Сроки перечисления НДФЛ и подачи 6-НДФЛ зависят от того, кто платит доход: налоговый агент или сам налогоплательщик. Если вы платите зарплату или вознаграждение по договору, вы налоговый агент и обязаны удержать налог при выплате. Если доход получает ИП или физлицо без агента, налог платится по декларации. Ниже — что сделать, чтобы не ошибиться со сроками и не получить доначисление.
Кто и когда платит НДФЛ
Разделите два случая. Первый — вы как организация или ИП выплачиваете доход физлицу: зарплату, вознаграждение по договору подряда или услуг. Тогда вы налоговый агент: удерживаете НДФЛ из выплаты и перечисляете его в бюджет. Второй — физлицо само отчитывается по доходам, например ИП на общей системе или человек, получивший доход без агента. В этом случае налог платится на основании налоговой декларации.
Для ИП это означает: по доходам от предпринимательской деятельности вы считаете налог сами и отражаете его в декларации. По выплатам в пользу других людей вы выступаете агентом. Смешивать эти роли нельзя: ошибка в том, кто должен удержать налог, приводит к тому, что бюджет недополучает сумму, а вы получаете претензии.
Что проверить перед выплатой дохода
Перед каждой выплатой определите три вещи: кому платите, за что и на каком основании. От этого зависит, нужно ли удерживать НДФЛ и когда его перечислять. Подготовьте документы: трудовой договор или договор гражданско-правового характера, акт выполненных работ или услуг, расчётный документ на выплату.
Если по договору вы оплачиваете товары, работы или услуги, проверьте, не является ли такая выплата формой встречного исполнения обязательства перед физлицом. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах или иная выгода может признаваться доходом. Отдельные положения этой статьи применяются к доходам, полученным начиная с 01.01.2024. Если сомневаетесь в квалификации выплаты, зафиксируйте основание в договоре и первичных документах.
Для ИП отдельно проверьте расходы. По ст. 221 НК РФ вычет по расходам, связанным с предпринимательской деятельностью, применяется при определении базы по НДФЛ за налоговый период начиная с 2024 года. Если подтвердить расходы документами не получается, вычет считается в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности. Это прямо влияет на сумму налога к уплате.
Порядок действий по шагам
- Начислите доход и определите налоговую базу. Учтите все выплаты, которые являются доходом физлица.
- Удержите НДФЛ при фактической выплате дохода, если вы налоговый агент.
- Перечислите удержанный налог в бюджет. Срок привязывайте к дате выплаты, а не к дате начисления.
- Отразите выплату и налог в отчётности. В декларации указываются все полученные в налоговом периоде доходы, вычеты, источники выплаты, суммы налога, удержанные агентами, и суммы авансовых платежей (ст. 229 НК РФ).
- Сверьте расчёты с бюджетом до сдачи отчётности, чтобы не ловить расхождение после.
Если вы платите налог по декларации, порядок другой. Сначала подаёте декларацию, затем платите налог. По ст. 229 НК РФ уплата налога, доначисленного по декларациям, порядок представления которых определён этим пунктом, производится не позднее чем через 15 календарных дней с момента подачи такой декларации. Этот срок относится к доначислению по декларации, а не к обычной уплате налога по итогам периода.
Типичные ошибки
Первая ошибка — платить налог по дате начисления, а не по дате выплаты. Из-за этого срок сдвигается, и возникает просрочка. Вторая — не удержать налог, когда выплата признаётся доходом. Например, организация закрывает обязательство перед физлицом, а НДФЛ не удерживает.
Третья ошибка — путать роли. ИП считает, что по всем доходам отчитывается как агент, либо наоборот: платит зарплату и не удерживает налог, потому что «это его деньги». Четвёртая — не подтверждать расходы документами и не применять вычет там, где он положен. По ст. 221 НК РФ отсутствие подтверждения даёт право на вычет в размере 20 процентов, но не освобождает от обязанности правильно считать базу.
Пятая ошибка — неверно заполнить декларацию: не указать источники выплаты доходов или суммы удержанного налога. По ст. 229 НК РФ в декларации указываются все полученные доходы, вычеты, источники выплаты, суммы налога, удержанные агентами, и суммы авансовых платежей. Пропуск этих данных даёт расхождение с данными агента.
Последствия и как себя защитить
Если налог не удержан или перечислен позже, бюджет получает меньше, а к вам приходят требования и доначисления. Спорить сложно, если документы не подтверждают основание выплаты и её размер. Поэтому храните договоры, акты, расчётные документы и переписку по условиям выплат.
Проверьте, не попадает ли выплата под освобождение. По ст. 229 НК РФ налогоплательщики вправе не указывать в декларации доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) в соответствии со ст. 217 НК РФ. Но это право на упрощение декларации, а не на сокрытие дохода. Если выплата облагается, её нужно отразить.
Отдельно про ИП: если вы не зарегистрированы как ИП, но ведёте предпринимательскую деятельность, положения о вычете по расходам всё равно применяются (ст. 221 НК РФ). Это значит, что отсутствие регистрации не отменяет обязанности считать налог и отчитываться.
Практический вывод: перед каждой выплатой фиксируйте основание, удерживайте налог при выплате и перечисляйте его сразу. До сдачи отчётности сверяйте суммы с бюджетом. Если выплата нестандартная, оформляйте документы так, чтобы было видно, за что вы платите.
Частые вопросы
Когда перечислять НДФЛ, если я плачу зарплату?
Удержите налог при фактической выплате дохода и перечислите его в бюджет. Ориентируйтесь на дату выплаты, а не на дату начисления зарплаты.
Что будет, если перечислить налог позже?
Возникнет просрочка: бюджет получит сумму позже, а к вам придут требования и доначисления. Храните документы по выплате, чтобы подтвердить основание и размер дохода.
Можно ли не указывать доход в декларации?
Только если доход освобождён от налогообложения по ст. 217 НК РФ. В этом случае по ст. 229 НК РФ его можно не указывать в декларации. Облагаемый доход отражать нужно.
Какой вычет по расходам доступен ИП?
По ст. 221 НК РФ расходы принимаются в фактически произведённой и документально подтверждённой сумме. Если подтвердить расходы нельзя, вычет считается в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.