Расчет пенсии по зарплате сводится к тому, сколько страховых взносов работодатель начислил и уплатил с выплат работника за годы его работы. Для владельца бизнеса это не абстракция: именно ваши отчеты и платежи формируют данные о стаже и заработке, по которым работнику потом назначат пенсию. Ошибки в учете выплат и взносов бьют по работнику, а к вам возвращаются доначислениями и спорами.
Что именно из зарплаты идет на будущую пенсию
Пенсия складывается из страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, которые платятся с выплат работнику. База для взносов определяется по правилам ст. 421 НК РФ, а выплаты, с которых взносы не начисляются, перечислены в ст. 422 НК РФ. Чем полнее вы отражаете реальные выплаты, тем корректнее сведения о заработке работника попадут в его пенсионные данные.
Отдельно учтите: часть выплат освобождена от взносов, но это не значит, что их можно не показывать в отчетности. Например, взносы работодателя по программе дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию не облагаются в размере уплаченных сумм, но не более 12 000 рублей в год на каждого работника (ст. 422 НК РФ). Такие суммы нужно правильно отражать, иначе данные разойдутся с фактическими платежами.
Как зарплата превращается в пенсионные права
Работник видит свои пенсионные права в виде стажа и суммы взносов, отраженных на его лицевом счете. Эти данные формируются из вашей отчетности: начисленные выплаты, база, взносы. Если вы платите зарплату «в конверте» или занижаете официальные выплаты, у работника остаются низкие пенсионные права, а у вас — риск доначислений взносов, пеней и штрафов.
Для работника расчет будущей пенсии по зарплате — это вопрос о том, сколько взносов реально дошло до его счета. Для вас — вопрос о том, совпадают ли ваши начисления, отчетность и платежи. Расхождение хотя бы в одном звене создает проблему: работник обратится за разъяснением, а проверка найдет несоответствие.
Порядок действий для работодателя
Сначала проверьте, все ли выплаты работникам отражены в базе для взносов. Сверьте трудовые договоры, штатное расписание, расчетные листки и платежные ведомости: каждая выплата должна иметь основание и попадать в расчет. Если выплата не облагается взносами, у вас должно быть документальное подтверждение основания из ст. 422 НК РФ.
Затем сверьте начисленные взносы с уплаченными. Разница между расчетом и платежами — это долг, который лучше закрыть до проверки. Далее проверьте персонифицированные сведения по каждому работнику: суммы выплат и взносов в отчетности должны совпадать с данными бухгалтерии.
Отдельно разберитесь с выплатами, которые работники получают помимо оклада. Премии, надбавки, компенсации — по каждой позиции должно быть ясно, облагается она взносами или нет. Если сомневаетесь, посмотрите формулировку в ст. 422 НК РФ и основание выплаты в ваших документах.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — занижение официальной зарплаты. Работник получает меньше пенсионных прав, а вы — риск, что при проверке взносы доначислят исходя из фактических выплат. Доказательства фактических выплат могут появиться из разных источников, и тогда пересчет будет не в вашу пользу.
Вторая ошибка — неправильное применение освобождений из ст. 422 НК РФ. Например, взносы работодателя на накопительную пенсию освобождаются не более 12 000 рублей в год на работника. Если вы не облагаете всю сумму без учета лимита, получится занижение взносов.
Третья ошибка — расхождения между расчетом и отчетностью. Суммы в отчетности должны совпадать с начислениями и платежами. Любое расхождение — повод для вопросов и повод пересчитать базу.
Что проверить в ноябре 2026 года
До конца года проверьте выплаты, которые вы делали работникам в течение 2026 года. Сверьте базу по каждому работнику с расчетными листками и договорами. Убедитесь, что освобожденные выплаты не превышают лимиты, установленные ст. 422 НК РФ.
Проверьте взносы индивидуального предпринимателя за себя, если у вас есть такая обязанность. Для плательщиков, не производящих выплаты, размер взносов на обязательное пенсионное страхование с дохода свыше 300 000 рублей ограничен: не более 321 818 рублей за расчетный период 2026 года (ст. 430 НК РФ). Это не пенсия работника, но часть вашей собственной пенсионной истории как предпринимателя.
Если у вас есть работники, получающие выплаты, которые не облагаются взносами, соберите подтверждающие документы. Основание выплаты и ее размер должны быть видны из документов. Без подтверждения освобождение не сработает.
Частые вопросы
Влияет ли официальная зарплата на размер будущей пенсии работника?
Да. Пенсионные права формируются из страховых взносов, начисленных с выплат работнику. Чем выше официальные выплаты и взносы, тем больше прав накопится у работника.
Что будет, если платить часть зарплаты неофициально?
У работника останутся низкие пенсионные права, а у вас появится риск доначисления взносов, пеней и штрафов. При проверке фактические выплаты могут быть установлены, и взносы пересчитают.
Облагаются ли взносами выплаты работодателя на накопительную пенсию?
Нет, но не более 12 000 рублей в год на каждого работника (ст. 422 НК РФ). Суммы сверх этого лимита облагаются взносами в общем порядке.
Нужно ли предпринимателю проверять свои взносы за себя?
Да, если вы платите взносы за себя. Для дохода свыше 300 000 рублей взнос на обязательное пенсионное страхование ограничен суммой 321 818 рублей за 2026 год (ст. 430 НК РФ).
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.