Расчёты с подотчётными лицами — это выдача сотруднику денег или корпоративной карты на рабочие расходы и последующий отчёт за них. Учёт таких операций строится на трёх шагах: выдали деньги, сотрудник потратил их на нужды компании и отчитался, остаток вернул или получил возмещение перерасхода. Ниже — порядок действий и ошибки, которые чаще всего приводят к спорам с налоговой.
Кто может быть подотчётным лицом
Подотчётное лицо — это работник вашей компании, которому вы выдали деньги под отчёт. С человеком, который у вас не работает, рассчитываться так нельзя: договора займа или поручения не заменят подотчёт.
Оформите приказ о подотчётных лицах. В нём перечислите сотрудников, которым разрешено получать деньги, и укажите, на какие цели. Такой приказ дисциплинирует и помогает бухгалтеру не путать подотчёт с зарплатой или займом.
Выдавайте деньги только на нужды компании: канцтовары, бензин, запчасти, командировочные, представительские расходы. Если сотрудник тратит подотчётные деньги на личные покупки, это уже не расход бизнеса.
Как выдать деньги под отчёт
Определите сумму и цель выдачи. Основание — заявление сотрудника или приказ руководителя. В документе укажите сумму, цель и срок, на который выдаются деньги.
Выдать деньги можно наличными из кассы или перевести на карту сотрудника. Корпоративная карта тоже считается подотчётной суммой: сотрудник тратит деньги компании и отчитывается за них.
Не выдавайте новую сумму, пока сотрудник не отчитался за предыдущую. Иначе невозможно понять, сколько денег у него на руках и за что он должен отчитаться.
Авансовый отчёт: что приложить
Сотрудник отчитывается авансовым отчётом. К нему прикладываются документы, которые подтверждают расходы: кассовые и товарные чеки, квитанции, счета, акты, билеты, документы на бензин.
Проверьте, что документы оформлены на вашу компанию или содержат обязательные реквизиты. Чек без реквизитов или документ на постороннее лицо не подтверждает расход.
Если сотрудник потратил больше выданного, перерасход возместите. Если меньше — остаток он возвращает в кассу или на счёт компании.
Сроки и учёт
Срок, за который сотрудник должен отчитаться, установите сами — в приказе или заявлении. Закон не задаёт единого срока для всех расходов, поэтому ориентируйтесь на свой документ.
В бухгалтерском учёте выданные под отчёт суммы — это дебиторская задолженность сотрудника. После утверждения авансового отчёта она закрывается, а расходы попадают в затраты компании.
Если у вас УСН, расходы уменьшают налоговую базу только при объекте «доходы минус расходы» и при наличии подтверждающих документов. При объекте «доходы» подотчётные траты на налог не влияют. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ).
Ошибки и последствия
Первая ошибка — нет подтверждающих документов. Расход без чеков и актов налоговая снимет, и компания заплатит налог с этой суммы.
Вторая ошибка — выдача денег человеку, который не работает в компании. Такие суммы могут признать доходом физлица, и с них придётся удержать налог.
Третья ошибка — деньги висят в подотчёте годами. Задолженность сотрудника перед компанией — плохой сигнал и для бухгалтерии, и для проверяющих.
Четвёртая ошибка — путать подотчёт с зарплатой. Выдача денег под отчёт не заменяет выплату заработной платы и не освобождает от расчётов с работником.
Если компания работает с НДС, помните: общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Подотчётные расходы с выделенным НДС нужно правильно отразить в вычетах, иначе налоговая снимет вычет.
Как навести порядок в подотчёте
Заведите простой регламент: кто получает деньги, на какие цели, в какой срок отчитывается и какие документы приносит. Пропишите его в приказе и ознакомьте сотрудников.
Ведите журнал или таблицу выдачи и закрытия подотчётных сумм. Так видно, кто и сколько должен компании.
Проверяйте авансовые отчёты до того, как закрыть месяц. Это дешевле, чем исправлять ошибки после требований налоговой.
Частые вопросы
Можно ли выдать подотчётные деньги сотруднику на карту?
Да. Перевести деньги на карту сотрудника или выдать корпоративную карту можно. Главное — оформить основание выдачи и получить авансовый отчёт с документами.
Что делать, если сотрудник потерял чек?
Без подтверждающего документа расход не подтверждён. Попросите сотрудника восстановить документ у продавца или оформите другой подтверждающий документ, если это возможно.
Нужно ли удерживать налог с подотчётных сумм?
Нет, если деньги выданы на нужды компании и сотрудник отчитался с документами. Налог возникает, когда подотчётные суммы фактически стали доходом работника.
Какой срок отчёта за подотчётные деньги?
Единого срока закон не устанавливает. Укажите срок в приказе или заявлении на выдачу денег и следите, чтобы сотрудники его соблюдали.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.