НДФЛ — это налог с доходов ваших работников, и удерживать его обязаны вы как работодатель. Учет НДФЛ сводится к трем действиям: посчитать доход и налог, удержать его при выплате и перечислить в бюджет. Отчитываться нужно расчетом сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом.
Кто и с каких доходов платит налог
Вы выступаете налоговым агентом. Это значит, что налог платит не работник, а вы — из его дохода при каждой выплате. Удерживать НДФЛ нужно с зарплаты, премий, отпускных, больничных и других выплат в пользу физических лиц.
Ведите учет по каждому человеку отдельно: сколько он получил, когда, в каком статусе (резидент или нет), когда вы удержали налог. Эти данные по ст. 230 НК РФ нужно фиксировать в регистрах налогового учета. Форму регистров вы разрабатываете сами и закрепляете в учетной политике.
Сроки уплаты и отчетности
Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, сдают за первый квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа месяца, следующего за периодом. За год — не позднее 25 февраля следующего года. Сроки установлены ст. 230 НК РФ.
Сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога теперь входят в состав этого расчета. Отдельную справку о доходах за год в налоговую не подают — она включена в расчет.
Как отчитываться: электронно или на бумаге
Расчет подают в налоговый орган по месту учета по утвержденным формам и форматам. По ст. 230 НК РФ его представляют в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Исключение — малая численность. Если доходы в налоговом периоде получили до 10 человек, сведения и расчет можно сдать на бумаге. На практике проще сразу настроить электронную сдачу: она избавляет от поездок и ошибок в формате.
Справки работникам
Работник может попросить справку о своих доходах и удержанном налоге. По ст. 230 НК РФ вы обязаны выдать ее по заявлению физического лица. Форма справки утверждена органом, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Заведите простой порядок: заявление принимаете в письменном виде, справку готовите в установленной форме, выдаете под подпись или отправляете удобным работнику способом. Так вы не забудете, кому и что выдали.
Материальная выгода и другие доходы
Не всякий доход приходит деньгами. Отдельная тема — доходы в виде материальной выгоды, например от экономии на процентах по займу, выданному работнику. По ст. 212 НК РФ такие суммы включаются в налоговую базу, и с них тоже нужно исчислить НДФЛ.
Проверьте, нет ли у вас займов работникам или оплаты чего-либо за них. Если есть, определите налоговую базу и удержите налог при ближайшей денежной выплате. Не оставляйте такие операции без внимания: они всплывают при сверке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — платить налог из своих денег, а не удерживать из дохода работника. Так нельзя: НДФЛ удерживают при выплате, а перечисляют в бюджет в установленные сроки.
Вторая — путать сроки. Расчет за квартал, полугодие и девять месяцев сдают не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля. Пропуск срока означает штраф и внимание налоговой.
Третья — сдавать на бумаге при численности больше 10 человек. Право на бумажный расчет по ст. 230 НК РФ есть только при доходах до 10 человек.
Четвертая — не вести регистры по каждому работнику. Без них сложно подтвердить правильность расчета и ответить на запросы.
Пятая — забыть про справки по заявлениям работников. Это прямая обязанность налогового агента по ст. 230 НК РФ.
Частые вопросы
Когда сдавать расчет по НДФЛ за год?
За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. За квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Можно ли отчитываться на бумаге?
Да, если доходы в налоговом периоде получили до 10 человек. В остальных случаях расчет подают в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Обязан ли я выдать работнику справку о доходах?
Да, по его заявлению. Справку о полученных доходах и удержанных суммах налога выдаете по форме, утвержденной органом, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Нужно ли платить НДФЛ с материальной выгоды по займу работнику?
Да, такая выгода включается в налоговую базу по ст. 212 НК РФ. Налог исчисляют и удерживают при выплате дохода работнику.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.