Бухгалтерский учет в страховых организациях ведется по общим правилам, но с учетом отраслевой специфики. Если ваша компания обязана вести бухучет, она должна сдавать годовую отчетность в налоговый орган по месту нахождения. Исключение — случаи, когда организация освобождена от ведения учета или сдает отчетность в Центральный банк Российской Федерации.
Кто обязан вести учет и сдавать отчетность
Обязанность представлять годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность в налоговый орган закреплена в ст. 23 НК РФ. Сделать это нужно не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Правило действует для организаций, у которых нет обязанности представлять отчетность в виде государственного информационного ресурса.
Есть исключения. Отчетность не сдают организации, которые по закону не обязаны вести бухгалтерский учет, религиозные организации, а также компании, представляющие годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации. Если ваша организация попадает под исключение, уточните свой статус до наступления срока сдачи.
Для страховых организаций особенно важно разделять бухгалтерскую и отраслевую отчетность. Бухгалтерская отчетность идет в налоговую, а отчетность перед Центральным банком Российской Федерации регулируется отдельно. Не путайте эти потоки: у них разные адресаты и разные сроки.
Порядок действий: что сделать в первую очередь
Начните с проверки статуса компании. Определите, обязаны ли вы вести бухгалтерский учет и сдавать годовую отчетность в налоговый орган. Если обязаны — зафиксируйте срок: три месяца после окончания отчетного года.
Затем проверьте, не попадаете ли вы под исключение по ст. 23 НК РФ. Если компания представляет отчетность в Центральный банк Российской Федерации, порядок сдачи в налоговую может не применяться. Это стоит подтвердить документами, а не держать в голове.
Далее организуйте хранение документов. По ст. 23 НК РФ вы обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов. Это касается и первичных документов, и расчетов.
Отдельно проверьте обязанность по сведениям о застрахованных лицах. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик представляет в налоговые органы сведения о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Для страховой организации это регулярная задача, а не разовая.
Документы и сроки
Ключевой документ — годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность. Ее представляют в налоговый орган по месту нахождения организации не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Этот срок указан в ст. 23 НК РФ.
Второй блок — документы для исчисления и уплаты страховых взносов. Их нужно хранить шесть лет. Если документы утеряны или уничтожены раньше срока, подтвердить расчеты будет нечем.
Третий блок — сведения о застрахованных лицах. Их подают в налоговые органы в случаях и порядке, предусмотренных НК РФ. Держите эти данные в актуальном состоянии: они касаются каждого застрахованного сотрудника.
Типичные ошибки
Первая ошибка — путать бухгалтерскую отчетность с отчетностью перед Центральным банком Российской Федерации. Это разные документы и разные адресаты. Если компания сдает отчетность в ЦБ, это не отменяет автоматически другие обязанности — проверяйте каждую отдельно.
Вторая ошибка — пропускать срок в три месяца после окончания отчетного года. Срок короткий, а подготовка отчетности требует времени. Начинайте сбор данных заранее.
Третья ошибка — хранить документы по страховым взносам меньше шести лет. Срок установлен ст. 23 НК РФ. Даже если документы кажутся ненужными, уничтожать их раньше нельзя.
Четвертая ошибка — не подавать сведения о застрахованных лицах. Это прямая обязанность по ст. 23 НК РФ. Ее нельзя закрыть разовой подачей: сведения нужно обновлять.
Последствия нарушений
Если не сдать годовую отчетность в срок, налоговый орган зафиксирует нарушение. Последствия зависят от конкретной ситуации и норм, которые применяются к вашему случаю. Точные санкции лучше уточнять по актуальной редакции НК РФ.
Если не обеспечить сохранность документов шесть лет, вы теряете доказательства для исчисления и уплаты страховых взносов. При проверке подтвердить расчеты будет нечем.
Если не подать сведения о застрахованных лицах, нарушение касается сразу всех сотрудников. Это не техническая мелочь, а обязанность, закрепленная в ст. 23 НК РФ.
Частые вопросы
Нужно ли страховой организации сдавать годовую отчетность в налоговую?
Да, если организация обязана вести бухгалтерский учет и не попадает под исключения ст. 23 НК РФ. Срок — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года.
Сколько хранить документы по страховым взносам?
Шесть лет. Это требование ст. 23 НК РФ, и оно касается документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
Отменяет ли отчетность в Центральном банке Российской Федерации сдачу отчетности в налоговую?
Не автоматически. Исключение по ст. 23 НК РФ касается организаций, представляющих годовую отчетность в Центральный банк Российской Федерации, но статус нужно подтвердить. Проверьте, применяется ли оно к вашей компании.
Что будет, если не подать сведения о застрахованных лицах?
Это нарушение обязанности по ст. 23 НК РФ. Последствия зависят от ситуации, поэтому сверьтесь с актуальной редакцией НК РФ и не откладывайте подачу.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.