Порядок в документах виден не по толщине папок, а по тому, сходится ли одно с другим. Вам не нужно знать проводки: достаточно сверить несколько простых вещей — кто числится в штате, какие деньги выданы под отчёт и чем закрыты эти суммы. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, и сигналы, при которых стоит разбираться.
Начните с того, кто у вас работает
Возьмите список сотрудников из учётной системы и сравните с тем, кого вы реально видите в работе. Люди, которые давно уволились, но продолжают числиться, — первый признак беспорядка. По каждому действующему сотруднику должен быть документ о приёме на работу и понятная запись об условиях работы.
Проверьте, что по каждому человеку есть основание для выплат: трудовой договор или договор подряда. Если бухгалтер начисляет деньги, а документа нет, при первой же проверке или споре с работником объяснить выплату будет нечем.
Отдельно посмотрите на тех, кто работает по гражданско-правовым договорам. Убедитесь, что договор закрыт актом, а не висит открытым с прошлого года. Открытые договоры без результата — это и вопросы к расходам, и риск переквалификации отношений в трудовые.
Сверьте выплаты с тем, что видите сами
Вы как владелец знаете, кому и сколько вы платили. Попросите ведомость или реестр выплат и сравните со своими переводами и кассой. Расхождения в ту или другую сторону — повод задать вопрос сразу, а не в конце года.
Посмотрите, совпадают ли суммы к выплате с тем, что люди получают на руки. Если сотрудники жалуются на недоплаты или странные удержания, разбирайтесь до того, как это превратится в жалобу в инспекцию труда.
Проверьте, что удержания и начисления не появляются «из ниоткуда». Каждая нестандартная сумма должна иметь документ-основание: заявление, исполнительный лист, приказ. Если бухгалтер не может показать основание, значит, запись сделана наугад.
Разберите подотчётные суммы
Подотчёт — самое частое место, где копится мусор. Составьте список всех, кому выдавались деньги под отчёт, и по каждому посмотрите, чем сумма закрыта. Закрыть можно авансовым отчётом с подтверждающими документами: чеками, квитанциями, билетами.
Обратите внимание на суммы, которые висят давно. Деньги выданы, отчёт не сдан, документов нет — формально это долг сотрудника перед компанией. Чем дольше такая сумма висит, тем сложнее её подтвердить и тем больше вопросов она вызовет.
Проверьте, что чеки в авансовых отчётах относятся к вашей деятельности и датированы разумно. Покупка, оформленная задним числом или на посторонний товар, не поможет подтвердить расход. Если таких документов много, лучше признать проблему и навести порядок, чем надеяться, что не заметят.
Посмотрите, нет ли подотчётных сумм у людей, которые уже не работают. Вернуть деньги с бывшего сотрудника сложнее, поэтому такие хвосты нужно закрывать сразу.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и показывает документ. Плохой — отвечает общими словами и просит «не лезть в бухгалтерию». Вот что стоит спросить.
- Кто сейчас числится в штате и по каждому ли есть договор?
- Какие подотчётные суммы открыты и когда по ним будут документы?
- Какие выплаты сотрудникам за последний период не имеют основания?
- Что в учёте вызывает у вас вопросы и что нужно от меня, чтобы это закрыть?
Ответы «всё нормально» без деталей — не ответ. Попросите показать конкретные записи и документы по любому из вопросов. Если бухгалтер ведёт учёт один и не может быстро достать нужное, это тоже сигнал.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Настораживает, когда документы существуют только в переписке или на словах. Договоры, заявления, акты должны быть в файлах или на бумаге, а не «мы договорились». Если чего-то нет, восстановите документ сейчас, пока стороны ещё доступны.
Плохо, когда вы не можете получить простой отчёт: сколько людей в штате, сколько выдано под отчёт, что не закрыто. Владелец имеет право на такую картину в любой момент. Если её нет, значит, учёт ведётся для отчётности, а не для управления.
Ещё один сигнал — бухгалтер сам предлагает «оптимизировать» выплаты сотрудникам без документов. Схемы с фиктивными договорами и подотчётными чеками создают риск именно для вас как руководителя. От таких предложений лучше отказаться.
Если проблемы уже есть, действуйте по шагам. Сначала соберите список открытых вопросов: сотрудники без документов, незакрытый подотчёт, выплаты без основания. Затем назначьте понятный порядок: кто готовит документ, к какому моменту он появляется, кто проверяет. После этого проверьте через некоторое время, что список сокращается, а не растёт.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверка штата, выплат и подотчётных сумм не требует знания проводок. Достаточно сравнить документы с тем, что вы видите в работе.
Что делать, если подотчётные суммы висят давно?
Запросите по каждой сумме документы или возврат денег. Если сотрудник не может отчитаться, оформите долг и решите, как его закрывать.
Как понять, что бухгалтер ведёт учёт качественно?
Он отвечает конкретно, показывает документы и сам называет проблемные места. Если на прямые вопросы нет ответа с документами, стоит разбираться глубже.
Стоит ли менять бухгалтера при первых проблемах?
Не обязательно. Сначала соберите список вопросов и посмотрите, как быстро они закрываются. Если порядок не наводится, имеет смысл искать другого исполнителя.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.