Проверить порядок первичных документов можно без специальных знаний. Вам не нужно разбираться в проводках — достаточно посмотреть, как устроен документооборот, и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов. Ниже — признаки качественного учёта, проверки, которые вы сделаете сами, и сигналы, при которых стоит действовать.
С чего начать проверку
Начните с простого: попросите показать, как хранятся первичные документы за последние месяцы. Документы должны быть собраны по периодам и по контрагентам, а не лежать россыпью в почте и мессенджерах. Если бухгалтер не может быстро найти конкретный счёт или акт, это первый повод насторожиться.
Посмотрите, как документы попадают в учёт. Понятный порядок выглядит так: вы или сотрудник передаёте документ, бухгалтер подтверждает получение, документ попадает в учёт. Если цепочка держится на устных договорённостях и напоминаниях, часть документов будет теряться.
Проверьте, есть ли у вас доступ к своим данным. Вы вправе в любой момент посмотреть, какие операции отражены за период. Если получить такую картину можно только через долгую переписку, это затрудняет контроль.
Признаки качественного учёта
Качественный учёт узнаётся по предсказуемости. Вы заранее знаете, какие документы и к какому числу нужно передать бухгалтеру. Вы понимаете, как задать вопрос и когда получите ответ.
Документы совпадают с реальностью. В учёте отражены те сделки, которые были на самом деле, и в тех суммах, которые вы согласовали с контрагентом. Расхождений между тем, что вы подписали, и тем, что попало в учёт, быть не должно.
Ошибки исправляются, а не замалчиваются. Если вы нашли несоответствие, бухгалтер объясняет причину и показывает, как исправление отражено в документах. Хороший признак — когда вам сами предлагают посмотреть исправление.
Отчётность сдаётся без спешки в последний день. Если работа выстроена, подготовка идёт заранее, а не в режиме аврала. Спешка в конце периода — частая причина ошибок.
Что проверить самому: чек-лист владельца
Пройдите по пунктам и отметьте, что выполняется, а что нет.
- Все ли счета и акты от контрагентов за период у вас есть в наличии и переданы бухгалтеру.
- Совпадают ли суммы в ваших экземплярах документов с тем, что отражено в учёте.
- Есть ли список регулярных документов: что вы передаёте ежемесячно, ежеквартально, по разовым сделкам.
- Понятно ли, кто отвечает за сбор документов внутри компании и кому их передают.
- Хранятся ли документы так, что нужный можно найти за несколько минут.
- Получаете ли вы регулярный отчёт о состоянии учёта, а не только сообщения о сдаче отчётности.
- Есть ли порядок на случай, когда документ от контрагента пришёл с опозданием или с ошибкой.
- Проверяете ли вы перед подписанием, что документ относится к вашей сделке и оформлен на вашу компанию.
Если больше половины пунктов не выполняется, порядок в документах стоит наладить — это ваша зона ответственности как владельца.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Спокойные и конкретные ответы — хороший знак. Раздражение или уход от темы — повод разобраться глубже.
Спросите, какие документы вы обязаны передавать и к какому сроку. Попросите список, чтобы он был у вас, а не только в голове бухгалтера. Уточните, что происходит, если документ пришёл позже.
Спросите, как вы можете самостоятельно посмотреть, что отражено в учёте за период. Попросите показать это на примере. Если такой возможности нет, обсудите, как её организовать.
Спросите, как оформляются исправления, если в документе нашлась ошибка. Попросите объяснить порядок на конкретном примере из вашей практики.
Спросите, кто вас подстрахует на время отпуска или болезни бухгалтера. Понятный ответ означает, что процесс не держится на одном человеке.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете быстро получить свои же документы или данные. Второй — суммы в учёте расходятся с тем, что вы подписывали, и объяснений нет. Третий — бухгалтер просит подписать документы, суть которых вам не объяснили.
Настораживает, когда отчётность готовится в последний момент и вы узнаёте об этом постфактум. Также плохо, если вопросы остаются без ответа или ответы меняются от раза к разу.
Отдельный сигнал — отсутствие регулярной обратной связи. Если вы общаетесь с бухгалтером только когда что-то случилось, контроль фактически отсутствует.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не работает: документы теряются, суммы не совпадают, ответы не приходят. Конкретика поможет обсудить проблему без общих претензий.
Обсудите с бухгалтером порядок работы и договоритесь о правилах: кто что передаёт, в каком виде и как подтверждается получение. Полезно записать договорённости, чтобы к ним можно было вернуться.
Введите регулярную сверку. Раз в период просматривайте, какие документы прошли и что отражено в учёте. Это занимает немного времени, но позволяет ловить расхождения рано.
Если договориться не получается и ошибки повторяются, рассмотрите смену бухгалтера или переход на обслуживание в компании. Перед переходом соберите все первичные документы и убедитесь, что дела переданы полностью.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Вам достаточно проверить порядок работы с документами и совпадение сумм с тем, что вы подписывали. Для этого не нужны знания проводок.
Как часто стоит устраивать такую проверку?
Регулярно, а не разово. Достаточно периодически просматривать документы и состояние учёта, чтобы замечать расхождения вовремя.
Что делать, если документы от контрагента пришли с опозданием?
Передайте их бухгалтеру и уточните, как это отразится на учёте. Договоритесь, кто отслеживает такие задержки, чтобы они не повторялись.
Достаточно ли передавать все документы бухгалтеру, чтобы учёт был в порядке?
Нет. Нужен понятный порядок передачи, подтверждение получения и регулярная сверка. Иначе часть документов теряется, а расхождения всплывают поздно.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.