Расхождения в НДС — это ситуации, когда данные из разных источников не совпадают: суммы в декларации, в книгах покупок и продаж, в счетах-фактурах и в учёте контрагентов. Контролировать их — значит регулярно сверять эти данные и заранее объяснять расхождения, а не узнавать о них из требований налоговой. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что вообще значит «контролировать расхождения»
Речь о том, что бухгалтер сопоставляет сведения из своей декларации со сведениями, которые есть у налоговой и у контрагентов. Если где-то сумма не бьётся, он находит причину: ошибка в счёте-фактуре, опоздавшая поставка, неверный вычет, партнёр сдал отчётность с другими данными. Дальше он либо исправляет документы, либо готовит объяснение.
Игнорирование выглядит иначе: декларация сдана, а что в ней сходится с данными партнёров, никто не смотрел. Пока требований нет, всё выглядит спокойно. Проблема проявляется, когда налоговая присылает запрос, и отвечать нужно быстро, а документов и объяснений нет.
Признаки, что расхождения под контролем
Первый признак — бухгалтер сам говорит о расхождениях. Не вы спрашиваете «а всё ли хорошо», а он приносит список нестыковок и варианты, как их закрыть. Такие вопросы обсуждаются до сдачи отчётности, а не после.
Второй признак — у него есть регулярная сверка. Он сравнивает свои данные с данными контрагентов и с тем, что видит налоговая, и делает это не раз в год, а по ходу работы. Результат сверки он может показать: список расхождений, причины, что сделано.
Третий признак — понятные объяснения. На вопрос «почему здесь такая сумма» вы получаете ответ про конкретный документ или операцию, а не «так посчиталось». Если бухгалтер не может объяснить цифру своими словами, скорее всего, он её не проверял.
Четвёртый признак — порядок в первичных документах. Счета-фактуры, акты и накладные хранятся так, что нужный документ находится быстро. Исправления оформляются, а не замазываются. Это видно даже без знания бухгалтерии.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Попросите показать сверку с контрагентами. Вам не нужно понимать каждую строку. Смотрите на другое: есть ли вообще такой документ, указаны ли в нём расхождения и что по ним сделано. Если сверки нет и бухгалтер говорит, что она не нужна, это повод задать вопросы.
Сравните список ваших крупных поставщиков и покупателей с тем, что бухгалтер называет проблемными. Обычно расхождения возникают именно с активными партнёрами. Если бухгалтер не может назвать ни одного партнёра, с которым была нестыковка, возможно, сверку просто не делают.
Спросите, что происходило с расхождениями за последний период. Хороший ответ звучит примерно так: «было расхождение с таким-то партнёром, причина такая, исправили так». Плохой ответ — «всё нормально» без деталей.
Посмотрите, как быстро вам отвечают на вопросы по документам. Если на простой вопрос про сумму уходит много времени или ответ меняется, значит, данные не проверены.
Проверьте, приходят ли вам копии отправленной отчётности и пояснений. Владелец должен видеть, что именно ушло в налоговую, а не узнавать об этом постфактум.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: «Как вы проверяете, что наши данные сходятся с данными контрагентов?» Ответ должен описывать конкретные действия, а не общие слова про внимательность.
Спросите: «Что вы делаете, если партнёр подал данные с другими суммами?» Здесь важно услышать порядок действий: связаться с партнёром, запросить исправленный документ, подготовить пояснение.
Спросите: «Кто отвечает за ответ на запрос из налоговой и за сколько времени вы его готовите?» Понятный ответ показывает, что такой сценарий продуман заранее.
Спросите: «Покажите последнюю сверку и что по ней сделано». Это самая простая проверка. Либо документ есть, либо разговор уходит в сторону.
Тревожные сигналы
Настораживает, когда на вопросы о расхождениях бухгалтер отвечает раздражением или переводит тему на вашу некомпетентность. Объяснять цифры — часть работы, а не одолжение.
Плохо, если вы узнаёте о проблемах только из писем налоговой. Значит, внутри компании их не отслеживают.
Плохо, если нет доступа к документам. Вы владелец, и первичка, декларации, переписка с партнёрами — ваши документы. Отказ их показывать — серьёзный сигнал.
Плохо, если исправления делаются задним числом без вашего ведома. Любая правка в учёте должна быть вам понятна и объяснена.
Плохо, если бухгалтер один и у него нет никакой замены. Болезнь или отпуск не должны останавливать ответы на запросы.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте вопросы письменно и попросите письменные ответы. Это дисциплинирует обе стороны и оставляет след.
Затем попросите провести сверку и показать её результат. Если расхождения есть, обсудите план: что исправляем, что объясняем, в какие сроки.
Если ответы остаются общими, а документов нет, стоит получить второе мнение по учёту. Это не обязательно смена бухгалтера, но взгляд со стороны покажет, есть ли реальные проблемы.
И последнее: наладьте регулярный короткий отчёт. Раз в период бухгалтер присылает вам список расхождений и статус по каждому. Так вы видите картину сами, а не полагаетесь на заверения.
Частые вопросы
Как понять, что расхождения в НДС вообще есть?
Их показывает сверка данных с контрагентами и с тем, что видит налоговая. Попросите показать результат такой сверки за последний период.
Обязан ли бухгалтер сам сообщать мне о расхождениях?
Это часть нормальной работы с учётом. Если о нестыковках вы узнаёте только из писем налоговой, контроль фактически отсутствует.
Что делать, если бухгалтер говорит, что расхождений нет?
Попросите показать сверку и назвать партнёров, с которыми она проводилась. Отсутствие документа — повод получить второе мнение по учёту.
Могу ли я сам проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на наличие сверок, понятность объяснений и доступ к документам. Этого достаточно, чтобы заметить тревожные сигналы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.