Бухгалтерский учет ООО — это сбор и обработка документов по операциям компании, расчет налогов и сдача отчетности. Владельцу не нужно вести учет самому: можно передать его бухгалтеру в штат или на обслуживание. Главное — понимать, какие документы вы обязаны хранить и в какие сроки отчитываться.
Что входит в услуги по бухгалтерскому учету
Услуги по учету — это не только расчет налогов. В них входит обработка первичных документов: счетов, актов, накладных, кассовых и банковских выписок. На их основе формируются проводки и книги учета.
Дальше идет расчет налогов и взносов, подготовка и сдача отчетности. Отдельный блок — работа с сотрудниками: расчет зарплаты, отпускных и больничных, оформление выплат. Еще один блок — сверка с налоговой и подготовка ответов на ее требования.
Состав услуг зависит от режима налогообложения и числа операций. У ИП на патенте и у ООО на общей системе объем работы различается в разы. Поэтому перед началом работы нужно составить перечень документов, которые вы передаете бухгалтеру, и график их передачи.
Какие документы нужны для учета
Основа учета — первичные документы по каждой операции. Это договоры с контрагентами, счета и акты, товарные накладные, чеки, банковские выписки. Без документа операция не попадет в учет, а налог будет посчитан неверно.
Отдельно держите документы по сотрудникам: трудовые договоры, приказы, табели, заявления. И документы по самой компании: устав, приказы о назначении директора, учетную политику.
Документы нужно хранить, а не выбрасывать после сдачи отчетности. При проверке налоговая вправе запросить их за прошедшие периоды. Если документов нет, подтвердить расходы и вычеты не получится.
Когда сдавать годовую бухгалтерскую отчетность
По ст. 23 НК РФ организация сдает годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность в налоговый орган по месту нахождения не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. То есть за прошедший год отчетность нужно сдать до конца марта следующего года.
Из этого правила есть исключения. Норма не применяется, если организация по закону не обязана вести бухгалтерский учет. Не применяется она и к религиозным организациям, а также к тем, кто сдает годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации.
Проверьте, попадаете ли вы под исключение. Если нет — срок в три месяца после окончания года касается и вас, даже когда отчетность составляется в электронном виде.
Порядок действий при передаче учета
Сначала определите режим налогообложения и перечень отчетности, которую вы сдаете. От этого зависит объем работы и набор документов.
Затем составьте список документов и сроки их передачи бухгалтеру. Например, выписки — раз в неделю, акты и накладные — по мере поступления. Зафиксируйте, кто отвечает за получение и проверку первичных документов.
Дальше передайте бухгалтеру доступы к банку и учетной системе, а также архив документов за прошлые периоды. Проверьте, что данные в системе совпадают с вашими договорами и остатками.
В конце согласуйте порядок сдачи отчетности и подтверждения отправки. Вы должны получать квитанции о приеме отчетности и видеть, что она сдана в срок.
Ошибки владельца и последствия
Первая ошибка — не передавать документы вовремя. Бухгалтер считает налоги по тому, что есть, и неверные данные приводят к неверной отчетности. Исправлять придется уточненками, а это время и риск вопросов от налоговой.
Вторая ошибка — путать личные деньги и деньги компании. Оплата личных покупок с расчетного счета ООО создает операции, которые нужно правильно оформлять. Без документов такие траты нельзя учесть в расходах.
Третья ошибка — не сдавать годовую бухгалтерскую отчетность, когда обязанность есть. По ст. 23 НК РФ срок — три месяца после окончания отчетного года. Пропуск срока означает нарушение обязанностей налогоплательщика и риск привлечения к ответственности.
Четвертая ошибка — не хранить первичные документы. При запросе налоговой подтвердить операции будет нечем. Восстановить документы задним числом сложно, а иногда невозможно.
Как выбрать формат услуг
Штатный бухгалтер подходит, когда операций много и нужен человек в офисе. Обслуживание подходит, когда объем работы небольшой или непостоянный. В обоих случаях вы остаетесь ответственным за сроки и достоверность данных.
Перед началом работы обсудите состав услуг и границы ответственности. Кто готовит платежные поручения, кто отвечает за сверку, кто сдает отчетность. Пропишите это в договоре.
Отдельно договоритесь, как вы получаете подтверждения сдачи отчетности. Квитанции и протоколы должны быть у вас, а не только у бухгалтера. Так вы вовремя увидите отказ в приеме и успеете исправить ошибку.
Частые вопросы
Нужно ли ООО сдавать годовую бухгалтерскую отчетность в налоговую?
Да, если организация обязана вести бухгалтерский учет. По ст. 23 НК РФ отчетность сдают не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, кроме случаев, прямо указанных в норме.
Что будет, если не сдать отчетность в срок?
Это нарушение обязанностей налогоплательщика. Налоговая вправе привлечь организацию к ответственности, поэтому отчетность лучше сдавать заранее и сохранять квитанцию о приеме.
Можно ли передать учет на обслуживание и не участвовать?
Полностью устраниться не получится. Вы отвечаете за передачу документов и сроки, поэтому нужно контролировать, что первичные документы доходят до бухгалтера, а отчетность сдана.
Какие документы хранить в первую очередь?
Договоры, акты, накладные, банковские выписки и документы по сотрудникам. Именно они подтверждают операции и расходы при проверке.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.