Учетную политику составляет и утверждает сам руководитель организации. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета. Документ нужен, чтобы зафиксировать, как вы считаете доходы, расходы, резервы и остатки, и применять эти правила из года в год.
Что это за документ и зачем он нужен
Учетная политика — это внутренний документ, в котором вы сами устанавливаете порядок ведения налогового учета. Систему налогового учета организация организует самостоятельно, опираясь на принцип последовательности применения норм и правил. Это значит: выбранные правила действуют от одного налогового периода к другому, а не меняются под каждую сделку.
Утверждает документ руководитель. Отдельного согласования с налоговой не требуется. Но при проверке инспектор смотрит именно на учетную политику: совпадает ли то, как вы считаете налог, с тем, что написано в документе.
Данные налогового учета должны показывать порядок формирования доходов и расходов. В них также отражают долю расходов, учитываемых в текущем периоде, сумму остатка расходов или убытков, которые переносятся на следующие периоды, порядок формирования резервов и сумму задолженности. Если этих правил нет на бумаге, спорить с инспекцией почти нечем.
Что должно быть в документе
Начните с общих положений: кто отвечает за ведение учета, какие документы и регистры вы используете. Дальше опишите, как формируются доходы и расходы. Укажите, как определяете долю расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом или отчетном периоде.
Отдельный блок — перенос убытков и остатков расходов на следующие налоговые периоды. Пропишите порядок формирования сумм создаваемых резервов, если вы их создаете. Отразите порядок расчета суммы задолженности.
Если вы начали новые виды деятельности, вы обязаны определить и отразить в учетной политике принципы и порядок их отражения для целей налогообложения. Это касается и нового направления в уже работающем бизнесе, и открытия отдельного вида операций.
Когда менять учетную политику
Решение об изменении учетной политики при смене применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода. Среди года менять методы просто потому, что так удобнее, нельзя.
Другое дело — изменение законодательства о налогах и сборах. Тогда порядок учета отдельных операций или объектов вы меняете в связи с изменением закона, и новый порядок применяется не ранее чем с момента вступления в силу изменений. То есть дата привязывается к закону, а не к вашему желанию.
Практический вывод: все правки оформляйте отдельным документом — приказом или изменением к учетной политике. Укажите, с какой даты действует новое правило и чем оно вызвано. Так у вас будет понятная история изменений.
Порядок действий для владельца бизнеса
Шаг первый — проверьте, есть ли у вас утвержденная учетная политика и подписана ли она руководителем. Отсутствие подписи превращает документ в черновик.
Шаг второй — сверьте содержание с реальной работой. Если в документе написано одно, а регистры ведутся иначе, при проверке это заметят. Приведите текст и практику к одному виду.
Шаг третий — проверьте, описаны ли новые виды деятельности. Если вы начали что-то новое, а в политике этого нет, добавьте раздел.
Шаг четвертый — зафиксируйте даты. Изменения методов учета — с начала нового налогового периода. Изменения из-за законодательства — не ранее вступления в силу новых норм.
Шаг пятый — храните документ вместе с приказами об изменениях. Так вы за минуту покажете проверяющему, какое правило действовало в конкретном периоде.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учетная политика есть, но написана под копирку и не совпадает с тем, как вы реально считаете налог. Инспектор сопоставит документ с регистрами, и расхождения будут толковаться не в вашу пользу.
Вторая — изменения вносятся задним числом или посреди года без основания в виде поправок в законодательство. Это прямо противоречит правилу о начале нового налогового периода.
Третья — новые виды деятельности не отражены. Обязанность определить и закрепить принципы их учета лежит на вас, и ее пропуск — самостоятельное нарушение.
Четвертая — документ не утвержден руководителем. Порядок ведения налогового учета устанавливается именно в учетной политике, утверждаемой руководителем, поэтому без подписи документ не работает.
Последствие одно: в споре с налоговой вам не на что опереться. Вы не сможете объяснить, почему считали доходы или резервы именно так, если в документе этого правила нет.
Частые вопросы
Кто утверждает учетную политику в ООО?
Руководитель организации. Он же подписывает приказы об изменениях. Согласовывать документ с налоговой не нужно.
Можно ли поменять учетную политику в середине года?
По общему правилу нет. Изменение методов учета допускается с начала нового налогового периода. Исключение — поправки в законодательство о налогах и сборах: тогда новый порядок применяется не ранее вступления изменений в силу.
Обязательно ли описывать в политике новые виды деятельности?
Да. Если вы начали осуществлять новые виды деятельности, вы обязаны определить и отразить в учетной политике принципы и порядок их отражения для целей налогообложения.
Может ли налоговая требовать от нас свои формы документов налогового учета?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета. Формы вы определяете сами.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.