Качество бухучёта видно не по толщине папок, а по тому, совпадают ли данные учёта с реальностью и можете ли вы получить понятный ответ на простой вопрос. Владелец может проверить это сам, без знания проводок. Достаточно нескольких регулярных сверок и привычки задавать бухгалтеру конкретные вопросы.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Документы поступают в учёт вовремя, а не пачкой в конце квартала. По каждой операции можно быстро найти подтверждение: договор, счёт, акт, чек, выписку. Если бухгалтер просит документ, он объясняет, зачем тот нужен.
Учёт совпадает с тем, что вы видите в бизнесе. Остатки на складе в программе близки к фактическим. Долги покупателей и поставщиков понятны и подтверждаются. Зарплата и налоги с неё рассчитаны по всем сотрудникам, включая тех, кто работает по договорам.
Отчётность сдаётся в срок, а не в последний день и не после напоминания. Бухгалтер сам предупреждает о датах и о том, какие документы нужны от вас. Вопросы не копятся: на письмо или звонок вы получаете ответ в разумное время.
Вам понятны цифры, которые вам показывают. Если бухгалтер отвечает только терминами и не может объяснить простыми словами, откуда взялась сумма налога или почему изменилась прибыль, это повод разобраться.
Что владелец может проверить сам
Начните с банка. Сверьте выписку по расчётному счёту с тем, что отражено в учёте. Каждое поступление и списание должны иметь объяснение. Если по операции нет документа, спросите, на каком основании она проведена.
Проверьте первичку по нескольким крупным сделкам. Возьмите договор, счёт и акт и попросите показать, где они отражены. Так вы увидите, работает ли учёт по факту или документы лежат отдельно от него.
Посмотрите на дебиторку и кредиторку. Спросите, кто вам должен и кому должны вы, и попросите подтверждение. Расхождения с вашей картиной бизнеса — сигнал.
Сверьте налоги. Попросите показать расчёт по каждому налогу и то, что фактически уплачено. Убедитесь, что нет задолженности и что платежи не ушли «не туда».
Проверьте, как оформлены сотрудники. Спросите, по всем ли людям, которые у вас работают, есть документы и начисления. Это частая зона риска.
Заведите привычку раз в месяц смотреть короткую сводку: сколько заработали, сколько потратили, сколько должны заплатить. Если такой сводки нет, попросите её в удобном для вас виде.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы про конкретные операции, а не про учёт в целом. «Почему эта сумма попала в расходы?», «На основании какого документа проведено это списание?», «Где подтверждение по этой оплате?». Ответы покажут, насколько учёт прозрачен.
Спросите, как организован приём документов. Кто отвечает за то, чтобы счёт и акт дошли до учёта, что происходит, если документ потерялся, и как вы узнаете о проблеме.
Уточните, как ведутся расчёты с покупателями и поставщиками. Есть ли сверки, как фиксируются долги, что происходит при расхождении сумм.
Спросите про налоги простыми словами: какие платежи предстоят, от чего зависит их размер, что будет, если часть выручки или расходов не подтвердится документами.
Попросите объяснить, что изменится в учёте, если вы начнёте новое направление, наймёте людей или смените поставщика. Хороший признак — бухгалтер заранее говорит, какие документы понадобятся.
Тревожные сигналы
Документы появляются задним числом и «подгоняются» под нужный результат. Особенно если это касается расходов, которые уменьшают налог. Восстановленная задним числом первичка — повод проверить, есть ли у операции реальное основание и подтверждение.
Учёт расходится с банком или складом, а объяснения сводятся к «так надо». Суммы меняются без документа. Отчётность правится после сдачи без внятной причины.
Вы не можете получить расчёт налога или понять, из чего сложилась сумма. Бухгалтер отвечает общими словами или переносит разговор.
Сроки сдачи отчётности и уплаты платежей вы узнаёте от налоговой или банка, а не от бухгалтера. Появляются пени и задолженности, о которых вас не предупредили.
Нет разделения доступа и порядка в документах: непонятно, кто и что изменил в программе. При уходе бухгалтера вы не можете быстро получить базу и документы.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте факты. Соберите выписки, договоры и документы по спорным операциям. Попросите бухгалтера письменно объяснить, на каком основании проведена каждая из них.
Проведите сверку по банку, расчётам с контрагентами и налогам. Запросите акт сверки с налоговой и подтверждение отсутствия задолженности. Сравните с тем, что показывает учёт.
Если речь о документах, восстановленных задним числом, проверьте, есть ли реальная поставка или услуга. Без подтверждения такие записи лучше не оставлять в учёте: они создают риск при проверке.
Наведите порядок в доступе и хранении. У вас должны быть свои копии учётной базы, первички и отчётности. Определите, кто отвечает за передачу документов в учёт и в какие сроки.
Если объяснения не устраивают, привлекайте другого бухгалтера для проверки или передавайте учёт. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше придётся исправлять. Не откладывайте разбор до отчётной кампании.
Частые вопросы
Как быстро понять, что с учётом проблемы?
Сверьте банк и несколько крупных сделок с тем, что отражено в учёте. Если по операциям нет подтверждений или суммы расходятся, начинайте разбираться.
Что делать, если первичка восстановлена задним числом?
Проверьте, была ли реальная поставка или услуга и есть ли подтверждающие документы. Записи без основания лучше убрать из учёта, а по спорным операциям получить письменные объяснения бухгалтера.
Какие документы держать у себя?
Договоры, счета, акты, чеки и банковские выписки, а также копии отчётности и учётной базы. Так вы не останетесь без информации при смене бухгалтера или проверке.
Как часто проверять учёт?
Достаточно короткой сверки раз в месяц и более подробной — раз в квартал. Регулярность важнее глубины: так проблемы видны раньше, чем превращаются в пени и исправления.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.