ЗУП — это программа «1С:Зарплата и управление персоналом», а кадровый учет — это документы о приеме, переводах, отпусках и увольнениях. Вместе они дают порядок: приказы, личные карточки, расчетные листки и отчетность сходятся между собой. Если вести кадры в одном месте, а зарплату в другом, ошибки почти неизбежны.
Что входит в кадровый учет
Кадровый учет начинается с приема на работу. Нужны трудовой договор, приказ о приеме, запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, личная карточка. Дальше идут переводы, отпуска, больничные, дисциплинарные взыскания, увольнения — на каждый шаг оформляется документ.
Зарплата считается на основании этих же документов. Оклад, надбавки, районный коэффициент, отпускные, пособия — все привязано к приказам и договорам. Если приказ не оформлен, начисление теряет основание. При проверке это первое, что смотрят.
ЗУП закрывает обе задачи в одной системе. Вы вносите прием, и программа сама подставляет оклад в расчет, считает отпускные и формирует расчетные листки. Кадровые документы и расчеты не расходятся, потому что берут данные из одного источника.
Порядок действий: с чего начать
Сначала проверьте, что есть по каждому сотруднику. Соберите трудовые договоры, приказы о приеме, личные карточки, приказы об отпусках и переводах. Сверьте даты: прием в договоре, приказе и карточке должен совпадать.
Затем сверьте штатное расписание с фактическим составом. Должности, оклады и количество ставок должны соответствовать тому, что написано в договорах. Расхождения — частая причина споров с работниками.
После этого перенесите данные в ЗУП. Заполните справочники сотрудников, должностей, графиков работы. Внесите начальные данные по отпускам и больничным, чтобы расчет был корректным с первого месяца.
Отдельно настройте расчет зарплаты. Проверьте, что оклады, надбавки и удержания совпадают с договорами. Прогоните пробный расчет за месяц и сравните с тем, что вы платили раньше. Расхождение — сигнал, что настройка неверна.
Дальше ведите документы в системе по мере событий. Приняли сотрудника — оформили приказ в ЗУП. Ушел в отпуск — внесли отпуск. Так кадры и расчет идут параллельно, без ручных переносов.
Какие доходы и выплаты учитывать
Не все выплаты работнику облагаются одинаково. Компенсация при увольнении освобождена от налога в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка. Для работников из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях лимит — шестикратный размер. Такое правило установлено ст. 217 НК РФ.
Для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера при увольнении действует тот же трехкратный лимит. Суммы сверх него облагаются налогом. Если считать компенсацию «на глаз», легко ошибиться в базе и получить претензии.
Отдельная тема — выплаты по договорам за работы и услуги. Если работы или услуги выполнены в интернете с использованием доменных имен и сетевых адресов в российской национальной доменной зоне либо информационных систем, размещенных в России, вознаграждение относится к доходам от источников в РФ. Это указано в ст. 208 НК РФ. Для бизнеса это значит: при выплатах подрядчикам нужно верно определить источник дохода и корректно отразить его в учете.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — кадры отдельно, зарплата отдельно. Приказы лежат в папке, расчет идет в другой программе. В итоге отпускные считают по данным, которых нет в приказах, а приказы не совпадают с расчетными листками.
Вторая — работа без оформленных документов. Сотрудник фактически работает, а приказа о приеме нет. Это нарушение трудового законодательства и риск штрафа при проверке.
Третья — неверные лимиты при выплатах при увольнении. Компенсацию считают без учета трехкратного или шестикратного размера, и налог удерживают неправильно. Последствие — доначисление налога и пени.
Четвертая — ручные правки в расчетах. Бухгалтер поправил сумму вручную, а основание не изменил. При следующем расчете цифры снова расходятся, и ошибка накапливается из месяца в месяц.
Последствия у всех ошибок похожи: споры с работниками, доначисления, пени и штрафы. Исправлять накопленные расхождения дороже, чем сразу вести учет в одной системе.
Как поддерживать порядок дальше
Заведите правило: любое кадровое событие оформляется документом в день события. Прием, перевод, отпуск, увольнение — сначала документ, потом расчет. Так не появляется «висящих» выплат без основания.
Раз в месяц сверяйте расчетные листки с приказами и договорами. Проверяйте, что оклады и надбавки не изменились без документа. Это занимает немного времени, но ловит ошибки до проверки.
Раз в квартал проверяйте личные карточки и трудовые документы. Смотрите, что все приказы на месте, даты совпадают, а данные сотрудников актуальны. Отдельно проверьте выплаты при увольнении на соответствие лимитам по ст. 217 НК РФ.
Если кадров много и события идут часто, без системы не обойтись. ЗУП позволяет вести кадры и зарплату вместе, но только при условии, что данные вносят вовремя и полностью.
Частые вопросы
Нужен ли ЗУП, если у меня ИП и два сотрудника?
Нет, программа не обязательна. Достаточно оформлять приказы и договоры и считать зарплату так, чтобы документы совпадали с выплатами. ЗУП удобна, когда сотрудников становится больше.
Что будет, если приказ о приеме не оформлен?
Это нарушение трудового законодательства. При проверке возможен штраф, а работник сможет ссылаться на фактическое допущение к работе. Оформляйте приказ в день выхода сотрудника.
Облагается ли налогом компенсация при увольнении?
В пределах трехкратного размера среднего месячного заработка — нет. Для работников из районов Крайнего Севера и приравненных местностей лимит шестикратный. Суммы сверх лимита облагаются по ст. 217 НК РФ.
Можно ли вести кадры в одной программе, а зарплату в другой?
Можно, но тогда нужна регулярная сверка. Приказы и расчеты должны совпадать по датам и суммам. Без сверки ошибки накапливаются и всплывают при проверке или увольнении.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.