмотрены.
Отдельно про годовую бухгалтерскую отчетность. Статья 23 НК РФ устанавливает обязанность представлять в налоговый орган по месту нахождения организации годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность не позднее трех месяцев после окончания отчетного года — но только в случаях, когда организация обязана ее составлять и когда она не попадает под исключения, перечисленные в норме. Для ИП эта обязанность не применяется, поскольку бухгалтерскую отчетность по правилам для организаций он не составляет.
Проверьте только один момент: если вы параллельно владеете долей в ООО или являетесь руководителем организации, обязанности по отчетности организации на вас распространяются отдельно от статуса ИП.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — отсутствие первичных документов по части расходов. Последствие: расход снимается, налог пересчитывается, начисляются пени и штраф.
Вторая ошибка — регистры ведутся «для вида», суммы в них не бьются с первичкой. При проверке такой учет не подтверждает ничего, и восстановить картину придется уже под давлением сроков.
Третья ошибка — смешивание личных денег и денег бизнеса на одной карте. Разделить операции потом крайне сложно, а часть расходов так и остается без подтверждения.
Четвертая ошибка — несвоевременная сдача отчетности и неуплата налога. Это самостоятельные основания для пеней и штрафов, независимо от того, правильно ли посчитана база.
Пятая ошибка — утрата документов при смене бухгалтера или переезде. Храните первичку и регистры в порядке, который позволяет найти любой документ за нужный период по первому требованию.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести бухгалтерский учет так же, как ООО?
Нет. Обязанность вести бухгалтерский учет по правилам для организаций установлена для юрлиц. ИП ведет налоговый учет: фиксирует доходы, расходы и налоги и подтверждает их документами.
Какие документы подтверждают данные налогового учета?
Первичные учетные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы. Это прямо указано в ст. 313 НК РФ.
Что должно быть в регистре налогового учета?
Обязательные реквизиты: наименование регистра, период или дата составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении. Остальную структуру вы определяете сами.
Нужно ли ИП сдавать годовую бухгалтерскую отчетность?
Обязанность по ст. 23 НК РФ касается организаций и действует не во всех случаях. На ИП она не распространяется, так как бухгалтерскую отчетность по правилам для организаций он не составляет.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.