Система кадрового учета — это набор документов и процедур, которые фиксируют отношения с работниками: прием, перевод, отпуск, увольнение. Без нее вы не сможете подтвердить права и обязанности сторон. Начните с перечня обязательных документов и назначьте ответственного за их ведение.
Что входит в систему кадрового учета
Основа системы — трудовые договоры и локальные акты, которые определяют правила работы у вас. К локальным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, график отпусков. Часть документов обязательна не для всех: например, положение о премировании нужно, только если вы платите премии.
Второй блок — учетные документы по каждому работнику. Это приказы о приеме, переводе и увольнении, личные карточки, табели учета рабочего времени, расчетные листки. Третий блок — документы по отпускам, больничным, командировкам и дисциплинарным мерам.
Отдельно держите документы, которые подтверждают, что работник ознакомлен с локальными актами и своими обязанностями. Без подписи работника акт для него не действует. Это самая частая причина споров.
Порядок действий: с чего начать
Шаг первый — проверьте, какие локальные акты у вас уже есть и когда в них вносились изменения. Устаревшие редакции опаснее отсутствия документа: по ним видно, что вы применяете правила, которых нет.
Шаг второй — составьте перечень должностей и проверьте, есть ли по ним ограничения и обязательные требования. Для части работ нужны документы об образовании, медосмотры, допуски. Отсутствие такого документа у работника — нарушение, даже если он хорошо работает.
Шаг третий — зафиксируйте, кто ведет кадровый учет. У ИП это обычно сам предприниматель, у ООО — руководитель, кадровик или бухгалтер по договору. Назначение оформите приказом или включите обязанность в трудовой договор сотрудника. Если учет никто не ведет, документы появляются задним числом, и это видно при первой же проверке.
Шаг четвертый — заведите журналы учета приказов, трудовых договоров и личных карточек. Журнал нужен не сам по себе: он показывает, что документ существовал в определенную дату.
Шаг пятый — установите порядок хранения. Личные карточки, трудовые договоры и приказы хранятся отдельно от бухгалтерских документов, в закрытом доступе. Доступ к персональным данным работников давайте только тем, кому он нужен по работе.
Кадровый учет и страховые взносы
Кадровые документы напрямую влияют на расчет взносов и на право применять пониженные тарифы. По ст. 427 НК РФ пониженные тарифы для отдельных организаций привязаны к средней численности работников. В частности, для организаций в сфере кинематографии, указанных в подпункте 6 пункта 2 и пункте 2.2 ст. 427 НК РФ, средняя численность за девять месяцев года, предшествующего году перехода на пониженные тарифы, должна составлять не менее семи человек.
Кроме того, по ст. 427 НК РФ средняя численность за расчетный или отчетный период не может быть меньше средней численности за предшествующий период. Это значит, что считать численность нужно постоянно, а не один раз при переходе. Если показатель упал, право на пониженный тариф под вопросом.
Отсюда практический вывод: табель и приказы должны совпадать с тем, что вы показываете в отчетности. Расхождение в численности — типичная ошибка. Проверяйте данные перед сдачей отчетности, а не после.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая ошибка — трудовой договор есть, а приказа о приеме нет, или наоборот. Оформляйте оба документа и следите, чтобы даты в них совпадали.
Вторая — работник фактически начал работать, а договор подписан позже. Отношения считаются возникшими с момента допуска к работе, поэтому договор нужно оформить письменно в короткий срок. Не откладывайте на конец месяца.
Третья — изменения условий без документов. Перевод, новая должность, изменение оклада требуют письменного оформления и подписи работника. Устные договоренности не защищают ни вас, ни работника.
Четвертая — отпуска «в графике», но не оформлены приказом. График отпусков — это план, а не основание для отпуска. Нужен приказ и отметка в личной карточке.
Пятая — увольнение без соблюдения процедуры. Ошибка в основании или дате приказа приводит к тому, что увольнение признают незаконным, а работника восстанавливают. Проверяйте основание увольнения по документам, а не по памяти.
Шестая — персональные данные работников в открытом доступе. Списки с паспортами и адресами на общих дисках — нарушение. Ограничьте доступ и храните такие документы отдельно.
Последствия и как их снизить
За нарушения в кадровом учете предусмотрена ответственность, в том числе административная. Точный размер штрафа зависит от состава нарушения, поэтому проверяйте актуальные нормы перед принятием решений. Кроме штрафа есть более дорогие последствия: восстановление работника, взыскание среднего заработка за вынужденный прогул, перерасчет взносов.
Снизить риск помогает регулярная проверка. Раз в квартал сверяйте: все ли работники оформлены, совпадают ли даты в приказах и договорах, есть ли подписи об ознакомлении, актуален ли график отпусков. Заведите чек-лист и отмечайте в нем даты проверок.
Если кадровый учет ведется давно и без системы, начните с инвентаризации документов по каждому работнику. Соберите папку: договор, приказ, личная карточка, заявления, приказы об отпусках. Пробелы закрывайте документами с реальными датами, а не задним числом.
Частые вопросы
Обязателен ли кадровый учет для ИП с одним работником?
Да. Трудовой договор, приказ о приеме, табель и документы по отпускам нужны и при одном работнике. Упрощенного порядка для ИП нет.
Можно ли вести кадровый учет в электронном виде?
Можно, но часть документов работник должен подписывать. Порядок электронного взаимодействия закрепите локальным актом и получите согласие работников.
Что делать, если работник не подписал ознакомление с локальным актом?
Зафиксируйте отказ актом в присутствии свидетелей. Иначе доказать, что вы ознакомили работника, не получится.
Как кадровый учет связан с пониженными тарифами взносов?
По ст. 427 НК РФ право на пониженные тарифы для отдельных организаций зависит от средней численности работников. Считайте показатель по данным кадрового учета и сверяйте с отчетностью.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.